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Dec 06. 2022
엑셀 업무일지 제대로 사용하기(업무일지ver.2)
하루 10분 투자로 계획-실행-회고까지 끝내고 싶은 사람 여기여기 붙어라
드디어 소개하는 업무일지 ver.2
주기적으로 울리는 브런치 알람을 보며 어서 다음 글을 써야겠다고 생각하던 중, 다소 충격적인 사실을 알게 되었습니다. 바로 구글에 '엑셀 업무일지'를 검색했을 때 제 글이 최상단에 노출된다는 것이었는데요.
어쩐지 조회수 추이가 심상치 않았습니다.열심히 만들었는데 혼자 사용하기 아쉬워서 공유드린 업무일지를 이렇게 많은 분들이 찾아주시는 것에 큰 책임감(?)을 느끼고, 지난번 글에서 약속드렸던 업무일지 ver.2를 소개해드립니다.
ver.2를 제작할 때는 제가 사용하면서 불편했던 점과 댓글 피드백을 반영해 몇 가지 사항을 보완했습니다. 추가로, 업무일지를 쓸 시간이 없어서 활용을 못 하고 있다는 의견을 참고하여 이번 글에서는 '하루 10분'을 투자해 해당 업무일지를 활용하는 방법을 함께 소개해드리려고 합니다.
요약
- 이번 업무일지는 지난번 업무일지에서 몇 가지가 보완된 ver.2이다.
- '하루 10분'만 투자해 업무일지를 작성(활용)할 수 있는 방법을 함께 소개할 예정이다.
ver.2에서 달라진 것
각각의 항목에 대해서는 아래에서 자세히 설명해드리겠습니다.
1. 회고 기능 강화
- 'N주차 종합' 항목 추가: 매주 초, 일주일 스케줄 관리 가능
- 'Review' 탭 추가: 일 단위 / 주 단위로 회고한 내용을 한번에 모아서 볼 수 있음
2. 언어 변경
- 조금 더 직관적으로 사용할 수 있도록 영어 최소화 (모두 한국어로 바꿈)
3. 편리성 최대화
- 체크박스(☑) 선택 시, 완료한 항목을 자동으로 음영 처리
그럼 이제 아래 ver.2 파일을 다운로드해주세요.
▼ 아래 버튼에 파일이 첨부되어 있습니다 ▼
* 회사에서 One Drive / Google Drive 등의 사용이 가능할 경우 웹에 올려두고 사용하시면 편리합니다.
* 보안 상 웹에 올려두고 사용하는 것이 불가하다면, 엑셀 파일 형태를 그대로 사용하시면 됩니다.
업무일지 구성
1. [1월]~[12월] 탭: To-do List 작성
- 일정 관리, 업무목록 정리, 달성현황 점검, 일간/주간 회고
2. [Time-Tracker] 탭
- 업무별 소요 시간 파악
3. [Review] 탭
- 일간/주간 회고한 내용을 한 페이지로 모아서 확인 (자동)
각각 이렇게 생겼습니다.활용방법
- 1단계 <계획>: 주요 일정 정리, 우선순위에 따라 업무 계획 (출근 후 5분)
- 2단계 <실행>: 지정해둔 순서대로 업무 처리, 업무 시작-끝 시각 기록 (일과시간)
- 3단계 <회고>: 달성현황 점검 & 후속 업무 점검, 업무 회고 내용 작성 (퇴근 전 5분)
1단계: <계획>
- 목적: 주요 일정 정리 & 우선순위에 따른 업무 처리순서 정하기
- 작성영역: [1월]~[12월] 탭 (중에서 오늘 날짜에 해당하는 부분)
- 작성방법: 아래를 참고해 ① ~ ⑤번 칸을 순서대로 채우기 → 우선순위별 업무순서 정하기
1) Weekly 계획 (매주 월요일에만 작성)
① 날짜: 이번주 날짜, 주요 일정 작성
② 이번주 해야 할 일 작성: 우선순위, 마감기한 포함하기
2) Daily 계획 (매일 작성)
① 날짜: 오늘 날짜 쓰기 (단축키: Ctrl + ;)
② 요일: 오늘 요일 쓰기
③ 주요 일정: 계획되어 있는 일정 쓰기 - 회의, 교육일정 등
④ 오늘 해야할 일 적기 (가장 중요!)
⑤ 메모: 잊으면 안 되는 사항 메모하기
+ 정렬 기능을 통해 업무 순서 정하기 ★ (우선순위 기준: 내림차순 정렬 / No. 기준: 오름차순 정렬 활용)
- 아래 그림처럼 순서 정렬의 기준으로 삼을 셀을 선택하시고, 상단의 '데이터'를 클릭해주세요. 그리고 '정렬' 옆에 있는 조그마한 버튼을 눌러주시면 됩니다. 참고로 ㄱㅎ이 오름차순, ㅎㄱ이 내림차순 정렬 버튼입니다.
- 혹시 잘 안 되신다면 이전 글에서 알려드린 방법대로, 필터를 설정하여 정렬하시면 됩니다. (기준셀 선택 - '필터' 클릭 - 오름차순/내림차순 정렬)
*** 위 방법이 잘 안 되시는 분들이 많아서 지워둡니다. 아래 세 번째 이미지는 무시하시고, 필터를 직접 설정하여 정렬하시면 됩니다.
2단계: <실행>
- 목적: 업무 달성현황을 실시간으로 파악하고, 업무별 소요시간을 확인하기
- 작성영역: [1월]~[12월] 탭 + [Time-Tracker] 탭
- 작성방법: 아래를 참고해 ① ~ ④번 칸을 순서대로 채우기
1) Time-Tracker 탭 (업무 시작 / 끝날 때마다 작성)
① 날짜: 오늘 날짜 쓰기 (단축키: Ctrl + ;)
② 구분: 업무 종류 쓰기
③ 업무: 업무 내용 쓰기
④ 시작, 끝: 업무를 시작한 시각 & 끝낸 시각 적기 (단축키: Ctrl + Shift + ;)
2) 1월~12월 탭 (업무 하나 끝낼 때마다 작성)
① 완료: 완료 시 체크박스(☑)로 바꿔주기 (자동 설정되어 있음!)
② 비고: 후속 업무, 해당 업무 관련 메모 등 써두기
③ 메모: 피드백 받은 내용, 잊으면 안되는 내용 등 기록해두기
* 체크박스 입력 시, 하단에 업무 달성률(%)이 자동으로 계산됩니다.
* 체크박스 입력 시, '완료' 칸과 '업무' 칸의 색상이 자동으로 변경됩니다. (신기능!)
- 특히 '업무' 칸의 경우 이전에는 수작업으로 색상을 변경해야 했는데요, 너무 귀찮아서 체크박스와 연동되어 자동으로 바뀌도록 설정해두었습니다. 지겨운 회사생활에 한줄기 재미를 더하기 위해, 매주 다른 색으로 설정해두었으니 하나씩 까보는(?) 재미를 느껴보시길!
3단계: <회고>
- 목적: 스스로에 대해 평가해보고, 업무 비효율이 생기는 부분이 없는지 점검하기
- 작성영역: [1월]~[12월] 탭
- 작성방법: 아래를 참고해 ① ~ ④번 칸을 순서대로 채우기
1) Daily 회고 (매일 작성)
① 회고: 오늘 하루를 되돌아보며 잘한 점 / 배운 점 / 아쉬운 점 등을 기록하기
- 이때, [Time-Tracker] 탭을 참고하여 필요 이상으로 오래 걸린 일은 없는지 등을 참고하는 것도 좋습니다.
2) Weekly 회고 (매주 금요일에만 작성)
① 완료: 완료 시 체크박스(☑)로 바꿔주기
② 회고: 평균적인 업무 달성률, Daily 회고 등을 참고하여 한주를 돌아보기
* Daily, Weekly 회고를 적어주시면 [Review] 탭에 자동으로 해당 내용이 연동됩니다. (신기능!)
- 회고의 목적은 결국 되돌아보는 것이므로, 회고한 내용을 읽어보는 것이 아주 중요하다고 할 수 있습니다. 다만, 하나씩 적어둔 내용을 굳이 찾아서 읽어야 한다면 또 안 읽게 되는 것이 사람 마음 아니겠습니까? 그래서 여러분의(그리고 저의) 귀차니즘을 해결하기 위해 [Review] 탭을 생성했습니다. 매일 적기만 하세요! [Review] 탭에 알아서 차곡차곡 내용이 쌓입니다. 그리고 회고한 내용을 모아보고 싶을 때 [Review] 탭을 열어보시면 됩니다. 아주 간단하죠?
글을 마치며 & 부탁의 말씀
여기까지 그간 업데이트한 업무일지 ver.2의 내용과 사용법을 설명드렸는데요, 몇 가지 업데이트한 내용들을 여러분께서 좋아해주셨으면 좋겠습니다. 이것이 바로... 개발자의 마음일까요? (참고로 저는 개발과는 거리가 먼 문과입니다.ㅎ)
더불어, 지난번 글의 말미에 적었던 내용을 또한번 말씀드리며 글을 마무리하려고 합니다. 정말 감사하게도 제 업무일지를 찾아주시는 분들이 점점 늘어나고 있는데요, 공들여 제작한 업무일지인만큼 여러분께서 정말 잘 사용하고 계신지가 몹시*100 궁금합니다. 그래서 실제 사용해보신 후기&피드백(좋았던 점/개선되었으면 하는 점)을 제게 남겨주시면 (혹시나 만들지도 모를 ver.3에) 참고하도록 하겠습니다.
아래 오픈채팅으로 남겨주셔도 좋고, 조금 부담스러우시다면 이 글의 댓글로 남겨주셔도 좋습니다. 적극적인 피드백 부탁드립니다.
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