적게 일하고 더 많이 얻는 방법! 멈추고 잘라내기부터
[초생산성]으로원하는 인생에 더 다가갈 수 있다.
하루가 너무 바쁘고 시간이 너무 빠르다는 생각을 해본 적 있는가? 아마 대부분의 사람들이 이런 생각을 해봤을 것이다. 그리고 나이가 들수록 시간이 더 빨리 간다고들 한다. 많은 사람들이 바쁜 하루를 보내고 야근과 주말근무까지 하며 일을 한다. 하지만 일한 만큼 더 많이 얻지 못한다고 느끼는 경우가 많다. 일만 하다 보면 삶의 만족도도 낮아지고 건강까지 안 좋아진다. 그렇다면 어떻게 하면 더 적게 일하고 더 많이 얻을 수 있을까? 거기에 대한 명쾌한 답을 알아보자.
'생산성'이란?
생산성이란 명쾌한 기분으로 하루를 시작하고,
에너지가 남아 있는 상태에서 만족감과 성취감을 느끼며 하루를 마무리하는 것이다.
생산성이란 적게 일하고 더 많이 이루는 것이다.
생산성이란 더 많은 일을 해내는 것이 아니라 옳은 일을 해내는 것이다.
생산성이란 가장 중요한 것을 추구할 자유를 주는 것이다.
생산성의 목적, 진정한 목표는 자유에 있어야 한다.
책 '초생산성' 중에서
더 적게 일하고 더 많이 이루는 방법
(여기서의 '더 적게'란 시간을 잡아먹는 모든 것을 잘라내는 것을 뜻한다.)
1) 멈춰라
자신이 일을 하는 '이유'를 먼저 깨닫지 못하면, 자신이 일하는 '방식'을 제대로 평가할 수 없다.
자신이 얻고 싶은 것이 무엇인지, 어떤 목표를 갖고 있는지를 분명히 알아야 한다. 할 일로 스케줄을 채우기 전에 자신이 어떤 삶을 살고 싶은지 청사진을 그리는 것부터 한다. 원하는 것이 무엇인지, 몇 시간이나 일하고 싶은지, 몇 가지 업무를 처리하고 싶은지, 나한테 가장 중요한 일이 무엇인지 스스로에게 물어라. 비전을 머릿속에 선명히 그릴 수 있어야 하며, 자신의 삶이 어떤 모습이길 바라는지 파악해야 한다. 자신이 어디로 가는지 알지 못한다면 진정한 진전을 이룰 수 없다.
다음으로 '평가하기'를 통해 시간만 잡아먹는 업무를 걸러낸다. 여기에서는 '자유 나침반'을 활용하면 도움이 된다.
고역 영역은 열정도 없고 능숙하지도 않은 업무, 무관심 영역은 능숙도는 갖췄지만 열정은 없는 업무, 산만 영역은 열정은 있지만 능숙하게 해낼 수 없는 일들, 갈망 영역은 열정과 능숙도가 교차하는 지점이다. 갈망 영역의 일은 개인의 생산성에 지대한 영향을 미치고 삶 전반에서 성공을 거머쥘 수 있는 최고의 방법이다. 진정한 생산성이란 갈망 영역의 일은 많이 하되 다른 모든 일은 줄이는 것이다.
마지막으로 '회복하기'를 통해 휴식을 활용해 성과를 향상한다. 장시간 근무에 대한 연구 결과 일주일에 50시간 이상 일을 해봤자 추가적인 시간에 대해서는 생산성이 증가하지 않는 것으로 나타났다. 50시간 기준점을 초과해서 일을 하면 할수록 생산성이 떨어진다. 활력이 넘치면 두 배 많은 것을 성취할 수 있고 에너지 확장은 효과를 창출시킨다. 이것이 '회복하기'의 목표다. 에너지는 수면, 식사, 운동, 대인 관계, 놀이, 성찰, 일 플러그 뽑기의 7가지로 다시 채울 수 있다.
잠들기 1시간 전에 스마트폰, 태블릿, TV를 끄면 수면의 질을 극적으로 향상할 수 있다. 에너지 드링크와 탄산음료 등은 과도하게 당분을 섭취하게 돼 일시적으로 에너지가 넘치는 기분이 들뿐, 마시기 전보다 오히려 무기력해진다. 물이 제일 좋다. 영양제는 식단에 결핍된 영양을 보충해준다. '누구'와 함께 먹는지도 중요하다. 식사는 관계가 가까워지고 인생의 즐거움과 대인 관계의 근간이 된다. 양질의 식사 시간은 생산성의 핵심이다. 운동은 자체가 에너지원이다. 생산성은 대인관계와도 밀접한 관계가 있다. 우리의 교제 범위의 사람들은 우리의 에너지 관리에 영향을 준다. 심신을 최대한으로 회복하기 위해서는 의도적으로 대인관계에 신경을 써야 한다. 친구와 저녁을 먹고, 가족과 휴가를 가고, 동료와 커피를 마시는 여유는 에너지에 이득이 된다. 일만 하면 비효율적이며 창의성과 집중력이 모자라고 비생산적인 사람이 된다. 놀이는 회복의 에너지를 준다. 그림을 그리거나 자연에서 하이킹을 하거나 악기 연주를 배우는 것이 필요하다. 특히 자연에서 보내는 시간은 상당한 회복력을 준다. 식물원을 산책하고 나면 기억력과 주의력이 20% 향상된다는 연구 결과도 있다.
회복하기의 또 다른 원천은 '성찰'이다. 주로 독서, 일기 쓰기, 자기반성, 명상, 기도, 예배와 같은 형태로 이루어진다. 영혼을 풍요롭게 만드는 성찰의 시간은 꼭 필요하다. 우리가 어디를 향해 가고 있으며, 누구에게 어떤 영향을 끼치고 있는지, 나의 결정과 행동이 최종적으로 무엇을 위한 것인지 날마다 성찰의 시간을 갖도록 노력하라. 일 플러그를 뽑기 위해서는 일에 대해 생각하지 않고 어떤 일도 하지 않아야 한다. 이메일을 확인하지 말고 스마트폰을 서랍에 넣어 두는 것도 좋다. 일 얘기는 하지 않고 일에 관한 자료를 접하지 않는다. 일과 관련된 블로그, 유튜브 영상도 포함된다. 업무와 무관한 영역의 열정을 발전시키는데 자유 시간을 활용해야 한다. 위의 7가지 회복하기를 실천하면 심신이 에너지가 커지고 우리는 원하는 쪽으로 그 에너지를 쏟을 수 있다. 멈추면 놀라운 일이 벌어진다. 자신이 어디로 가고 싶은지, 인생이 어떤 모습을 띠길 바라는지 수립하고 자신이 정확히 어디에 있는지 평가할 수 있다. 자신이 현재 어디에 있는지, 어디로 가고 싶은지 알지 못하면 원하는 목적지에 도달할 수 없다.
2) 잘라내라
'제거하기'를 통해 시간 도둑을 쫓아내야 한다. 이유가 무엇이든 '아니오'라고 말할 줄 알아야 한다. 집중하고 싶다면 앞길을 가로막는 모든 것을 제거해야 한다. 불필요한 업무를 제거함으로써 시간을 되찾을 수 있다. 갈망 영역 밖에 있는 것은 제거하기의 잠재적 후보다. 거절을 하는 좋은 방법 중 하나는 스케줄을 탓하는 것이다. '예스 노 예스'로 답변하는 긍정적 단언 전략도 실행하기 쉽다. 일단 요청에 예스로 시작한다. "제게 검토의 기회를 주셔서 감사드립니다." 그런 다음 '노' 단계로 거절 후 마지막은 '예스'로 마무리한다. "그렇지만 이 과정에 관련해 몇 가지 안내는 드릴 수 있을 것 같습니다. 제 블로그의 00 글을 읽어보세요. 도움이 되길 바랍니다."라고 하면서 링크를 보낸다. 자기 자신의 경계를 스스로 존중하고 지키지 않으면 다른 사람도 지켜주지 않는다. 누군가를 실망시키는 것은 불가피한 일이다. 하지만 가족처럼 인생에서 소중하고 중요한 사람들은 실망시키지 않도록 해야 한다.
이미 맡은 책무에서 벗어나기 위한 거절의 방법으로는 자신의 맡은 바 소임에 대한 책임을 인정 후 약속을 지키려는 의지가 없는 것이 아님을 강조한다. 그리고 약속을 이행하는 것이 왜 상대방에게 좋은 성과로 이어질 수 없는지를 잘 설명한다. 내가 아니라 상대방에게 무엇이 최선인지에 초점을 맞춰라. 나의 참여가 상대방에게 이득이 되지 않는다는 점을 납득할 수 있도록 조리 있게 밝히면 양해해 줄 것이다. 마지막으로 상대방이 문제를 해결할 수 있도록 돕는다. "기회를 주셔서 감사합니다. 그런데 제가 잘 모르고 덤비는 과오를 범한 것 같아요. 임기를 마쳐야 하는 게 맞지만, 솔직히 제가 기여할 수 있는 바가 부족해 해를 끼칠까 염려됩니다. 저는 열정도 전문성도 한참 모자라 제게 과분한 자리를 주제넘게 차지하고 있다는 생각이 들었어요. 이에 위원직을 내려놓고 걸맞은 인재를 찾도록 협력하려 합니다. 저뿐 아니라 모두를 위해 가장 좋은 안이라 생각돼 죄송스러운 말씀을 드리게 되었습니다."라고 말하는 것이다.
'제거하기'의 다음 단계는 '자동화하기'이다. 주의를 거의 기울이지 않고도 중요한 업무를 처리할 수 있는 방법 가운데 하나는 자동화다. 리추얼과 루틴을 개발하면 우리가 굳이 주의를 기울이지 않아도 우리 몸이 할 일을 기억하고 움직인다. 리추얼이란 '정해진 순서에 따라 규칙적으로 수행하는 행동 패턴'이다. 프로 선수나 성취도가 높은 사람들은 자신만의 리추얼을 지니고 있다. 출근 전 아침, 퇴근 후 저녁, 업무 시작, 업무 종료의 4가지 리추얼을 계획하면 효율적으로 일할 수 있다.
자동화하기의 다음 단계는 '위임하기'이다. 내가 하기 싫은 업무는 위임하여 시간을 되찾을 수 있다. 시간을 되찾는 것은 행복을 사는 것과 다를 바 없다. 위임을 하면 스트레스받거나 내키지 않는 일이 줄어들어 자신의 스케줄에 대한 통제력이 회복되어 삶의 행복도가 올라간다. 돈을 써서 시간을 사는 것은 더 큰 만족으로 이어진다. 높은 생산성을 이루면 경비보다 더 많은 성취가 따르게 돼 있다. 위임을 하는 데는 아르바이트, 온라인 프리랜서 서비스 등 다양한 방법이 있다. 갈망 영역에서 시간을 보내면 다른 영역에서 시간을 낭비할 때보다 항상 더 큰 수익이 들어온다. 우선은 재정을 아끼려는 마음을 내려놓고 어떻게 하는지보다 '무엇'을 하는지에 집중해보자.
3) 행동하라
계획이 있으면 혼란과 변덕에 시달리지 않는다.
계획은 하루가 무의미하게 흘러가지 않도록 붙잡아 주는 그물이다.
- 에니 딜러드
이상적인 1주일을 계획하라. 한 번에 한 가지 일에만 집중하도록 계획을 세워라. 한 번에 한 가지씩만 하면, 바라는 모든 일을 하루 중에 할 수 있을 것이다. 모든 사람과 똑같은 양의 시간이 주어져 있다. 그 시간을 어떻게 쓰고 싶은가? 자신만의 이상적인 1주일을 창조해보자. 이미 자신의 일정표에 있는 약속들을 가져오지 말고 '이상적인 1주일'을 계획하라. 일을 언제 시작하고, 언제 끝내고 싶은가? 일하는 시간을 미리 정해두는 것은 생산성 관리의 기본이다. 시간이 주어지면 주어지는 대로 일을 질질 끌게 된다. 일에 투입할 시간을 반드시 정해야 야근을 막을 수 있다. 적정 시간을 넘겨 과도하게 일해도 그만큼의 보상이 따르지 않는다. 하루의 마지막 몇 시간은 회복을 위해 남겨두라. 재충전할 시간이 있어야 그 외의 시간에 최선을 다할 수 있다.
주에 완수해야 하는 3가지 가장 중요한 일인 주간 빅3를 지정하라. 멋진 하루는 저절로 주어지는 것이 아니라 노력해서 얻는 것이다. 매일 단 3가지 핵심 업무만 완수하는 것을 목표로 일간 빅3를 적용하라. 이렇게 하면 업무와 생산성, 만족도가 수직 상승할 것이다. 주간 빅3에 맞춰 일간 빅3를 정하라. 매주 그리고 매일, 자신이 언제 무엇을 할 것인지 지정하라. 주간 프리뷰, 주간 빅 3, 일간 빅3는 모든 업무를 빈틈없이 파악하고, 시간에 확고한 경계선을 세우도록 이끈다.
인간에게 주어진 시간이 짧은 게 아니라, 우리가 너무 많은 시간을 허비하고 있는 것이다.
시간을 어떻게 쓸지 안다면, 인생은 충분히 길다.
- 로마 철학자 세네카
'활약하기'로 방해물과 산만한 요소를 물리친 후 능력을 최대치로 이끌어라. 카톡에 바로 답장하지 말고 응답을 지연하라. 지연 응답은 내가 편한 시간에 응답하며 집중을 유지하는 것이다. 스마트폰의 방해 금지 모드를 활용하라. 나 스스로 내 시간의 경계를 지키지 않으면 다른 사람도 지켜주지 않는다.
집중을 높이려면 적절한 음악을 듣는 것도 생산성에 효과를 준다. 단순하고 친숙하며 계속해서 반복되는 배경 음악은 너무 크지 않게 틀어놓으면 집중력 향상에 도움이 된다. 밝은 곡조의 클래식 음악이 창조적 활동에 기여한다. 무엇보다 중요한 것은 개인의 선호다. 좋아하는 음악을 들으면 집중력이 올라간다. 신경과학자 딘 버넷의 연구 결과다. 음악은 사무실 내 소음을 차단하는 데도 도움이 된다. 또 작업 공간에 변화를 주는 것도 도움이 된다. 비결은 자신에게 알맞은 환경을 찾는 것이다. 집중이 요구되는 일을 해야 할 때 무질서한 상태는 도움이 되지 않는다. 지금 얼마나 바쁜지 간에, 사무실을 정리하는 것이 긴급하고도 중요한 일에 속한다. 사무실이나 책상만큼 컴퓨터 속도 깔끔해야 한다.
중요한 일을 할 때 느끼는 어려움과 불편한 감정을 피하지 않고 견딜 수 효과적인 방법은 마인드풀니스(마음 챙김)을 실천하는 것이다. 자신의 생각과 감정을 마음 챙김을 통해 바라보는 사람은 마음이 불안하거나 스트레스를 받거나 산만해지려 할 때 바로 그 사실을 깨달을 수 있다. 마음 챙김 훈련을 하면 벌어지는 일에 휩쓸리지 않고 지금 이 순간에 머물 수 있는 능력이 커지기 때문에 우리 두뇌의 주의 집중 능력이 강화된다.
아마추어는 앉아서 영감이 찾아오길 기다리고,
나머지 사람은 일어나서 뭔가를 하러 간다.
-스티븐 킹
- 프리 투 포커스 시스템
1. 불필요한 것들을 정리하라
2. 기준선을 정하라
3. 목표를 명확하게 정하라
4. 진북을 찾아라 ('자유 나침반'으로 자신에게 맞는 일 식별)
5. 여유 시간을 계획하라
6. 웃자란 가지를 잘라낸다 (안 할 일 목록)
7. 생각하는 것을 멈춰라 (4가지 리추얼, 자동화 활용)
8. 가능한 모든 것을 다른 사람에게 넘겨라
9. 이상적인 1주일 계획을 짜라 (계획은 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 이끄는 최고의 방법!)
10. 1주일과 하루를 설계하라 (주간 빅 3, 일간 빅 3, 주간 프리뷰 활용)
11. 방해 요인과 산만함을 물리쳐라 (우리는 생각보다 훨씬 더 큰 통제력을 발휘할 수 있다)
프리 투 포커스 시스템이 삶에 자리를 잡고 나면, 아무리 새로운 장애물과 난제를 만나더라도 추지력을 잃지 않고 전진할 수 있다. 자유 나침반이 있으면 거기에 의지해 앞으로 나아갈 수 있다. 생산성을 막는 방해 요인이 나타나면 프리 투 포커스의 3단계, 즉 '멈추기, 잘라내기, 행동하기'를 다시 차근차근 밟으면 된다. 이를 통해 목표를 향한 여정에 머물 수 있다. 스케줄을 통제해 중요한 일을 위해 최대한의 에너지를 쏟고 자신의 일에 생산성 혁명을 일으키자. 우리는 더 적게 일하면서도 더 많은 것을 성취할 수 있다.
[초생산성]은 좋은 팁과 적용할 점이 많고 직접 적어보는 과제까지 있어서 기대 이상 좋은 책이었다. 자유 나침판의 갈망 영역과 발전 영역을 적어보는 시간과 4가지 리츄얼 중 아침과 저녁 리츄얼을 적는 시간이 도움이 많이 되었다. 회복하기의 일 플러그 뽑기와 주말에 일과 관련된 것을 안 하고 충분히 휴식을 취하는 것은 일하는 걸 좋아하는 나에게 꼭 필요한 부분이었다. 이상적인 1주일을 적어보며 일하는 시간과 일에서 벗어나 에너지를 충전하는 휴식시간을 명확히 적어봤다. 반년 전부터 토요일 오후마다 한 시간씩 일했던 일을 평일로 시간을 옮겨 주말은 완전한 휴식이 가능하도록 스케줄을 조정했다. "원래 토요일은 일 안 했었거든요, 이제 토요일은 일 안 하고 쉬려고요."라고 거절의 의사를 분명히 했다. 오늘이 그 첫 토요일로 37도인 날씨, 외출 없이 하루를 집에서 보내며 독서하고 낮잠도 자고 이렇게 서평도 쓰며 나만의 토요일을 즐겼다. 자유 나침반을 적다 보니 나에게 가장 시간이 아까운 고된 영역은 집안일인 단순 노동의 일로 빨리 더 능력을 키워서 가사 도우미를 쓰며 집안일을 위임하고 나는 그 시간에 갈망 영역에 더 집중하고 싶다. [초생산성]은 시간을 소중하게 생각하고, 하루가 너무 빨리 지나간다는 사람들이 읽어보면 시간관리, 삶의 밸런스 관리, 효율적으로 일하는 방법 등 원하는 인생에 다가가는데 큰 도움이 될 것이다.
