변호사가 알려주는 소송기록 열람·복사 및 공증사무 안내
소송기록의 열람·복사와 공증사무는 민사소송법에 근거해 당사자 및 이해관계를 소명한 제3자에게 보장되는 중요한 권리입니다. 법원은 재판의 투명성과 공정성을 위해 재판기록을 체계적으로 관리하는 한편, 당사자의 사생활 보호 및 영업비밀 등 민감정보의 유출 방지를 위해 다양한 제한 조치를 마련하고 있습니다.
1. 서론 – 소송기록 열람·복사와 공증사무의 중요성
민사소송법 제162조는 당사자 또는 이해관계를 소명한 제3자가 법원에 소송기록의 열람·복사를 신청할 수 있도록 규정합니다. 이는 헌법 제109조에 근거한 공개재판주의의 실현과 맞물려, 재판 절차의 투명성 및 국민의 알 권리를 보장하는 중요한 제도입니다.
또한, 대법원규칙(예: 재판기록열람수수료등에관한규칙, 열람복사예규)을 통해 신청 절차, 수수료 납부, 기록 인수 및 반환 등 구체적 운영 방식이 정해져 있어 법원 기록 관리의 일관성을 유지합니다. 본 글은 이와 같이 법원이 운영하는 기록 관리 체계와, 민감 정보 보호를 위한 열람 제한 및 취소신청 절차에 대해 세부적으로 다룹니다.
2. 소송기록의 범위 및 구성 – 다양한 서류와 특수매체의 포함
소송기록은 특정 사건에 관하여 법원과 당사자가 공통으로 활용할 수 있는 모든 서면 자료를 의미합니다.
기본 서류: 소장, 답변서, 준비서면, 증거신청서, 서증 사본, 변론조서 등
증거 및 조사자료: 수소법원, 수명법관 및 수탁판사가 작성한 증거조사의 조서, 증거보전절차 조서, 송달보고서
판결 및 재판서: 판결문 원본 또는 정본, 그 밖에 재판서류
특수매체 기록: 전자문서, 디지털 저장 매체, 녹음테이프, 녹화테이프, 영화필름, 슬라이드, 마이크로필름 등
기타 제출자료: 법원으로부터 제출된 공공기관 보고서(민소 294조) 및 형사기록 사본 등이 포함되어, 사건의 전 과정을 포괄적으로 증빙합니다.
이처럼 소송기록은 사건의 모든 진행 상황과 관련 서류를 포함하므로, 법원은 이를 체계적으로 분류·편철하여 보관하고 있으며, 열람 및 복사 신청 시 그 범위와 대상이 명확히 구분됩니다.
3. 열람·복사 신청 절차 및 수수료 – 상세 단계와 주의사항
소송기록 열람·복사의 신청은 법원이 지정한 접수창구에서 서면(전산양식 A2200 등)을 통해 이루어지며, 각 단계마다 세부적인 절차가 마련되어 있습니다.
(1) 신청서 제출 및 접수
신청서 작성: 신청인은 소송 당사자 또는 이해관계 소명을 위한 증빙 서류와 함께 지정된 신청서를 작성합니다.
접수창구 안내: 각 법원은 접수창구에 열람복사 담당직원을 배치하고, 신청자가 수수료 및 절차를 쉽게 확인할 수 있도록 안내문(전산양식 A2201 등)을 비치합니다.
(2) 수수료 납부
기본 수수료: 재판기록 열람·복사의 경우 1건당 500원(수입인지)을 납부합니다. 열람과 복사가 동시에 이루어지면 1건으로 간주됩니다.
복사물 수수료: 복사문서 교부 시 복사물 1장당 50원이 추가로 부과됩니다.
특수매체 비용: 녹음·녹화 테이프 등 특수매체는 별도의 청취 및 복제 수수료(예: 녹음테이프 60분당 청취 1,500원, 복제 5,000원)가 적용됩니다.
(3) 신청 심사 및 기록 인수
자격 심사: 접수된 신청서는 복사담당자가 전산 입력 후, 법원사무관 등이 신청인의 자격(당사자, 법정대리인, 소송대리인, 이해관계를 소명한 제3자 등)을 심사합니다.
기록 인수: 자격이 확인되면, 복사담당자는 기록 인수 절차를 진행합니다. 기록이 법관 보관 시에는 지체 없이 법관에게 인계하여 복사담당자에게 전달하며, 인수 후 기록은 반환 시까지 보관책임을 집니다.
(4) 열람 및 복사 방식
직접 열람: 신청인은 법원이 지정한 열람대에서 기록을 직접 확인할 수 있습니다.
복사 설비 활용: 법원 복사기 또는 변호사단체가 설치한 복사기를 이용해 복사할 수 있으며, 이 경우 별도의 재판장의 허가가 필요한 경우도 있습니다.
감독 및 안전 조치: 열람 또는 복사 중 기록의 손상이나 변질이 없도록 감시카메라 설치, 주의문구 부착 등의 조치가 마련되어 있습니다.
4. 법원사무관의 공증사무 – 정본, 등본, 초본 발급의 세부 절차
법원사무관은 재판서 및 조서의 정본, 등본, 초본 발급을 직접 수행하며, 이는 재판 기록의 공문서로서의 효력을 보증합니다.
(1) 정본, 등본, 초본의 개념
정본(정본): 원본의 모든 내용을 복사하여 “정본임”을 인증한 서면으로, 원본과 동일한 법적 효력을 갖습니다.
등본(등본): 원본의 존재와 내용을 증명하는 복사본으로, 원본의 모든 내용을 재현하지만 원본과 동일한 효력은 아니며 증명력에 초점을 맞춥니다.
초본(초본): 원본의 일부만을 복사하여 “초본임”을 인증한 서면으로, 특정 부분의 내용만을 증명하는 데 사용됩니다.
(2) 발급 절차 및 수수료
신청 대상: 당사자 및 이해관계를 소명한 제3자만 신청 가능하며, 소송기록 중 재판서와 조서만 정본·등본·초본 발급 대상입니다.
수수료: 원본 5장까지 1,000원, 추가 장당 50원의 수수료를 수입인지로 납부합니다.
서면 작성 및 날인: 신청서(예: 전산양식 A2750, A2751)에 따라 작성 후, 법원사무관이 기명날인(또는 법원 직인을 날인)하여 공증 효과를 부여합니다.
보관 및 폐기: 발급된 서류는 민원사무처리내규에 따라 정해진 기간(작성 후 6개월) 동안 보관되며, 일정 기간 후 폐기됩니다.
(3) 작성 방식과 인증 문구
문서 양식: 정본, 등본, 초본에는 “정본(등본·초본)입니다”라는 인증 문구와 인증 연월일이 기재되며, 법원의 인(청인)은 별도로 찍지 않습니다.
업무 능률화: 인증기나 천공기를 사용하여 관서별 고유번호를 문서에 압날하는 방법도 채택되어, 각 장 사이에 간인을 별도로 찍지 않고도 효율적인 관리가 가능합니다.
5. 비밀보호를 위한 열람 제한 및 취소신청 – 민감정보 보호의 세부 절차
소송기록에는 당사자의 사생활이나 영업비밀 등 민감한 정보가 포함될 수 있으므로, 법원은 이를 보호하기 위해 열람·복사 제한 조치를 마련하고 있습니다.
(1) 비밀보호 대상과 제한 신청
비밀의 종류: 당사자의 사생활에 중대한 영향을 미치는 정보, 영업비밀(생산·판매 방법, 연구데이터, 고객명부 등) 등이 해당됩니다.
제한 신청 요건: 당사자는 소송기록에 기재된 비밀 부분에 대해 [전산양식 A2210]을 이용하여 서면으로 제한 신청을 해야 하며, 신청 시 1,000원의 인지를 부착합니다.
신청 시기: 당사자가 준비서면이나 서증를 제출한 이후, 해당 비밀이 기록에 포함되었을 때 제한 신청이 가능하며, 증인신문조서 등 증언 자료의 경우도 신속한 신청이 요구됩니다.
(2) 제한 결정 및 관리 절차
제한 결정: 법원은 제출된 소명자료(보고서, 진술서, 증거자료 등)를 바탕으로 비밀의 존재 여부 및 중대성을 객관적으로 평가한 후, 전부제한 또는 일부제한 결정을 내립니다.
기록 표지 및 목록 기재: 제한 결정이 내려지면 소송기록 표지에 ‘열람 등 제한 있음’이라는 붉은 고무인을 붙이고, 별도의 제한관계 일람표(전산양식 A2213)를 작성하여 기록의 혼선을 방지합니다.
제3자의 열람 처리: 제한된 문서 전체 또는 일부에 대해 제3자가 열람을 신청할 경우, 해당 문서를 소송기록 본체에서 분리하거나 비밀부분에 검은색 칠을 하여 내용이 확인되지 않도록 제공하는 절차가 마련되어 있습니다.
(3) 취소신청 절차
취소 신청 대상: 제한 결정에 의해 열람이 제한된 제3자는 민사소송법 163조에 따른 제한요건이 존재하지 않거나 소멸되었음을 주장하며 제한 결정 취소 신청([전산양식 A2211])을 할 수 있습니다.
소명자료 제출 및 심리: 취소 신청 시 신청인은 비밀성이 더 이상 유지될 필요가 없음을 입증할 소명자료를 제출해야 하며, 법원은 당사자와 신청인의 주장 및 제출 자료를 토대로 심리 후 취소 여부를 결정합니다.
통지 및 항고: 제한 결정 취소 후에도 당사자는 항고할 수 있으며, 취소 결정의 효력은 확정되어야 열람 제한 조치가 해제됩니다.
6. 결론 및 활용 팁 – 실무 적용 시 유의사항 및 최신 정보 확인
법원에서 소송기록의 열람·복사와 공증사무, 그리고 비밀보호를 위한 제한 조치는 재판의 투명성과 당사자의 민감정보 보호를 동시에 달성하기 위한 중요한 제도입니다.
실무 적용 시 유의사항은 아래와 같습니다.
신청 전 자신의 자격 및 제출 자료를 면밀히 준비할 것
법원에서 제공하는 전산양식 및 안내문을 꼼꼼히 확인할 것
비밀 제한 신청 시 소명자료의 제출과 기재사항을 구체적으로 작성할 것
또한 최신 정보 확인을 반드시 하시기 바랍니다. 법원의 내부 규정이나 예규는 변경될 수 있으므로, 실제 소송 진행 시 해당 법원의 최신 안내문 및 홈페이지 정보를 참고하는 것이 중요합니다.
이와 같이 소송기록 열람·복사 및 공증사무, 그리고 비밀보호 절차를 보다 세부적으로 이해하면, 법률 전문가뿐만 아니라 일반 당사자도 재판 기록 관리 체계와 관련된 복잡한 절차를 명확하게 파악할 수 있습니다. 본 글이 관련 제도의 전반적인 흐름과 세부사항을 이해하는 데 실질적인 도움이 되길 바랍니다.
