비즈니스 관계란 '일적으로만 만난 사이'를 뜻한다. 근데 사람들은 종종 공과 사를 구분하지 못하고 마치 사적인 관계인 것처럼 선을 넘는다. 아무리 일적으로 친해진 사이라도 비즈니스 관계는 비즈니스 관계일 뿐이다. 우리가 지켜야 할 선은 무엇인지 알아보자.
1. 연락하는 시간: 업무와 관련된 연락은 출근 후, 퇴근 전에 하는 것이 기본이다. 내가 오전 9시 전에 업무를 시작하더라도 상대방을 배려해서 오전 9시 이후에 하도록 하자 (보통의 경우 오전 9시부터 오후 6시까지가 근무시간이다) 그리고 오전 9시가 되자마자 연락을 하지 말고 최소 30분 정도는 더 지나고 하면 좋다.
업무 시간이 끝나가는 오후 5시 이후에는 연락을 자제하는 것이 좋다. 정말 급한 경우가 아니라면 아무리 늦어도 오후 5시 30분 까지다. 꼭 오후 5시 55분, 59분에 "괜찮겠지" 라고 막연하게 생각하는 사람들이 있다. 마치 '막차' 타듯이 연락을 하는 것은 비매너다.
2. 연락하는 방식: 상대방에게 전화, 카카오톡, 이메일 등을 이용해서 수시로 연락을 하는 사람들이 있다. 그런 사람은 뒤에서 욕먹기 딱 좋다.
업무와 관련된 연락은 기본적으로 이메일로 하자. 이메일은 상대방으로 하여금 생각할 시간을 주고, 히스토리를 남기기에 유용하다.
정말 급한 경우에는 전화를 하고, 연락을 안 받는 경우에 메시지를 남기도록 한다. 메시지 확인이 늦거나 통화로 하는 것이 나은 경우에는 시간 차를 두고 다시 전화를 해본다. 매우 급한 경우가 아니라면 메시지만 남겨 놓고 기다리는 게 매너다.
3. 이메일 형식: 이메일을 '막' 쓰는 사람들이 있다. 이메일 제목, 내용의 구성, 작성 형식에 신경을 써야 한다. 어떤 사람은 이메일을 친구에게 쓰듯이 물결 기호(~), 'ㅋㅋ', 'ㅎㅎ' 등을 사용하는 것을 봤다. 정말 프로페셔널 하지 못한 경우다.
이메일은 항상 공식적인 교신이라고 생각하고 최대한 갖출 건 다 갖춰서 써야 한다. 이메일을 보내기 전 맞춤법 검사는 기본이고, 내용에 미흡한 점은 없는지 검토할 필요가 있다.
물론 아는 사람 사이나 직장 상사 스타일에 맞춰서 쓸 때는 다를 수 있지만 일단 기본적인 건 지키는 게 좋다.
4. 인사: 전화 통화를 할 때면 다짜고짜 자기 할 말을 하는 사람이 있다. 제발 그러지 말자. 상대방을 배려해서 지금 통화해도 괜찮은지, 짧게 통화가 가능한지 확인하는 습관을 갖자.
그리고 상대방에 맞춰서 대화를 할 필요도 있다. 누구는 용건만 알기를 원하고, 누구는 안부 인사를 나눈 후 용건에 대해 말하기 원할 수 있다.
상대방을 나에게 맞추려고 하지 말고, 나를 상대방에게 맞추도록 하자. 그리고 안부 인사와 끝인사는 친절하고 공손하게 하자. 목소리 톤도 바꾸고, 내가 아무리 화가 나고 기분이 좋지 않더라도 인사만큼은 좋게 하는 것이 서로의 관계에 있어서 중요하다.
5. 말투: 상대방과 대화를 나눌 때는 항상 조심하자. 이메일을 쓸 때도 내가 사용하는 말투나 어조가 혹여 상대방으로 하여금 오해를 사지 않을지 고민할 필요가 있다.
예를 들어, "~바랍니다"라는 어떻게 보면 보편적인 비즈니스 용어이지만, 누군가에게는 마치 명령하는 것처럼 들릴 수 있다. 차라리 "~부탁드립니다" 또는 "해주시면 감사드리겠습니다"가 나을 수도 있다.
나는 의도하지 않았는데 상대방은 오해하기 쉬운 경우가 많다. 그래서 내가 쓰는 언어에 대해서 다시 한번 고민하자. 안 좋은 이야기를 할 때도 가급적 공격적인 태도는 피하고 최대한 정중하게 말할 수 있도록 한다.
