출근하면 이메일부터 확인하는 당신에게
더 나은 주니어가 되는 방법(23)
출근하면 가장 먼저 하는 일이 뭐야?
혹시 받은 이메일함부터 가장 먼저 확인하지는 않아?
퇴근한 사이에 무슨 일이 있었는지 궁금할 테니까.
출근하면 이메일을 열어서 구독 중인 뉴스레터를 읽는 것도 소소한 재미지.
뉴스레터 메일 사이에 끼어있는 '요청드립니다' 제목의 이메일에는 잠깐 눈살이 찌푸려지지만 말이야.
그런데 출근하고 받은 메일함을 정리하다 보면,
골치 아픈 메일에 답장하느라 머리를 싸매기도 하고
요청받은 자료들을 정리해서 답신하느라 어느새 오전 시간이 훌쩍 가버린 적이 있지는 않아?
그럼 정작 내가 오전에 하기로 했던 일은 '일단 점심 먹고 생각하자'에 묻히고 말지.
오늘 내가 하고 싶은 이야기는 '출근하자마자 해야 할 첫 번째 일은 이메일을 확인하는 게 아니다'는 거야.
우리는 왜 출근하자마자 이메일을 확인할까?
출근 후 루틴의 일부로 습관처럼 이메일부터 들어가는 사람도 있겠지만,
대부분은 불안하기 때문이겠지.
내가 지금 당장 처리해야 할 급한 일이 퇴근한 사이에, 주말 사이에 생겼고
이메일로 긴급한 요청이 왔다면?
그럼 지금 당장 받은 이메일함을 확인해서 답장해야지.
그런데 이메일을 확인했을 때, 내가 확인 즉시 답신을 해야 하는 긴급한 이메일을 받은 적이 얼마나 돼?
예를 들어, 당장 2시간 뒤에 예정되어 있던 미팅의 장소와 시간을 변경해야 하는 상황이 발생한 경우처럼 말이야.
그런데 한 번 생각해 보자.
그런 긴급한 상황이 발생했을 때 너라면 어떤 방법으로 상대방과 소통할 것 같아?
메일함을 바로 열어봐야 할 것 같은 불안함을 전혀 느낄 필요가 없는 이유야.
지금 당장 처리해야 할 긴급한 일을 전화나 메신저가 아닌,
이메일 한 통만으로 요청하는 사람은 없으니까.
출근하자마자 가장 먼저 이메일을 확인하면 발생하는 일은
업무의 순서가 뒤죽박죽이 되어버려.
실제로 받은 이메일 리스트를 확인해 보면, 여기저기서 '답변해 달라', '알려달라', '처리해 달라' 아우성이야.
게 중에는 내가 쉽게, 많은 시간을 들이지 않고 해결할 수 있을만한 일도 많아.
그렇다 보니 지금 당장 할 수 있는 쉬운 일부터 처리해야겠다는 유혹에 빠지기 쉽지.
그럼 시간이 오래 걸리고, 많은 고민과 노력을 해야 하는
어렵고 중요한 일은 뒷전으로 밀리게 돼.
특히, 업무의 우선순위를 스스로 판단하고
우선순위가 높은 순서대로 일하는 요령이 부족한 주니어들은 더 유혹에 취약할 거야.
또, 그리고 내가 출근하고 나서 (아직은) 쌩쌩한 머릿속에
다음 주까지 답장해야 하는 요청을 담아둘 필요가 있을까?
방금 출근해서 쌩쌩한 에너지는 더 긴급하고 중요한 곳에 쓰여야 해.
이메일 답장하느라 날아간 내 멘탈은 되돌릴 수 없다출근하면 이메일 확인 대신 10분만 '나에게' 투자하자.
이메일 확인 대신, 출근하자마자 해야 할 일은 '첫 To do list 작성'이어야 해.
(왜 '첫 to do list'일지는 조금 더 읽어보면 알 수 있을 거야.)
더도 말고 덜도 말고 딱 10분만 투자하자.
To do list 작성할 때는
'내가 어제 못한 업무는 무엇인지'
'이번 주에 완료해야 할 중요한 마일스톤은 무엇인지'
'기한이 정해져 있는 업무는 없었는지' 등
다양한 질문을 스스로에게 던져 봐.
이때 중요한 것은, 출근 후 작성하는 '첫 to do list'는
그 어떤 외부의 영향을 받지 않은 상태에서 스스로 발산하는 게 중요하다는 거야.
동료나 외부 이해관계자를 제외하고 일단 내가 해야 할 역할과 책임지고 있는 일이 있잖아?
일단 온전히 내 루틴 안의 업무들을 중심으로 탄탄한 첫 to do list를 작성한 상태에서 하루를 시작해 봐.
그러고 나서 받은 이메일함이나 사내 메신저를 확인해서 그 to do list에서 추가하거나 빼야 할 업무가 있는지 체크하는 거야. 그리고 업무의 우선순위를 바꿔야 하는 게 있다면 우선순위를 조정하면 돼.
혹은 내 루틴대로 작성한 첫 to do list에서 오전 내에 긴급하게 처리해야 할 업무가 있다면
그 일을 처리하고 나서 이메일이나 사내 메신저를 확인해도 전혀 문제 될 것 없어.
답장할 겨를도 없이 당장의 긴급한 일을 처리하느라 모든 에너지를 쏟은 사람에게
본인의 연락에 바로 답장하지 않았다고 그 누가 감히 욕할 수 있을까?
이메일 답변을 하다가 정작 내가 해야 할 다른 업무에 투입할 시간을 빼앗기고 퍼포먼스를 못 냈던 억울한 경험
다른 사람에게 중요한 일을 처리하느라 내 중요한 업무를 못해 야근을 한 경험
누구나 한 번쯤 갖고 있지 않아?
나의 to do list를 탄탄하게 만들었더라면 발생하지 않을 수도 있었을 거야.
이메일에 휘둘리는 대신 출근 후에 작성한 탄탄한 to do list라는 무기로 내 업무 시간을 확보하는 건 어떨까?
모두가 급하다고 아우성치는 이메일들이 우리의 하루를 망치게 내버려 두지 말자.
이메일을 보낸 사람이 급한 만큼 내 일도 중요하고 소중하니까.
우리의 보람된 하루를 지키자!결론
출근한 후 가장 먼저 해야할 일은 메일이나 메신저 확인이 아닌, to do list를 작성하는 것이다.
