재택근무 중 화상회의 기술
1. 우리가 화상 회의에 집중하지 못 했던 이유
2. 회의 전 : 일정과 아젠다 사전 공유
3. 회의 중 : Everybody's on the ame page
4. 회의 후 : 회의 후의 회의는 없다
1. 우리가 화상 회의에 집중하지 못했던 이유
대면 환경이 기본 조건일 때 보고는 팀원 모두가 한 공간에 모여 이루어졌는데요. 주로 간단한 배경 정보와 프로젝트 현황 요약 내용을 종이로 공유하고 공유된 내용을 토대로 질문과 답변을 하며 세부 사항을 구체화 할 수 있었죠. 의사결정자는 모든 협업자가 모인 자리에서 피드백을 주어 방향을 제시할 수 있었는데요. 비대면 환경에서는 실시간으로 협업자들이 어느 정도 업무를 이해했는지, 어떤 것을 기대하고 있는지 등 자유로운 의견 교환이 어렵습니다. 이로 인해 다양한 의견이 나오기도 어렵고 PM과 의사결정자 위주로 커뮤니케이션이 이루어지다 보니 관련 협업자들은 시간 낭비라 느끼기도 쉽습니다.
2. 회의 중 : 일정과 아젠다 사전 공유
이를 해결하기 위해서 실행해야 할 몇 가지 사항이 있는데요. 먼저 일정을 미리 정하고 의사결정자를 포함한 모든 팀원들에게 1차로 회의 아젠다를 공유합니다. 주제와 아젠다에 대해 아무런 준비가 되지 않은 참석자는 회의 내내 어떤 의견도 내지 못한 채 끝내는 경우가 많습니다. 사전에 일정을 정하고 아젠다를 공유하는 것은 팀원이 좋은 의견을 낼 수 있도록 하는 배려와 독려입니다. 아젠다 뿐 아니라 관련된 참고 자료도 함께 첨부해준다면 팀원의 의견에 깊이를 더할 수 있는 재료가 되겠죠. 또한, 간단한 워드 파일이 아닌 온라인으로 자료를 공유할 수 있는 협업툴을 이용하면 사전에 관련 내용에 대한 의견을 댓글로 추가할 수도 있는데요. 이러한 기능을 이용하면 의견을 낼 수 있는 기회와 시간이 더 주어질 수 있습니다.
3. 회의 중 : Everybody's on the same page
무엇보다 중요한 때는 회의 중이겠죠. 화상 회의를 이용해 본 분들이라면 누구나 본인의 얼굴을 클로즈업되고 있는 카메라가 부담스럽다고 느낀 적이 있을거라 생각되는데요. 자꾸 본인이 나오는 화면에 시선이 가게 되면서 회의에 집중할 수 없는 경우도 있었을 것입니다. 실제로 Zoom fatigue라고 하여 뇌에 집중력을 방해하는 작용이 일어난다는 연구 결과도 있는데요. 이를 위해, 간단한 인사 후 화상 캠은 꺼놓는 것도 집중을 위한 좋은 방법 중 하나입니다. 또한, 노이즈를 막을 수 있는 헤드셋이나 이어폰을 이용하는 것도 집중을 도울 수 있습니다.
개인적인 준비가 끝나면 화상 회의 시작과 함께 가벼운 안부와 잡담을 주고 받는 시간을 5분 정도 가지는 것을 권합니다. 가볍게 대화가 오가다 보면 긴장이 풀리고 물리적 거리감으로 인해 생긴 심리적 거리감을 줄일 수 있기 때문이죠. 이러한 시간은 자유로운 의견을 주고 받을 수 있는 힘이 되기도 합니다.
가벼운 잡답 후에는 화상 회의 서비스의 '화면 공유' 기능을 통해 사전에 공유했던 아젠다를 3분 정도 먼저 짚어줍니다. 이는 팀원들이 마지막으로 자신의 생각을 정리하고, 업무의 중요한 부분을 파악할 수 있도록 도와줍니다. 이후, 아젠다를 중심으로 나온 의견들은 동시 편집이 가능한 협업툴을 이용해 실시간으로 자신의 의견을 정리할 수 있도록 합니다. 의견 뿐 아니라, 회의 중 결정된 업무 일정, 각자의 할 일을 페이지 내에 실시간으로 입력하며 정리합니다. 쉽게 말하자면, 회의록을 실시간으로 작성하는 것입니다.
4. 회의 후 : 회의 후의 회의는 없다
회의 중 전한 팁을 실행하셨다면 사실 회의 후 필요한 액션은 더 이상 없습니다. 이미 회의록 작성이 끝났고 업무 분장과 일정 정리가 명확해졌기 때문이죠. 온라인상으로 문서 공유가 실시간으로 이루어지는 협업툴을 이용하고 있다면, 회의록을 전달하는 과정도 필요없습니다. 비대면 회의는 종료 이후 업무에 대한 이야기를 빠르게 나누기 어렵습니다. 대부분 메신저를 통해 재확인을 요청할 수밖에 없는데 이는 업무를 방해하는 요인이 되죠. 화상 회의 중에는 모든 의견과 아젠다를 공유하고 이후 시간은 실제 진행해야 할 업무에 집중하세요.