일의 우선순위 정하기, 내 사업 성공을 위한 필수요소

우리는 하루를 어떻게 보내는가? 보통 잠에서 일어나 씻고 출근하고 업무를 하며 집으로 돌아와서 쉼을 갖는다. 이렇게만 보면 우리는 비슷한 일상을 살고 있는 것처럼 보인다. 하지만 그 이면에는 수많은 고민과 계획과 다양한 실행이라는 에너지가 들어간다. 사람마다 그리고 하고 있는 일에 따라 상당히 복잡할 수도 있고 단순할 수도 있다. 분명한 것은 우리의 삶에는 하루, 일주일, 한달, 일년 사이에 수많은 일들이 벌어지고 있고 이를 수행하고 있다는 사실이다.

우리는 ‘정리가 안된다’는 이야기를 많이 한다. 수많은 일에 대한 정리부터 내 집안 공간이나 사무공간의 정리까지 많은 것이 내 주변에 정리해야 할 것 투성이다. 수많은 자원들이 내 삶의 공간속에서 흩어져 있기 때문이다.

어떨 때는 내가 예전에 만든 파일이 어디에 있는지 한참 찾을 때도 있다. 사무실에서는 내가 놔뒀던 서류가 어디에 있었는지 한참 찾기도 한다. 이는 내 자원에 대해 정리가 안되어 있기 때문에 나타나는 현상일 것이다. 정리를 한다는 것은 바로 내가 가진 인맥⋅돈⋅물건⋅시간⋅에너지에 대해 질서를 두어 언제든 사용할 수 있게 통제 가능한 상태로 만드는 것을 의미한다. 이를 위해서는 물건이나 일에 대해 우선순위를 둘 수 있어야 하며, 불필요한 것을 없애 효율성을 만드는 것이 필요하다. 이는 내 집안공간도 사무공간도 생산공간도 내 컴퓨터의 파일도 마찬가지다.

일에 대해서 생각해보자. 회사에서 업무를 하시는 분들도 마찬가지이지만 사업을 하시는 분들은 정말 많은 일들을 해야 한다. 그리고 사업의 발전을 위해 해야 하는 일도 존재한다. 하지만 누군가는 이러한 일들을 질서 있게 잘 수행하는 경우도 있지만 해야 할 일은 많은데 다 하지 못하고 시간이 부족한 사람들도 있다. 이는 내가 가지고 있는 물건이나 공간, 시간, 일에 대해 진정한 주인이 되지 못했기 때문이다. 실제로는 내가 가진 자원이 무엇인지 어디에 있는지 어떤일을 먼저 추진해야 하는지 모르는 경우가 많다. 한마디로 일이나 업무, 자원에 대해 소유하고 있는 것 뿐이지 나 자신이 제대로 활용하고 있지 못한 것이다.

당연한 이야기지만 업무를 잘하거거나 성공하기 위해서는 일을 잘해야 한다. 일을 잘한다는 것은 필요한 일을 적재적소에 잘 수행할 수 있는 역량이 있다는 것이다. 그리고 성과를 만들어 내는 추진력도 있어야 한다. 이번 칼럼에서는 이렇게 일을 잘하기 위한 필수요소인 우선순위를 선정하는 방법 중에 하나를 안내해 본다.

업무적으로 수행해야 하는 일이 많을 때 일의 우선순위를 정하는 방법 중에 긴급도/중요도 매트릭스를 사용하는 경우가 있다. 한마디로 지금 수행하고 있는 많은 일들에 대해 긴급도와 중요도 두가지 축을 기준으로 구분하여 배치하고 우선순위를 정하는 것을 이야기 한다.

현재 내가 해야 하는 일 중에서 중요도가 높은지와 낮은지, 그리고 긴급하게 해야 하는 일인지 아닌지에 따라 4가지 영역으로 구분이 되는 것이다. 일을 하다보면 긴급하지도 않고 중요도도 낮은 과업이 있다. 그리고 긴급하게 수행해야 하면서 중요도도 높은 과업이 있다. 이것을 머릿속으로만 생각하고 있으면 뒤죽박죽 되기 마련이다. 이렇게 위의 장표처럼 일들을 배치하여 놓고 보면 오히려 당장 해야 할 일과 나중에 해도 되는 일이 명확해지게 된다. 업무에 대한 우선순위를 정하는 방법으로 간단하면서도 효과적으로 분류할 수 있게 된다. 위와 같은 영역으로 일을 구분하다보면 긴급하지도 않고 중요도도 낮은 과업에 대해 신경 쓰고 있었던 나 자신의 모습을 발견하게 되기도 한다.

긴급도/중요도 매트릭스를 9개의 영역으로 구분하여 나누게 된다면 좀 더 정밀하게 과업의 우선순위를 분류할 수 있게 된다. 진행하는 프로젝트 자체가 수행해야 하는 일이 많을 때 좀 더 유용하게 사용할 수 있는 방법이 된다. 중요한 과업의 영역과 가장 중요한 과업의 영역의 경우에는 업무적으로 바로 수행해야 하는 일이 될 것이다. 다만 중요하고 긴급하다는 기준을 제시해 주어야 한다. 조직원들이 각기 다른 기준으로 분류하지 않게 하기 위해서 말이다. 이러한 업무를 구분하는데 있어 중요한 것이 있다. 하지 않아도 될 일이라면 과감하게 해당 내용을 제외시켜야 한다. 불필요한 일을 구분해 내는 것도 중요하다. 그래야 효율성이 개선될 수 있다.

우리는 업무를 하면서 기획부터 실행, 사후관리까지 상당히 많은 일들을 수행하게 된다. 이러한 업무들을 나만의 규칙으로 내 회사만의 기준으로 정리하지 않는다면 업무 추진에 있어 효율성이 떨어질 수 밖에 없게 된다. 내 과업을 정리하고 통제가능한 상태로 만드는 것, 그것이 바로 남들보다 효과적으로 성과를 거두어가는 방법이 아닐까 한다. 긴급하고 중요한 것이 무엇인지 일의 우선순위를 정하고 이를 실행해 보자. 내 사업의 성공을 위해 무엇을 먼저 해야 하는지가 명확해 질 것이다.

<내용 요약>

정리의 진정한 의미: 정리는 단순히 치우는 것이 아니라 시간, 에너지, 지식 등 내가 가진 자원을 언제든 즉시 활용할 수 있도록 '통제 가능한 상태'로 만들어 업무의 주도권을 잡는 과정입니다.

매트릭스를 통한 시각화: '긴급도와 중요도'를 축으로 업무를 4사분면(또는 9영역)으로 배치하면, 머릿속에 엉켜 있던 과업 중 당장 실행할 일과 과감히 버려야 할 일이 명확히 구분됩니다.

성공을 만드는 업무 질서: 나만의 명확한 기준으로 우선순위를 정해 불필요한 일을 제거하고 핵심 과업에 집중할 때, 업무 효율이 극대화되며 비로소 사업의 성과를 만드는 '일 잘하는 사람'**이 될 수 있습니다.

충청일보 칼럼니스트 경영지도사 안시헌