CES 참가 준비 (2) 본격적인 진행 단계
CES 참가 준비, 하반기(7~12월)의 기록
* CES 참가 전략이 아닌, CES 참가 프로세스와 부스 준비에 대한 정보를 담은 글입니다.
7월: 부스 제작 일정 픽스, 대시보드 오픈
부스 제작을 본격적으로 준비해야 하는 시기다. 전시대행업체가 전반적인 일정과 공정표를 공유해줬다. 부스 디자인, 제작, 공사, 렌탈, 설치와 집하, 통과, 보관까지 항목을 나눠 상세히 정리해 놓아서 크게 수정할 건 없었다. 일단 8월 안에는 디자인 방향성을 확정해 1차 디자인 작업을 진행해야 한다.
또 7월 말에는 CES 참가업체 Exhibitor 대시보드가 오픈됐다. 회사 메일 도메인 변경으로 인해 로그인 이슈가 계속됐지만 마이페어의 지원으로 무사히 해결됐다. 먼저 회사 정보와 소개, 제품 카테고리, 로고 등을 작성/선택/제출해야 한다.
기한은 넉넉하지만 빨리 완료해야 디렉토리 페이지에 노출되므로 부지런하게 하는 것이 좋다. 조회수나 클릭 수 등은 대시보드 메인 화면에서 확인할 수 있다.
8월: 부스 디자인 초안 작업
이제 부스 관련 작업을 시작할 때다. 예산이 생각보다 많이 줄어들어서 크고 화려한 부스와는 거리가 멀게 됐지만, 마른 걸레 쥐어짜는 심정으로 최대한 해봐야지. 간당간당한 예산이지만 업체에서 워낙 적극적으로 협조해줘서 원활하게 진행할 수 있었다. 8월 초에 예산과 전시 물품, 간단한 컨셉 등을 업체에 전달한 후 3~4개의 시안을 받고 내부 논의를 진행했다.
CES Exhibitor Resource Center 체크리스트
마이페어 부스 세부항목 신청이 외에 운영과 관련된 주요 일정은 CES Exhibitor Resource Center 체크리스트와 마이페어의 세부항목 신청 메뉴를 크로스체크하며 더 꼼꼼히 챙길 수 있어 한결 수월했다.
9월: 부스 디자인 최종안 확정, 전시 일부 수정
부스 디자인 최종안이 확정되면서 많은 것이 정리되는 기분이고, 조금 여유도 생겼다. 전시대행업체에서 워낙 깔끔하게 업무를 처리해서 크게 신경 쓸 게 없었다. 다만 전시 준비 중 일부 수정이 불가피하게 됐다. CES 전시장의 네트워크 및 와이파이 환경이 열악하다는 걸 알고는 있었지만 생각보다도 더 심각한 수준이었기 때문이다. 전시장의 공식 인터넷 가격도 비싼데 차라리 잘 된 것일지도 모르겠다.
전시품 운송은 선박도 고려했지만 핸드캐리가 가능한 크기, 무게, 수량이라서 안전하게 직접 가져가기로 했다. 물론 비용도 절감할 수 있고.
10월~11월: 몰아치는 기간
CES가 약 3개월 앞으로 다가오며 모든 것이 몰아치기 시작했다. 7월에 있었던 로그인 이슈가 또 터져서 대시보드를 제대로 사용할 수 없었지만 이번에도 마이페어에서 도움을 줬다. 세팅 관련 추천 일정과 주의사항, 현장 관리할 업체 관계자 출입 등록도 안내받았다. CES 준비 기간 내내 담당 프로님에게 수많은 질문을 했는데 항상 빠르고 친절하고 대응해 주셔서, 혈혈단신으로 행사를 준비하는 나에게 정말 감사한 존재였다.
전시장 출입증은 부스 면적 100sqft당 5명에게 발급되며, 인원 초과 시 장당 50달러다. CES에 대규모로 가는 건 아니라 TO는 넉넉했다. 출장 인력과 현지 통역사에게 초대 메일을 보내서 등록을 안내했다. 출입증은 공항이나 호텔의 교환 데스크에서 메일로 받은 QR코드를 보여주면 뱃지로 준다고 한다. 이것조차 신기하다. 큰 문제는 없으나 CES가 2개월 남은 시점에 통역사가 또 변경됐다. 이제는 그냥 머릿수만 맞춰줬으면 하는 심정이다.
리드 스캐너 신청, 전시자 보험 가입, 전기 신청 등도 진행해야 했다. 전기 신청에서 약간 멘붕이 왔으나 전시대행업체에서 워낙 잘 도와주셔서 무사히 넘어갔다. 브로슈어 기획, 의류 주문 등도 이 시기였고, VIP 투어 문의 메일도 오기 시작했다. 그 와중에 항공편 일정은 시도 때도 없이 바뀐다. 그렇지 않아도 빠듯한 경유 일정이라서, 환승 시간이 단축되지만 않았으면 하는 심정이다.
12월 초에는 CES 미디어 리스트가 나오기 때문에 기자들에게 보낼 자료도 미리 준비해야 한다. 정신이 하나도 없다.
12월: 마무리
시연용 장비 외에도 접이식 카달로그 스탠드, 110V 사용을 위한 돼지코 등 여러 물품을 챙기다 보니 점점 짐이 많아진다. 핸드캐리에 필요한 단프라 박스, 에어캡(뽁뽁이), 카트 등도 구입했다. 현지에서 구입하면 뭐든 비쌀 테니 최대한 바리바리 싸 들고 갈 작정이다. 선박 운반보다야 저렴하겠지만 수하물 추가 비용도 무시할 수 없으니 최대한 효율적으로 짐을 꾸리는 중이다.
CES 미디어 리스트는 예상보다 늦은 12월 11일에 공개됐다. 레거시 미디어만 생각했는데 유튜버나 애널리스트도 꽤 있었다. 기업 및 부스 소개자료를 첨부해 초청 메일을 보냈는데, 생각보다 수신확인률이 높았고 방문해 인터뷰를 하고 싶다는 회신도 왔다. 라스베가스 컨벤션센터(LVCC) North Hall의 인공지능(AI) 전시 구역에는 한국 기업이 꽤 많으니 취재 동선에는 나쁘지 않을 것이다. 부디 많은 분이 방문하길.
출장 직원용 자료에는 부스 위치, 뱃지 수령 방법, 부스 세팅 및 운영 사항, VIP 투어 및 오찬/만찬 일정, 타 전시관 참관 정보, 숙소 정보, 기타 참고 사항 등을 담았다. 대부분 임원분들이다 보니 실무보다는 가이드 성격이 강하다. 통역과 부스 운영을 진행할 통역사용 교육자료도 만들어 공유했다. 최대한 꼼꼼히 작성했지만, 시행착오를 겪으며 보완해나갈 부분도 분명 많을 것이다.
처음 CES 정보를 알아보던 1월부터 CES가 코앞으로 다가온 12월까지, 장장 1년에 걸친 CES 준비도 마무리 단계다. 상당히 외롭고 종종 짜증나는 여정이었지만 뭐든지 꼼꼼히 챙기고 빠르게 회신해주는 마이페어와 전시대행업체 덕분에 여기까지 왔다. 2주 후 인생 첫 라스베가스에서 동분서주하고 있을 미래의 나에게 화이팅을 보내며, 현지에서 생길 일은 어떻게든 부딪히며 해결할 테니 항공편 경유와 수하물 픽업에만 문제가 없길.
