비서의 일정관리-1
일정관리는 비서업무의 꽃
비서업무의 핵심이라고도 할 수 있는 일정관리 업무는 상사의 한정된 시간을 최대한 효율적으로 사용할 수 있도록 계획 및 실행하는 것으로 상사가 중요한 업무에 집중할 수 있도록 시간을 배분하며 회의와 면담 일정 등을 알맞게 운영하여 조직의 주요 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 한다.
일정계획 및 수립 시에는 우선순위, 수행에 소요되는 시간, 수행방법 및 수행 시기 등이 사전에 잘 계획된 경우 업무의 효율성과 성과를 높일 수 있다.
비서가 상사의 일정을 관리하는 정도의 차이는 상사의 업무 처리 방식, 비서의 능력과 더불어 비서에 대한 상사의 신뢰 정도 등이 영향을 미친다. 상사의 신뢰를 받는 전문비서의 경우 대부분의 권한을 위임받아 일정수립부터 조직의 연 단위의 일정수립에까지 담당할 수 있게 된다.
1. 일정관리 원칙
1) 일정을 수립하기 전에 관련된 정보를 충분히 얻어 시간의 손실을 최소화할 수 있도록 일정을 계획한다. 평소 업무일지를 작성하고 체계화시키면 업무 계획을 잘 수립하는데 도움이 된다.
2) 상사의 승낙을 얻어 결정한다.
(비서가 상사의 일정관리 재량권이 있어도 상사의 업무 상황과 업무의 특성을 고려하여 일정을 개략적으로 수립한 수 상사의 승낙을 얻어 확정한다.)
3) 일정이 확정되면 일정표를 업데이트하고 일정과 관련된 업무, 즉 회의실 예약, 자료준비, 담당자컨택 등 필요한 업무를 수행한다.
4) 업무방해요소를 제거한다.
① 상사가 업무에 집중하는 시간이나 보고 받을 때 선호하는 시간 등을 파악하여 그 시간대로 집중하여 일정을 수립하면 상사의 시간 활용도를 높일 수 있다
② 유사한 업무성격의 보고는 같이 처리할 수 있도록 일정을 수립한다.
③ 불필요한 전화나 내방객을 선별하여 상사에게 직접 연결되는 불필요한 통화나 면담을 줄인다.
④ 대면하여 보고하는 상황을 최대한 줄여 급한 경우를 제외하고는 보고나 결재 등은 가급적 취합하여 1-2번에 보고한다.
2. 일정표의 종류 및 운영
1) 연간일정표
매년 정기 행사나 연 단위 반복되는 일정 등은 미리 파악하여 표기하여 기록해 둔다. 회사의 일정표는 기획실에서 주로 연초에 통지하고 있으므로 이를 바탕으로 작성하거나 전년도의 일정표를 참고하도록 한다.
2) 월간일정표
매월 정기적으로 발생하는 회의, 보고, 출장 등의 내용을 기입하고 업데이트하여 관리한다.
3) 주간일정표
일주일간의 일정을 기록하는 것으로 요일별, 시간별로 구분하여 작성
하고 일일작성표 작성 시에 참고한다.
Microsoft에서 제공하는 일정에서 상사와 Outlook 일정탭에서 Exchange서버를 통해 실시한 업데이트 및 공유하는 일정표를 사용하면 누락되지 않고 관리할 수 있다.
공유방법은 ->
OUTLOOK 일정표 공유Google 캘린더를 통해서도 상사와 실시간 공유하는 비서들도 많이 늘어나고 있다. 공유계정을 통해 일정을 공유하도록 한다.
4) 일일일정표
하루 단위로 작성되는 일정표로 구체적인 하루 일과 중 주요 내용을 작성한다. 방문객, 행사, 회의 등의 구체적인 사항이 기록되며 시간적인 예정뿐 아니라 필요한 자료나 참고사항도 함께 기록한다.
외부회의 참석인 경우에는 회의명, 시간, 장소, 이동소요시간, 담당연락처, 준비자료 등 내용을 기입하고 누락되는 내용이 없는지 확인한다.
그러나 전자일정표의 사용이 보편화되었다 해도 여전히 별도의 종이 다이어리를 사용하는 비서도 많다. 다이어리를 이용할 때는 업데이트가 누락되지 않는지 확인하고 상세히 표기하여 일정 진행에 어려움이 없도록 한다.
주요한 업무와 일정은 문자나 메시지를 통해 (reminder)를 보내서 상사가 잊지 않도록 안내한다.
5) 일정의 변경
갑작스러운 회의나 중요한 손님의 방문 등으로 이미 확정된 일정을 변경해야 하는 경우는 신속하게 상대방에게 안내하여 일정을 조정해야 한다. 이유를 정중히 설명하고 양해를 얻어야 하며, 상대방과 상사의 일정을 감안하여 새로운 일정을 잡도록 한다.
상대방으로부터 일정 변경의 연락을 받은 경우에는 상사에게 즉시보고하고 대면으로 알리기 어렵더라도 즉시보고하는 방법을 강구하여 최대한 빨리 알려야 한다.
