작은 회사 인수인계, 이렇게 하세요.
대표님을 위한 인사(HR)
인수인계
남겨주고 이어받음, 퇴사자에게 받는 업무는 '인계'만 쓰는 게 정확함
1. 퇴사관리와 인수인계 노하우
작은 회사 대표님들이 가장 당황하는 순간 중 하나가 직원의 갑작스러운 퇴사 통보입니다.
“다음 주까지만 다니겠습니다”라는 말 한마디에,
그 직원이 맡던 모든 업무가 대표의 책상 위로 쏟아집니다.
특히 스타트업이나 소기업은 매뉴얼이 정리되어 있지 않고, 인수인계도 구두로만 이뤄지다 보니 업무 공백이 더 크게 느껴집니다.
퇴사 관리와 인수인계는 복잡할 필요 없습니다. 중요한 건 ‘업무를 단순화해 기록으로 남기는 습관’입니다.
평소 : 엑셀 한 장, 구글 문서 한 장으로 모든 직원에게 매월 ‘내가 하고 있는 일의 목록’을 정리하게 하세요.
퇴사자 : 매일 쓰는 파일 위치, 반복되는 보고 경로, 자주 쓰는 대외 연락처를 정리해 달라고 하세요.
포인트 : “뭘 하고 있고, 어디에 무엇이 있구나”를 누구나 이해할 수 있게 기록하게 하면 훨씬 실용적인 인수인계가 됩니다.
즉, 인수인계는 거창한 매뉴얼이 아니라 누구나 이해할 수 있는 단순화된 업무 기록에서 시작됩니다.
2. 갑작스러운 퇴사 대응법
갑작스러운 퇴사는 말 그대로 예고 없이 찾아옵니다. 저희 아이는 유아기 때, 갑작스럽게 나타나서 다가오는 것을 '나타온다'고 말했습니다. 지금 생각해 보니, 갑작스러운 퇴사는 나타나서 오는 '나타온다'는 표현이 더 맞는 것 같습니다. (참고로 나타온다는 표준어가 아니에요.) 갑작스러운 퇴사에 대표님이 가장 먼저 해야 할 일은 업무 공백을 메우는 우선순위를 정하는 것입니다.
1순위 : 회사 운영에 ‘당장 차질이 생기는 일’ (예 - 고객 응대, 매출 직결 업무 )
2순위 : 대표가 일시적으로 떠맡아도 되는 일
3순위 : 시간이 걸려도 되는 일
이렇게만 구분하고 대처해도 업무 혼란이 크게 줄어듭니다.(이제 어쩌지?, 우왕좌왕 등을 막아주죠.)
그리고 퇴사자에게 최소한의 인수인계 문서를 남기게 하는 게 핵심입니다.
퇴사 전날이라도 “오늘까지 한 일 / 남은 일 / 담당자가 알아야 할 3가지”만 정리하게 하면, 구두 인수인계보다 훨씬 효과적입니다.
3. 퇴사자도 조직 자산이 되게 하는 관리법
많은 대표님들은 퇴사한 직원을 ‘다시는 안 볼 사람’으로 생각합니다. 하지만 조금만 시각을 바꾸면 퇴사자도 조직의 자산이 될 수 있습니다. 아래 세 가지를 잊지 말고, 퇴사(예정)자를 대하세요.
퇴사 직전 남기는 업무 기록은 후임자의 가장 현실적인 매뉴얼이 됩니다.
퇴사자의 경험담과 시행착오는 살아 있는 ‘실무 가이드’가 될 수 있습니다.
퇴사자는 퇴사 후에 갑사 직원, 거래처 직원, 협력관계, 고객, 안티가 될 수 있습니다.
퇴사 이후에도 퇴사자가 도움을 줄 수 있는 팁
① 퇴사 전 ‘인수인계 문서 + Q&A’ 만들기
업무 기록에 더해, 예상되는 질문과 답변까지 간단히 작성하게 합니다.
후임자가 참고할 수 있도록 구글 문서, 메일, 슬랙 등 공유 가능한 공간에 남깁니다.
② 퇴사자와 일정 기간 연락 유지 약속
"퇴사 후 한 달간 궁금한 내용은 메일/메신저로 물어볼 수 있다”처럼 현실적인 범위를 정합니다.
최대한 원활한 협조가 가능하도록 최소한의 예의와 감사 표시(선물, 금일봉 등)를 보여주세요.
③ 후임자와 퇴사자가 짧게라도 ‘온보딩 미팅’ 진행
퇴사자와 후임자가 30분~1시간 정도 만나서 업무 흐름과 팁을 전달하게 합니다.
퇴사 이후에 후임자가 채용되었더라도, 만나는 시간을 갖게 해주는 것을 추천합니다.(네트워킹 차원)
④ 퇴사자에게 감사와 인정의 메시지 남기기
퇴사 이후에도 협조를 잘 받으려면, 퇴사 전후로 성실하게 업무를 수행한 것을 인정하고 감사 인사를 전하는 것이 중요합니다.
⑤ 퇴사자와 좋은 관계 유지
SNS나 카톡 단체방 등 비공식 채널에 억지로 연결하지 말고, 자연스럽게 관계를 유지합니다.
회사와 퇴사자의 관계가 긍정적이면, 추후 프로젝트 협업이나 고객 소개 등에도 도움이 됩니다.
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