중소기업 부서별 비용, 손익 어떻게 구분하지?
업무 프로세스를 바꾸지 않으면,
스타트업이든 중견기업이든, 회사가 성장할 때는 ‘성장통’이라는 문제를 겪는다. 급격히 성장하는 회사일수록 그 아픔은 더 크다. 외부에서 보면 빠르게 성장하는 모습이 부럽게 보이지만, 내부에서는 여기저기 터지기 일보 직전의 폭탄처럼 긴장감이 흐르는 경우가 많다. 참 아이러니한 일이다.
고객 인터뷰를 진행하다 보면 대표들에게 꼭 묻는 질문이 있다. “대표님의 성장통은 어떤 것이었나요?” 그러면 대부분 이렇게 답한다. “좋은 인재를 영입하기 어렵다”, “핵심 역량에 집중할 시간도 부족한데, 재무까지 챙기려니 너무 힘들다” 등 다양하다. 그런데 놀랍게도 많은 대표들이 공통적으로 꼽는 성장통이 하나 있다. 바로 부서별 비용을 명확히 구분하지 못해서 손익 계산이 어렵다는 점이다.
실제 고객 미팅 중에서 - 실제 사례는 아래 포스팅 참고https://blog.naver.com/trustsp/223920445723
제가 TSP를 만나고 가장 행복했던 건, 부서별 비용과 이익이 투명해졌다는 겁니다. 덕분에 의사결정할 때 불안하지 않고, 자신 있게 판단할 수 있게 되었어요.
한 식품 제조 중소기업 대표의 이야기다. 다음은 그가 실제로 겪었던 상황을 각색한 사례다.
‘맛나소스’사는 자체 개발한 ‘베이스 소스’를 다양한 프랜차이즈 업체에 공급하는 식품 제조 중소기업이다. 사업이 커지면서 회사는 자연스럽게 두 개의 주요 부서로 나뉘었다. 하나는 기본 소스를 개발하는 베이스 부서, 다른 하나는 프랜차이즈 전용 소스를 개발하는 화이트라벨 부서였다.
화이트라벨 부서는 고객사별로 독자적인 맛을 개발해야 했기 때문에, 베이스 소스와 원료를 철저히 분리해 관리하는 것이 원칙이었다. 하지만 급하게 물량을 맞춰야 하는 상황이 잦아지면서 문제가 생겼다. 납품 일정이 촉박할 때마다 베이스 부서의 원료를 화이트라벨 제품에 임시로 사용하는 일이 반복되었고, “그때는 급해서 잠깐만 썼는데, 나중에 돌려놓지 못했죠.” 대표의 말처럼 작은 일로 시작된 혼선이 결국 재고 관리의 혼란으로 번졌다.
부서별 소스 개발시 급한 원료가 있으면 다른 부서의 원료를 당겨서 사용어느 부서에서 얼마만큼의 원료를 사용했는지 명확히 구분되지 않으니, 자연스럽게 부서별 손익 계산의 정확도도 떨어졌다. 게다가 사업 확장으로 인해 상황은 더욱 복잡해졌다. 기존에는 B2B 위주로 프랜차이즈에 납품하던 구조였지만, 점차 자사 브랜드를 키워 온라인몰과 오픈마켓에도 진출했다. 판매 채널이 늘어나면서 각 플랫폼별 수수료, 반품 규정, 환불 처리 방식이 제각각 달라졌고, 이익 계산 구조는 점점 복잡해졌다.
매출은 매달 최고치를 기록했지만, 대표의 머릿속은 오히려 더 복잡해졌다.
"분명히 이익이 나고 있을 텐데, 어느 부서에서 돈이 새는 건지 모르겠어요."
회사는 매출 성장에 맞춰 연구개발 인력을 늘리고 생산설비를 확충하며 공격적으로 투자했다. 그러나 손익을 계산해 보면 늘 기대보다 이익이 적게 남았다. 재고는 정확하지 않고, 비용 배분 기준도 불명확하니 어떤 부서가 효율적인지 판단할 수 없었다. 결국 대표는 하루하루 불이 난 곳을 꺼가는 기분으로 회사를 운영할 수밖에 없었다.
이 대표는 이후 TSP의 컨설팅을 받으며 문제의 근본을 깨달았다. “문제는 회계 프로그램이 아니라, 업무 프로세스에 있었어요.”
누가, 언제, 어떤 비용을 발생시켰는지 단계별로 명확히 기록하는 구조로 바꾸지 않으면, 어떤 시스템을 써도 답이 나오지 않는다는 것이다. 부서별 비용 집계는 단순히 숫자를 나누는 일이 아니다. 그 안에는 조직의 역할 정의, 책임 분배, 보고 체계가 모두 녹아 있다. 결국 손익을 명확히 보려면 업무 프로세스 자체를 손익 중심으로 재설계해야 한다는 결론에 이르렀다.
TSP 재무관리 BPS 서비스 도입 후 맛나소스는 제대로된 업무 프로세스가 생겼다!TSP 서비스를 도입한 뒤 ‘맛나소스’사가 가장 먼저 진행한 일은 업무 프로세스의 전면적인 분석이었다. 사실 기존에는 체계적인 프로세스라고 부를 만한 것이 없었다. 대부분의 업무가 부서별로 구두 보고를 통해 대표에게 전달되고, 명확한 기준 없이 진행되는 경우가 많았기 때문이다. 이런 점을 개선하기 위해 ERP 시스템을 도입하고, 부서별 업무 흐름을 손익 기준으로 다시 설계했다.
몇 개월 뒤, ‘맛나소스’사는 부서별 자금 흐름을 월 단위뿐 아니라 일 단위로도 구분할 수 있게 되었다. 그동안 감에 의존하던 의사결정이 데이터 기반으로 바뀌었고, 특정 소스 라인이 전체의 수익성을 떨어뜨리고 있던 원인도 명확히 드러났다. 대표의 말대로, 예전에는 결정할 때마다 어딘가 찜찜한 느낌이 있었는데 이제는 자신 있게 판단할 수 있게 되었다.
스타트업이든 중소기업이든, 부서별 비용과 손익을 명확히 데이터화할 수 있다는 건 단순한 관리 차원을 넘어 회사의 ‘의사결정력’을 강화하는 일이다. 그러나 급격히 성장하는 기업일수록 이런 부분에서 성장통을 겪는다. 만약 비슷한 고민을 하고 있다면, TSP의 재무관리 BPS 서비스가 그 해답이 될 것이다.
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