문서 하나, 소기업 인사체계화
20명 이하 회사에서 HR은 왜 어려운가
"어제 퇴사한 직원이 누가 어떤 업무를 했는지 전혀 몰라서 막막해요. 매번 직원이 바뀔 때마다 모든 것을 처음부터 다시 만들어야 하니 너무 힘듭니다."
20명 이하 회사의 현실
- 인사담당자가 없음
- 대표님이 대부분 직접 처리
- 문서화 시간 부족
- 방법을 모름
이런 상황, 익숙하신가요?
20명 규모의 작은 회사에서 인사관리는 대표님의 부담이 큽니다.
중소기업중앙회(2023) 조사에 따르면, 50인 미만 기업의 68%가 체계적인 인사관리 시스템이 없다고 답했습니다. HR 시스템을 큰 회사처럼 도입하는 것은 비현실적이지만, 아무것도 안 하면 같은 문제가 반복됩니다.
해결책은 간단합니다. 문서 하나부터 시작하는 것입니다.
하나의 문서만 제대로 만들면 HR의 뼈대가 잡힙니다.
HR 빼대 문서를 만드는 STEP
STEP 1 : 우리가 회사가 어떤 회사인지 작성하기
회사 소개를 우리 회사에 입사한 직원들이 본다고 생각하고 작성하세요.
STEP 2 : 대표님 머릿속의 인사기준 작성하기
대표님이 평소에 강조하는 내용, 또는 회사에 떠돌아다니는(구전되는) 인사 기준을 문서로 작성한다고 생각하세요.
STEP 3 : 기본 서류 양식, 신청서 양식 작성하기
근로계약서부터 재직증명서, 비용 신청서 등을 한 군데 모아 보세요. 그리고 필요한 양식을 추가로 만드세요.
STEP 4 : '직원 업무 리스트' 만들기
1단계 : 정보 수집 (1시간)
현재 담당하는 주요 업무 3가지
자주 사용하는 프로그램/도구
협업하는 사람/부서
월간/주간 반복 업무
본인 업무에서 가장 중요한 우선순위 (상/중/하)
자주 받는 지시사항과 처리 방법(5가지)
주요 산출물 및 위치 : (예: 구글드라이브 HR/보고서/OOO)
반복하는 업무 : 매월 1일 OOO 보고서 작성 (파일경로: HR/보고서/…), 매주 월요일: OOO 회의 준비
OOO 작업 시 주의사항
관련 연락처/외부 파트너
2단계 : 검증 (1시간)
다른 직원이 매뉴얼만 보고 실제 업무 일부 수행 허점/누락 확인
3단계 : 정기 업데이트 (월 1회, 2시간)
매월 마지막 주 금요일 : 업데이트 시간
프로젝트 변경, 신규 업무 반영
대표가 직접 확인 및 피드백
대표님 실행 체크리스트 : 3개월 단계별 실행
1개월
1주 차 : STEP1 작성 → 직원들에게 피드백 요청 → 보완
2~3주 차 : STEP2 작성 → 타사 사례 조사/보완 → 선임 직원에게 피드백 요청
4주 차 : STEP3 작성 → 우리 양식 검토/보완
2개월
1~2주 차 : STEP4 양식 작성 → 초안 작성해 보기 → 전 직원에게 작성 요청
3주 차 : 상기 작성된 자료들은 구글드라이브와 같은 공유 폴더에 올려서 모든 직원에게 공유
3개월
1주 차 : 직원 만족도 미니 설문 시행
2주 차 : 퇴사/신규 입사 발생 시 매뉴얼 실사용 점검
3~4주 차 : 직원 의견 반영해 2차 개선
성공을 위한 3가지 원칙
1. 시작이 반이다
완벽주의 버리고 최소 버전부터 실행하세요!
2. 꾸준함이 핵심이다
월간 루틴을 절대 빼먹지 마세요!
3. 직원 참여형으로 만들기
직원의 피드백을 반영하세요. HR빼대는 직원과 함께 만들어야 정착됩니다.
20명 회사의 HR은 대기업식 시스템이 아니라, 문서 하나/꾸준한 루틴으로 충분합니다. 오늘 시작한 이 작은 매뉴얼이 6개월 뒤 회사를 '단단한 조직'으로 바꿔줄 것입니다.
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