12. 메일은 얼굴이 보이지 않아!
신입사원의 메일 작성
앞서 전화 이야기에서도 한 적이 있지만, 밀레니얼 세대라고 불리는 (미국에서는 82년에서 2000년에 태어난 세대를 일컬음) 신세대는 메일이나 메신저로 일하는 것을 선호한다. 나도 82년생이니 밀레니얼 세대임은 분명하고, 일 할 때에도 메신저나 메일을 선호하는 편이다. 그런데 메신저나 메일은 상대방의 얼굴이 보이지 않는 아주 큰 단점이 있다. 전화는 말투를 통해 상대방의 감정이라도 파악이 가능하지만, 메일이나 메신저는 그마저도 쉽지 않다. 그래서
메일이나 메신저는 꼭 다시 한번 생각하고 보내라
이미지 출처 - pixabay.com이 말을 해 주고 싶다. 다 써 놓은 다음에 다시 한번 읽어보고 보내라는 것이다. 메일 같은 경우는 그래도 안 되겠다 싶으면 작성해 두고 약간의 시간이 흐른 뒤에 다시 보면 고칠 부분들이 나온다. 급한 메일이 아닌 경우에는 다음 날 메일을 보면 '왜 이렇게 썼지?'라는 생각이 들 수도 있다. (이는 보고서에서도 비슷한 상황이 발생한다. 보고서도 써 놓고, 다음 날 보면 고칠 부분이 많이 보인다.) 수정할 게 보이는 이유는 무엇일까?
다음 날 본다라는 의미는 보통 저녁에 써 두고, 다음 날 아침에 보는 경우가 많다. 사람은 저녁이 되면 감성적으로 변하게 되는데, 보고서라고 예외는 아닐 것이다. 아침에는 좀 더 이성적으로 볼 수 있기 때문에 이런 상황이 발생하지 않나 생각한다.
어쨌든 메일을 작성하는 방법을 알아보자.
제목은 업무를 요약해서 간결하게!
업무를 하다 보면 하루에도 메일만 수십 통이 메일함에 쌓이게 된다. 그러다 보면 중요도가 낮은 메일은 나중에 열어보게 되고, 괜히 제목만 보고 짜증이 나는 경우도 있다. 항상 메일의 제목은 내용을 잘 요약해 보여주는 글로 작성을 해야 한다. '[업무연락] 주간업무 제출 부탁드립니다'와 같이 정기적인 메일이야 사람들에게 익숙한데, 프로젝트 관련 메일 또는 중요한 공지 등은 '[업무연락] OOO 관련 OOO 처리의 件'과 같이 작성하면 된다.
이미지 출처 - pixabay.com내용은 명확하고, 쉽게!
가끔 업무 메일을 보다 보면 주저리주저리 에세이를 쓰듯 보내는 사람들이 있다. 오늘 날씨가 어떻고 저떻고 등등 서두에 긴 부분을 할애하는데, 사실 업무를 하는데 크게 도움이 되지도 않는 쓸데없는 글들이다. 인사와 본인의 소속, 성명을 밝히고, 내용은 최대한 명확하고 쉽게 쓴다. 요청해야 할 것이 있으면 정확하게 무엇을, 왜 요청하는지 명시해야 한다. 그래야 2번 작업을 하지 않을 수 있다.
이미지 출처 - pixabay.com데드라인은 꼭 써놓기!
자료 취합 또는 참석 회신 등은 반드시 데드라인을 명시해야 한다. 사람 마음이 읽어보고 나중에 주면 되겠네라고 넘겨버리거나 기한이 없으면 그저 흐지부지하고 회신을 하지 않는 경우가 많다. 반드시 회신기한을 명시해야 하고, 회신기한은 상사에게 보고하는 일정을 생각해 최대한 짧게 잡는 것이 좋다. 가령 수요일 보고라면 월요일까지 제출하라고 공지하고, 화요일에는 독촉한 후 마무리해야 그나마 수요일에 맞출 수 있다.
이미지 출처 - pixabay.com마지막에 연락처는 꼭!
메일의 가장 마지막에는 꼭 자신의 연락처를 써 놓아야 한다. 물론 대기업들은 시스템상에서 이름을 통해 조회가 가능하지만 외부 업체와 일하는 경우도 있고, 작은 기업의 경우에는 꼭 명시를 해둬야 수신자 입장에서도 업무가 수월하게 진행될 수 있다. 사무실 번호, 메일 주소, 그리고 필요에 따라 핸드폰 번호도 표기하면 된다.
이미지 출처 - pixabay.com메일이나 메신저는 표정도, 억양도 알 수 없는 수단이다. 그래서 말 한마디에 기분이 상할 수도 있고, 기분 좋게 회신을 해 줄 수도 있다. 가능한 수신자를 배려하여 너무 촉박하게 데드라인을 주는 경우에는 사과의 멘트 정도는 넣어주는 것이 좋고, 항상 고마움을 표하는 말 정도는 필수라고 생각한다. 어쩌면 전화나 대면으로 일하는 것보다 더 어려운 일 일수도 있으니, 늘 확인하고 또 확인하자.
진심 어린 한 문장이 사람의 마음을 움직일 수도 있다
