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by 서용마 May 27. 2018

컬러를 활용한 나만의 분류법

Workflowy, Outlook, 바인더



일본에서 구입한 Pentel FITLINE


올해 2월 일본 여행을 다녀오면서 올해 컬러 체크에 좀 더 신경 쓰기 위해 형광펜 5색을 구입했습니다.


스티커 라벨과 아웃룩 범주


작년 말에 컬러를 활용하자는 글을 하나 썼습니다. 단순히 예뻐 보이기 위한 용도가 아닌 컬러를 활용한 '나만의 분류법'으로 시간 관리, 자료 관리 등을 하기 위해서입니다. 글에서는 바인더에 활용하는 스티커 라벨과 아웃룩 범주를 통한 분류법도 함께 소개하기도 했습니다.


올해 컬러 활용기로 찾아뵙겠다는 내용


그리고 본문 하단에는 올해는 컬러를 좀 더 활용해서 다시 활용기로 찾아뵙겠다고 혼자만의 약속(?)을 하기도 했죠.



Color Check in Workflowy

올해는 바인더와 Workflowy에 굉장히 집중하면서 기록하고 있는데요. 특히 Workflowy는 유용하게 정말 잘 쓰고 있습니다. 바인더에 쓰기 위해 일본에서 구입한 형광펜의 컬러에 맞게 Workflowy에서도 함께 컬러 분류법을 사용하고 있습니다.



시간관리 측면에서 각각 컬러들이 가지는 의미는 위 사진과 같습니다. 컬러는 크게 업무/투자/모임/개인/자기계발까지 총 5개의 영역으로 나눠집니다.


1. 수익을 발생시키는가?
2. 미래를 위해 투자한 시간인가? (수익성이 없어야 함)
3. 자기계발과 관련이 있는 모임인가?
4. 개인적으로 활용한 시간인가? (생산적이지 않아야 함)
5. 자기계발과 관련된 활동인가?


이런 기준에 따라 영역을 나누고 있습니다. 기준은 뭐 언제든지 변할 수 있습니다. 저 혼자 쓰는 거니깐요.



Daily Note in Workflowy


이렇게 분류한 컬러는 데일리 노트에서도 활용하고 있습니다. 이미 처리한 일은 완료 처리를 해서 취소선이 그어져 있고, 아직 처리하지 않은 일은 그대로 남아있습니다. 컬러에 따라 어떤 영역의 일을 처리하면서 보냈는지 쉽게 파악이 가능하죠.

 

Color Check in Weekly


물론 주간 계획 표에서도 컬러는 활용이 됩니다. 개인정보 때문에 많은 내용들을 모자이크 처리하긴 했지만 컬러만 봐도 제가 한 주동안 어느 영역에 집중했는지 금세 파악이 가능하죠.



Sticker Label in Monthly


주간 계획표에서는 시간 기록을 포함한 과정이라면 월간 계획에서는 '결과'에 집중해서 기록하고 있습니다. 브런치에 글을 발행하거나, 영화를 관람하거나, 모임을 하거나, 일이 마무리가 되면 스티커 라벨을 활용해서 월말에 월간 피드백을 할 때 분석하기 위한 자료로 활용합니다.


물론 아웃룩에서도


일정은 아날로그 도구(바인더) 뿐만 아니라 디지털 도구(아웃룩, 구글 캘린더)에서도 함께 관리하고 있는데요. 아웃룩에서도 범주를 통해 얼마든지 컬러를 통한 분류가 가능하죠. 바인더(주간/월간), Workflowy, Outlook 등에서 사용하는 컬러는 약간의 차이는 있을 순 있어도 최대한 비슷한 컬러를 통해 분류 방법을 통일하고 있습니다. 컬러를 통한 분류법은 몇 년 동안 이어오고 있기 때문에 굳이 작성한 내용을 보지 않더라도 잠깐 쓱 보면 어떤 영역에 집중했는지 파악이 가능합니다.


관리하지 못하는 범위를 최소화한다.

 

그런데 여기서 의문이 하나 생기죠. 왜 이렇게 도구를 많이 쓰는 거지? 저 같은 경우 다른 분들보다 다양한 도구를 폭넓게 쓰고 있는데요. 바로 관리하지 못하는 사각지대를 최소화하기 위해서입니다. 하나의 도구를 선택한다는 건 나머지 선택하지 않은 도구의 장점을 포기한다는 뜻이기도 한데요. 대신 하나의 도구만 쓰게 되니 모든 기록이 한곳에 집중되니 사용하기에는 수월하겠죠. 그러나 저 같은 경우 선택되지 않은 도구의 장점을 극대화하기 위해 하나의 도구 대신 여러 도구를 사용하는 방법을 선택하고 있습니다.


 오! 이거 좋은 방법이다 싶어서 저를 따라 하시다 보면 아마 멘붕에 빠질 수도 있으실 거예요. 어느 정도 각 도구에 익숙해지고 선택에 따른 리스크를 충분히 인지하셔야 합니다. 그렇지 않으면 오히려 생산성이 심각하게 저하될 수도 있습니다.


 Workflowy는 컬러 분류법이 전혀 활용이 되지 않고 있었는데 마침 좋은 방법이 생겨서 이렇게 분류법에 추가하게 되었네요. 주로 쓰고 있는 도구들 모두가 컬러 분류법이 적용되면서 앞으로 좀 더 관리할 수 있는 커버리지가 넓어질 것으로 예상됩니다.




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