PO
요즘 미팅이 너무 많아요. 하루에 세 개, 네 개씩 잡히면 정작 제 일이 밀려버려요. 근데 더 답답한 건, 그렇게 많은 회의를 해도 성과가 느껴지지 않는다는 거예요.
구루
그런 느낌이 드는 이유는 간단해. 그 회의들에 목적이 없었기 때문일 가능성이 높아.
PO
그럼 모든 미팅에는 목적이 있어야 한다는 뜻인가요?
구루
정확하게는, 모든 참석자가 그 목적을 알고 있어야 해. 단순한 정보 공유든, 복잡한 의사결정이든, 이 자리에 왜 모였는지를 모른다면 회의는 그저 시간 소비일 뿐이지.
PO
듣고 보니 저도 "일단 들어가보자"는 생각으로 회의에 참석한 적이 많네요.
구루
그리고 회의가 끝날 때는 반드시 누군가가 액션 아이템을 갖고 나와야 해. 회의 결과가 구체적인 행동으로 이어지지 않는다면, 사실상 아무 일도 일어나지 않은 거지.
PO
근데 어떤 회의는 단순히 정보를 전달하려는 목적인 경우도 있잖아요. 그런 회의도 액션 아이템이 있어야 할까요?
구루
물론이지. 공유 미팅이라고 해서 예외는 없어. 정보를 공유했다면, 다음은 그걸 가지고 무엇을 할지가 따라와야 해.
PO
예를 들면 어떤 식으로요?
구루
예를 들어, 어떤 러닝을 공유받기 위해 이전에 어떻게 진행했고, 어떤 결과가 있었는지 물어보기 위한 미팅이었다면 이렇게 말할 수 있지.
"공유주신 내용을 확인했고, 다른 팀의 러닝까지 확인한 뒤에 저희 팀에 어떻게 적용할 지 알려드리겠습니다." 단순히 들은 데서 멈추지 않고, 그다음 행동이 정해졌다는 점이 중요해.
PO
아, 고객센터 회의에서 정책을 공유했다면 "그 내용을 기반으로 가이드를 작성해서 배포하겠습니다" 같은 게 액션이겠네요.
구루
맞아. 또 하나 예를 들어볼게. 팀의 방향성을 공유받았을 때는,
"공유해주신 방향성을 바탕으로 제 역할을 정리해 다음 주 월요일까지 보고드리겠습니다."
이렇게 개인의 계획으로 연결되면, 회의가 실질적인 변화를 만드는 출발점이 되는 거야.
PO
의사결정을 위한 회의는 더 어려운 것 같아요. 어떤 건 회의에서 바로 결정이 나지만, 어떤 건 결론 없이 끝나는 경우도 있고요.
구루
의사결정을 위한 회의는 크게 두 가지로 나눌 수 있어. 결정이 가능한 회의와 결정이 어려운 회의.
PO
차이는 뭔가요?
구루
결정이 가능한 회의는 참석자들이 필요한 정보와 맥락을 충분히 공유받았고, 논의만 거치면 결론을 낼 수 있는 상태야. 이상적인 회의지.
PO
반대로 결정이 어려운 회의는요?
구루
이 경우에는 결정할 수 있는 것과 없는 것을 분리해서 다뤄야 해.
예를 들어, "유관 부서 확인이 필요한 부분은 정리해서 확인하도록 하고, 우리가 결정내릴 수 있는 부분은 이 자리에서 결정합시다." 이렇게 말이지. 애매하게 놔두면, 결정할 수 있는 것마저도 함께 미뤄지게 돼.
PO
그럼 결국 ‘결정 가능한 것’부터 정리해서 처리하고, 결정이 어려운 건 책임자와 일정을 정해두는 게 필요하겠네요.
구루
그래야 다음 회의에서 그 내용을 기반으로 다시 이어갈 수 있지. 미팅은 연속적인 사고의 단위라는 걸 잊으면 안 돼.
PO
회의 말고 평소 커뮤니케이션에서도, 무슨 말을 하는지 잘 모르겠는 경우가 많아요. 전문 용어를 많이 쓰는 사람도 있고, 질문이 엉뚱한 방향으로 흘러가기도 하고요.
구루
커뮤니케이션에서 가장 피해야 할 건, 상대가 아무것도 얻지 못하고 돌아가는 경우야. 상대방이 나를 더 이상 찾아오지 않게 만드는 거지.
PO
가끔 그런 걸 느낄 때가 있어요. 특히 어려운 단어를 마구 쓰는 사람들과 이야기할 때요.
구루
그렇지. 말하는 사람 입장에선 '나는 다 설명했다'고 생각할 수 있지만, 듣는 사람이 이해하지 못했다면 설명이 실패한 거야.
PO
그럼 상대방의 수준을 고려해서 말해야 한다는 거군요.
구루
맞아. 또 하나 주의할 건 XY 문제야. 문제의 본질은 X인데, 사람들이 Y라는 겉가지 문제를 들고 와서 그걸 해결해달라고 하지. 그러면 대화는 비효율적이 될 수밖에 없어.
PO
본인이 무엇을 하려는지부터 명확히 설명해야 하겠네요.
구루
좋은 질문은 이렇게 구성돼야 해.
"저는 X(하고 싶은 일)를 하려고 합니다. 이를 위해 A, B를 시도했지만 효과가 없었고, 현재 C를 검토 중입니다. 그런데 C-1에서 이런 문제가 생겨 막혔습니다. 지금까지 제가 알아본 내용은 이러합니다."
이렇게 설명하면 상대방도 맥락을 이해하고 정확한 도움을 줄 수 있어.
PO
질문도 하나의 스킬이군요.
구루
그렇지. 좋은 질문은 문제 해결의 절반이니까.
PO
결국 회의든, 소통이든, 행동으로 이어지는 구조를 만들지 않으면 일이 진행되지 않는다는 말씀이네요.
구루
맞아. 회의는 회의실에서 끝나선 안 돼. 그다음 행동이 정해져야 의미가 있어. 그리고 말은 이해되는 방식으로 해야지, 멋져 보이게 하려고 해선 안 되고.
PO
오늘 배운 걸 바탕으로, 앞으로 회의 전에 항상 "이 미팅의 목적은?"부터 스스로에게 묻고 시작해야겠어요.
구루
아주 좋은 시작이야. 미팅과 커뮤니케이션의 질을 높이는 일은 결국, 조직의 속도와 신뢰를 높이는 일이기도 하니까.