입찰제안서 초안 잡기
과업지시서와 제안요청서를 잘 보고 기획하자
입찰제안서 초안 잡기
날씨가 여름이다. 올해는 얼마나 더우려고 하는지... 6월 중순인데도 불구하고 7~8월 한 여름 더위가 느껴진다. 오랜만에 또 이렇게 글을 쓰면서... 안부인사를 "더위 조심하세요!"로 시작하겠다.
참고로 필자는 여전히 컨설팅하고, 강의하고, 제안서 쓰고, 사업계획서 쓰며 살고 있다. '소모임'에 '강의하고, 연구하고, 제안서 쓰는 사람들'이라는 모임도 운영하고 있으니 관심 있는 분들은 가입하셔도 된다.
필자가 가장 많이 검토하거나 페이퍼를 쓰거나 하는 분야는 단연코 사업계획서이다. 아무래도 스타트업의 액셀러레이팅을 하게 되면 가장 많이 접하게 되며, 종종 심사를 하거나 직접 쓰기도 하기 때문에 사업계획서가 익숙하다.
그런데 작년부터 심심치 않게 의뢰 들어오는 것 중에 하나가 바로 입찰제안서 컨설팅이다. 입찰제안서는 사업계획서와 구조가 다르고 접근방식도 다르기 때문에 사업계획서 작성을 주로 하시는 분들이 입찰제안서를 못 쓰시는 분들이 많다. 물론, 입찰제안서 쓰시는 분들이 사업계획서를 생소하게 여기는 분들도 많이 있으시다.
뭔가, 사업계획서-입찰제안서-논문은 같은 구기종목이지만... 농구, 야구, 축구 같은 느낌이랄까...
아무튼 오늘은 입찰제안서가 어떤 것인지 이해하고, 필자 본인이 실제로 초안을 어떻게 잡는지를 예를 들어가며 이야기해보고자 한다.
제안요청서와 과업지시서. 전쟁과 전투의 차이라고나 할까!?
입찰공고문을 클릭하면 가장 먼저 보이는 것이 일단 입찰공고문서, 그리고 제안요청서와 과업지시서가 있다. 입찰공고문은 그렇다고 치고... 제안요청서와 과업지시서를 여는 순가 이런 생각이 든다. '아... 하기 싫다...'
제안서의 금액이 크면 클수록 '더... 하기 싫다...' 왜!? 분량과 내용이 너무 많으니까. 아래 초안 잡는 예시의 경우 A4 40페이지였는데 그나마 한글 글씨 포인트가 15라서 분량 적기가 좀 덜했는데... 100페이지.. 200페이지... 아예 무제한으로 나오는 경우는 더 하기 싫다. (*물론, 챗지피티가 나오면서 부담이 훨씬 덜해진 건 사실!)
제안요청서와 과업지시서의 가장 큰 차이라고 한다면 개인적으로는 '전쟁'과 '전투'로 비교하고 싶다. 제안요청서는 본 과업에 대한 전반적인 내용이 담겨 있는 페이퍼라면, 과업지시서는 각각 세분 분야별로 필요한 것을 명시한 페이퍼이다. 즉, 제안요청서가 큰 지도라면, 과업지시서는 각 지역에 어떤 맛집이 있고 어떤 곳을 가야 하는지 설명해 놓았다고 생각하면 된다.
입찰제안서는 공고한 기관이 이미 설계한 상태로 전달되며, 제안서작성의 핵심은 업이 최대한 잘 진행될 수 있음을 어필하는 것이다. (*사고 안 나게...) 기획이나 사업계획서를 주로 쓰는 분이라면 답답함을 느끼기도 한다. 하지만, 다르게 생각해 보면 과업을 실질적으로 잘 운영되게끔 안전하게 설계만 하면 되기 때문에 시장조사를 많이 해한다거나 비즈니스 모델을 새롭게 짜야한다거나 하는 게 없어서 좀 더 쉽게 접근 가능하다. (... 순전히 필자 본인 생각이긴 하다...)
그렇다면 초안은 어떻게 잡아야 하나? 생각보다 간단하다.
제안요청서의 용역 목적과 목차를 확인하자!
용역의 목적!!본 예시는 며칠 전에 입찰제안이 끝난 LH 작은 도서관 지원센터 운영 용역이다. 제안요청서에서 가장 먼저 확인해야 할 부분은 바로 용역 목적이다. 위 목적을 확인해 보면 크게 1. 단지별 맞춤형 컨설팅, 2. 운영인력 지원, 3. 입주민 운영 활동가 양성 교육 및 공동체 활성화 프로그램 운영임을 알 수 있다.
용역 목적을 확인해야 하는 이유는 '본 사업을 우리가 할 수 있나?'를 가늠해야 하기 때문이다. 물론, 본 글을 보는 사람이 제안서 작성을 반드시 해야만 하는 팀장이나 대표라면....'일단 하고 본다'이겠지만... 개인적으로는 제안서는 사람을 갈아 넣는(?) 작업이기 때문에 용역 목적을 잘 확인하고 접근하라고 조언하고 싶다.
사람이건 기업이건 효율적인 에너지 관리는 필요하다. 그래야 확실한 건을 잡아낼 수 있으니까....
그리고 확인해야 할 것은 바로 목차다.
제안요청서 내에 있는 목차다. 대부분 비슷하다. 제안요청서에는 대부분 이렇게 목차가 주어진다. 완전 빈종이를 주면서 작성하라는 경우도 있다. 그럴 경우에는 심사점수를 어디서 어떻게 배분하는지 확인하고 진행한다.
일단, 각 목차를 보면 어떤 내용이 들어가야 하는지 확인 가능하다. 대다수의 용역 사업은 목차가 비슷하다. 종종 어디에 어떤 내용을 넣어야 하는지를 명시해 놓은 샘플 타입의 목차가 주어지기도 한다.
일단 목차를 그대로 한글로 가져와서 이렇게 잡아두자. 그렇다면 이제 어떻게 한다!? 본 제안서 목차를 그대로 복사해서 가져오자. 그리고 각 부분에 어떤 게 들어가야 하는지 확인하자. 필자는 일단...! 미리 만들기를 실행! 제안 요청서에 '휴먼명조', '15p'라고 명시되어 있어서 아래의 이미지와 같이 만들어 놓는다.
이렇게 만들어두면 일단 제안요청서의 1차적인 임무를 마친 것! 이제 과업지시서로 가보자.
과업지시서!? 어떤 목차에 뭐가 들어가야 할지 살펴보고 일단 넣어보자!
과업지시서에 나와 있는 세분내용. 위는 요약이지만 매우 세분화해서 자세하게 설명해 준다. 제안서가 쓰기 어려운 이유는 일단 제안요청서와 과업지시서에 내용이 너무 많아서이다. 본 입찰제안을 살펴보니 총 6개의 세부과업 내용이 있었다. 6개 정도면 양호한 편... 20억~30억 정도의 입찰제안의 과업내용을 살펴보면 10개~20개의 세부과업내용이 있는 경우도 허다하다.
어쨌든... 본 공고에서는 위와 같이 총 6개 존재했다. 자 그럼 어디에 어떻게 넣어야 할지 본다면...!
일반적으로 1번에는 전반적인 추진체계에 대한 내용이다. '지원센터 운영'의 내용을 살펴보면 본 과업이 어떻게 잘 진행될지에 대한 내용이다. 그렇다면 목차에서 '용역 추진 계획'에 1번 내용을 풀어 넣으면 된다. 추진 체계와 조직 구성 등에 관한 내용으로 과업지시서의 설명에 나와 있는 내용을 확인하고 넣어보자. 과업지시서 본문이 무려 1페이지 이상으로 자세히 설명되어 있으니 너무 겁먹진 말자.
2번의 경우 운영 종합 컨설팅인데, 이 부분은 목차를 살펴보니 주요 과업 수행 추진전략 및 세부 추진 계획에서 1. 작은 도서관 활성화에 맞아떨어진다. 그렇다면 위와 마찬가지로 과업지시서 내용을 다시 살펴보고 어떻게 넣어야 할지 확인하자.
이렇게 3번, 4번, 5번, 6번의 구성을 살펴보고 목차에 넣으면 아래 이미지와 같이 방향이 잡히게 된다.
과업지시서 내용을 목차에 넣어보자!물론, 위 목차에 들어가는 내용들 중에 과업지시서의 일부 내용을 각 목차에 맞게 좀 더 녹여 넣기도 한다. 하지만 그건 다음의 문제고, 어쨌든 1차적으로 어떻게 써야 할지의 초안은 위와 같다. 그러고 나서 다시 과업지시서를 확인하고 어떤 내용이 들어가면 더 좋을지 기획해서 넣는다.
지금부터가 바로 물리적 시간과의 싸움이다.
실제로는...!?
실질적으로 실행할 수 있는지 사전 작업이 중요
각종 제안서 컨설팅 의뢰를 받을 때 가장 안타까운 것 중에 하나는 '아무것도 세팅 안 해놓은 상태'인 경우가 허다하다는 것이다. 예를 들어서, 센터 운영이라면 센터 운영 방안이나 기존에 운영했던 내용 들이 없는 경우가 있으며, 교육 프로그램 설계라면 교육 기획이 하나도 안되어 있거나 콘셉트만 가지고 있는 상태에서 문의가 들어온다는 것이다. 말 그대로 아무것도 없는 상태에서 전반적인 설계와 작성이 다 필요한 경우...
사업계획서의 경우 아이디어만 있으면 어느 정도 구조화시키는 것이 가능하지만, 입찰 제안서의 경우 주관사가 노하우가 없거나 아무런 사전 준비가 안되어 있다면 그냥 탈곡기처럼 체력과 시간만 탈탈 갈려버리고 비용만 쓰고 끝나는 경우가 대부분이다.
말 그대로 제안서는 사전준비가 철저히 필요하다는 것. (*주관기관이 노하우가 없다면 참여기관과의 연대 방안이라던가, 공동 수급을 진행할 시 어떤 기업이 주관을 서야지 가능성을 높일 수 있다던가 등등....)
어쨌든 본 글은 필자가 초안을 잡을 때 하는 방법이니 조금이나마 도움이 되었으면 한다. 모든 제안서의 답은 제안요청서와 과업지시서에 있으니... 현재 작업 중인데 막혔다 싶으시면... 당장 다시 한번 과업지시서와 제안요청서를 펼쳐보자!!
