매출 개선 및 증대는 문서 관리 자동화에서 시작됩니다.
회사를 다녀보신 분이라면 누구나 공감할거라 생각이 되는데요.
업무 효율성을 떨어뜨리는 지시가 있는데 바로 반복적으로 문서나 규정, 내용을 찾아달라는 요청입니다. 다들 경험해보셨을거라 생각이 되는데요. 이미 이전에 전달한 이메일이나 메시지, 문서 등을 다시 찾아달라고하는 경우가 이에 해당됩니다.
이런 반복적인 문서, 내용 찾기 요청은 중요한 업무에 집중하지 못하게 방해를 합니다.
그래서 오늘의 포스팅은 문서 관리 자동화에 대해 하려고합니다.
그 이유는 기업 매출을 향상시키는 중요한 첫걸음이기 때문이죠.
오늘의 목차입니다.
이제는 다양한 기업에서 인공지능 기술을 활용한 문서 관리 시스템으로 문서를 효율적으로 관리하고, 직원들이 더 나은 업무 환경에서 매출 증대에 집중시키는 것이 가능해졌습니다. 그럼 문서 관리의 혁신이 얼마나 중요한지 함께 알아보시죠.
01. 직원들의 사내 문서 & 정보 검색 스트레스
쌓여만 가는 문서와 데이터 속에서 아직까지도 많은 기업들은 사내 문서 관리에 필요성을 느끼지 못하고 있는것 같습니다. 이는 기업의 관리자분들의 업무 관성 때문이라 생각이 드는데요.
아래 팀원들을 시키면 어떻게든 반복적으로 내용을 찾아서 가져다 주기 때문입니다.
하지만 이러한 지시는 팀원들에게 크나큰 스트레스이자 직장에 대한 회의감마저 들게 할 수 있죠.
때문에 이 글을 읽고 계신 기업내 관리자분들은 업무 환경 개선을 위해 'AI 기반 문서 관리 자동화'를 아주
진지하게 고려해야 합니다.
02. AI를 활용한 문서 관리
AI 기반 문서 관리란 인공지능 기술을 활용하여 문서를 하나의 데이터베이스로 통합해 저정하고 대규모언어모델 기술로 검색, 관리, 생성 및 분석할 수 있는 시스템을 의미합니다.
좀더 구체적으로 설명하면 AI 기반 문서 관리는 주로 챗봇 솔루션의 형태로 도입할 수 있습니다.
사내 데이터 통합 솔루션의 일환으로 운영되며, 하나의 지식 데이터베이스에 각부서에 흩어져있는 문서를 통합하는 것이죠. 여기에는 자연어처리 기술, 생성형 AI 기술이 접목된 챗봇을 연동시키는 것입니다.
자연어 처리 기술을 활용하면 비정형 데이터인 문서를 손쉽게 관리할 수 있으며 복잡한 SQL 을 작성하지 않아도 자연어 질문만으로 문서의 내용을 찾을 수 있죠. 이렇게 문서 관리 자동화 환경을 구축해놓으면 직원들의 문서찾기 스트레스를 줄여주고 매출 상승 업무에 집중시킬 수 있습니다.
그렇다면 매출 증가로 이어지게 하려면 어떻게 해야할까요?
03. 매출 증가로 이어지는 방법
위에서 말씀드린 것처럼 불필요한 문서 혹은 규정, 데이터, 내용 검색 시간을줄여줌으로써 더 중요한 업무에 집중시켜 매출을 상승시키는데 직,간접적으로 기여할 수 있게 되는 것입니다.
여기서 직원들이 더욱 시간을 할애해야하는 업무는 무엇일까요?
즉, 매출을 상승시키는 직접적/간접적인 업무는 다음과 같습니다.
• 고객 의견 수렴 및 만족도 증가
고객의견 수렴 및 반영은 만족도 증가로 이어지며 이는 재구매율을 촉진시키고 고객 이탈을 감소시킵니다.
⮕ 재구매율 촉진 : 만족한 고객은 다시 구매할 가능성이 높습니다. 긍정적인 경험은 고객의 충성도로 이어져, 반복적인 구매를 촉진합니다.
⮕ 고객 이탈 감소: 만족한 고객은 경쟁사로 이동할 가능성이 낮습니다. 고객 이탈이 줄어들면 안정적인 매출 기반을 유지할 수 있습니다.
:
• 직접적으로 매출 상승을 일으키는 새로운 프로젝트
매출 상승을 일으키는 새로운 프로젝트란, 기업이 매출을 증가시키기 위해 기획하고 실행하는 특정한 이니셔티브 또는 전략적 활동을 의미합니다. 주로 새로운 제품 기획 및 개발, 서비스 업데이트 등이 있습니다.
구체적인 사례로는 스타벅스의 사이렌오더가 있습니다.
⮕ 스타벅스의 사이렌오더 : 스타벅스는 고객들이 모바일 앱을 통해 미리 주문하고 결제할 수 있는 사이렌오더 앱을 개발해 도입하여 대기 시간이 줄이고, 고객의 편의성이 증가시켜 매출을 크게 상승시켰습니다.
더욱 구체적인 문서 관리 자동화 챗봇 사례가 궁금하시면 아래 사례를 확인해주세요.
오늘은 기업 매출 향상이 문서 관리 자동화에서 시작하는 이유에 대해 알아보았습니다. 앞으로 많은 기업들은 엑시와 같은 문서 관리 챗봇 솔루션 도입으로 직원들의 업무 환경을 개선시키고, 기업의 매출도 함께 상승시킬 수 있을 것입니다.
효율성을 잃지 않으면서 고객의 요구를 충족시키는 것
이 것이 이 글의 핵심입니다.
감사합니다.
