우선순위대로 행동하자.
(우선순위)
시간은 한정되어 있다. 한정된 시간 안에 모든 것을 다 할 순 없다. 따라서 우선순위를 정하고 우선순위대로 행동해야 한다.
그런데 우리는 후순위의 일을 우선순위보다 먼저 하거나, 더 많이 한다. 이유는 크게 두 가지다.
1. 우선순위를 모르거나 제대로 설정하지 못한다.
2. 우선순위의 일을 회피하고 더 쉬운 일로 도피한다.
우선순위를 설정하는 좋은 방법은 중요도와 긴급도를 기준으로 시간관리 매트릭스를 활용하는 것이다. 그런데 우리가 일상의 업무에 치이다 보면 이 두 가지 변수를 망각하거나 착각하기도 한다. 특히 어떤 규칙, 절차, 소통방식, 행동방식 등은 기존에 늘 수행했던 관성을 토대로 마치 꼭 해야만 하는 중요한 일처럼 여겨지기도 한다. 특히나 조직의 규모가 커질수록 이런 불필요한 군살이 늘어나기 때문에 과업을 수행하는 와중에도 늘 “이것이 정말 필요한 일인가?”라고 묻는 태도가 필요하다.
또한 우선순위의 부담스러움을 피하기 위해 더 쉬운 일부터 처리하기도 한다. 예를 들어, 공부를 하기로 다짐했으면 공부를 시작하면 되는데 책상 정리를 시작한다던지, 기분 전환을 위해 샤워를 하고 온다. 이런 사례는 누가 봐도 미루는 행위여서 스스로도 “내가 일을 미루고 있구나”인지하기 쉽다.
그런데 더 잘못된 경우가 있는데 바로 ‘우선순위를 아예 잘못 생각하거나 합리화’하는 경우다. 예를 들어, 자기 계발을 좋아하는 사람이 찬물 샤워, 이불 개기, 미라클 모닝, 독서, 명상, 윔호프 호흡법, 감사일기, 철학, 여행 등에 빠져 자신의 본업을 제대로 수행하지 못한다면 오히려 우선의 일을 제대로 하지 못하는 것이다. 물론 이런 것들은 실제로 유용하고 의미가 있음에도 불구하고 긴급도의 측면에서는 긴급하지 않은 일일 수 있다. 따라서 학업, 취업, 직장, 사업 등 당장 직면한 최우선 과제의 시기적절한 처리가 더 중요할 수 있다. 왜냐하면 그 일은 중요하기도 하고 긴급하기도 하기 때문이다.
1. 몰입이 필요하다.
“진정 의미 있는 것은 무엇일까?”, “먼저 해야 할 것은 무엇인가?”라는 질문을 스스로에게 던지고, 덜 중요하지만 신경 쓰이는 것들을 과감히 포기하고 우선순위에 집중을 하는 용기가 필요하다.
그래야 '시간과 사건에 끌려다니는 시종'이 아니라 내가 '시간과 사건을 결정하는 주인'이 될 수 있다.
목표를 달성하기 위한 요소 중 하나는 ‘집중’이다. 목표를 효과적으로 달성하기 위해서는 중요한 일부터 먼저 해결하고, 한 번에 한 가지 일만 수행해야 한다.
우선순위에 집중해야 하는 이유는 간단하다. 우리는 대게 주어진 시간보다 주어진 할 일이 많기 때문이다. 시간은 늘 공급 부족 상태다.
또한 우리에겐 연속적인 시간이 필요하다. 한 번에 한 가지 일에 집중할수록 오히려 실제로 처리하게 되는 과업의 수를 늘릴 수 있다. 한 번에 여러 가지 일을 하려다 몰입이 떨어지면 효과와 효율이 떨어진다.
수많은 난제를 능숙하게 처리하는 방법은 하나씩 하나씩 중요한 일부터 처리해 나가는 것이다. 서두르고 부산스럽게 구는 행위로 오히려 더 늦어지고 만다. 차분하고 편안한 속도를 유지하되 쉬지 않고 차곡차곡 처리하는 것이 낫다. 두 마리 토끼를 다 잡으려다 두 마리를 다 놓치게 되는 것을 알아두자.
우선순위대로 일해야 하는 또 다른 이유는 우리가 미래를 예측할 수 없기 때문이다. 미래를 예측할 수 없다는 것만을 가장 확실히 예측할 수 있다. 모든 일이 계획대로 진행될 수 만 없고 예측하지 못한 문제에 봉착하기 때문에 우선순위의 일을 먼저 처리하는 것이 낫다.
2. 포기할 줄 알아야 한다.
비생산적인 과거와 단절이 필요하다. “이 일을 해야만 하는가?”에 대한 대답이 무조건 “예스”가 아니라면, 당장 그 일을 축소하거나 중단해야 한다. “그래도 왠지 필요할 것 같은데”, “그래도 혹시 모르니”라는 추상적이고 모호한 ‘일말의 유효성’을 위해 소유 자원 대비 많은 자원이 투입된다면 비생산적인 일일 확률이 높다. 비생산적인 일에 대한 자원 투입을 지금이라도 멈춰야 한다. 그리고 그 일에 투입되던 자원들(시간, 에너지 등)을 즉각 회수하여 새로운 기회에 투입해야 한다. 낭비되는 일은 그 자체의 유효성은 매우 적거나 심지어 자신과 조직을 갉아먹을 수 있음에도 ‘뭔가 의미 있는 것 같은’ 포장으로 전체 능률과 효과를 떨어트린다.
3. 타이밍은 중요하다.
시기적절하게 실행하는 것은 매우 중요하다. 처음 추진했다가 뒤로 연기해 놓은 프로젝트를 다시 꺼내드는 것은 매우 비효율적이다. 훗날 다시 시작할 때는 타이밍이 맞지 않거나, 했던 과업을 다시 반복해야 하기 때문이다.
따라서 해야 하는 분명한 이유가 있다면 미루지 않고 일단 완수해야 한다. 별 이유 없이 연기하는 것은 실질적으로 포기하는 것이다. 불필요한 의사결정의 번복을 막기 위해 우선순위를 결정하고 지체 없이 차곡차곡 이행하자.
4. 중요도와 긴급도로 업무를 구분하자.
중요하고 긴급한 일은 가장 최우선 과제다. 중요하고 긴급한 일을 제 때 실행해야 적절한 타이밍과 맞물려 시너지 효과를 낸다. 먼저 성실하게 해야만 하는 일을 책임 있고 열정적으로 수행하자.
중요하고 긴급하지 않은 일은 미래를 위한 일이다. 이런 일은 시간을 고정하고 꾸준히 실행하는 것이 좋다. 몰입해야 할 일은 최우선 과제기 때문에 중요하지만 긴급하지 않은 일은 기계적으로, 반복적으로 복리처럼 쌓아가야 한다. 왜냐하면 긴급도는 상대적으로 떨어지기 때문이다.
중요하진 않고 긴급한 일은 효율이 필요한 일이다. 이런 일은 완벽보다는 완성한다는 마음으로 처리하는 것이 좋다. 가능하면 위임이나 축소하는 것이 좋다.
중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일은 낭비다. 용기를 갖고 낭비 업무를 제거할 수 있어야 한다.
