성공적인 회의를 위해 반드시 지켜야 할 3가지
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‘회의(會議)’
2명 이상의 다수인이 모여 어떠한 안건을 놓고 의논하는 행위
직장생활을 하다 보면 또 빠질 수 없는 것이 회의입니다. 심한 날엔 하루에 4번도 넘게 회의가 잡혀 본격적인 업무를 시작하기도 전에 파김치가 되어 버리기도 하죠. 게다가 회의에 참석하고 나면 무언가 의사결정이 이루어지고 업무의 방향이 보여야 할 텐데, 오히려 회의장을 나오면 더욱 갑갑한 기분만 느끼기 일수입니다.
그렇다면 시원하게 원하는 결과를 도출해내는,
성공적인 회의가 되기 위해서 신경 써야 할 점은 무엇일까요?
1. 공지 없는 회의, 계획 없는 회의는 버리자.
갑작스러운 회의는 혼란 그 자체입니다. 참석자는 아무것도 준비하지 못한 채 하던 일을 잠시 미뤄두고 회의에 참석합니다. 그리곤, 예정에 없던 아이디어를 쏟아내고자 머리를 한층 더 격렬히 쥐어짜냅니다.
물론, 갑작스러운 위기·사고 상황에 따른 긴급대책회의란 것이 존재하기는 하지만 그러한 특수한 경우가 아닌데 단순히 상사의 독단적인 필요로 인해 다른 직원들이 회의에 동원된다면? 이는 분명 인력의 낭비라고 볼 수 있는 요소입니다.
회의의 중요도에 따라 하루 이틀 전부터 일주일 보름전까지, 충분한 시간을 두고 미리 공지하여 회의에 참석할 각자가 미리 스케줄을 조정하고 회의자료를 정리할 수 있도록 하는 것이죠. 프로젝트 도중에도 프로젝트 일정에 회의 시간을 미리 고정해 놓는 것도 좋은 방안입니다.
업무를 진행할 때, 두서없이 진행하는 것보다는 정확한 일정 계획을 세워 진행하는 것이 당연한 것이고 이미 나온 일정을 이래저래 미루는 것은 현명하지 못한 방법입니다. 그렇기에 업무 일정에 회의 시간도 당연히 포함시켜 프로젝트가 진행되는 동안 계속해서 이전 사항을 점검하고 다음 사항들의 디테일을 만들어 나가는 것이 현명합니다.
2. 너의 회의 주제를 알라.
생각보다 많은 이들이 사전 준비 없이 회의에 참여하곤 합니다. 이는 자신의 순간순간 번뜩이는 순발력을 맹신했을 수도, 그런 준비를 미리미리 할 만큼 부지런하지 않을 수도, 심지어 너무 많은 일에 치여 그럴 시간도 없을 수도 있을 텐데요.
업무에서도 내가 하는 일이 무엇인지 알아야 자기 할 일을 찾을 수 있듯이, 회의도 어떠한 안건으로 진행하는지 알고 있어야 회의 참석자가 어떤 자료를 찾아보고 무슨 아이디어를 말할지 생각할 수 있는 것은 너무나도 당연한 일입니다.
너무나도 당연한 이야기 같지만 많은 곳에서 회의를 위한 회의를 진행하는 경우를 심심치 않게 볼 수 있습니다. 어떠한 주제로 회의를 진행할지는 사전에 미리 회의 참석자들끼리 충분한 공지를 통해서 인지하고 있어야 합니다.
덤으로, 회의 주제를 명확히 인지하면 의견이 다른 곳으로 벗어나는 오류를 줄일 수도 있겠죠?
3. 시간도 줄이고 내용도 줄이고.
‘마라톤 회의’, 마치 한 번 하면 두세 시간을 넘어버리는 달려도 달려도 끝날 것 같지 않은, 이러한 회의는 시간이 갈수록 급격히 효율을 떨어뜨릴 뿐입니다. 회의 시간이 길면 그만큼 많은 이야기를 하게되고, 많은 아이디어를 나누고 디테일한 의사결정을 할 수 있다는 이전에 생각에서 벗어나 가장 힘껏 집중할 수 있는 약 한 시간 안에 회의를 끝내는 것이 좋습니다.
이는 회의자료도 마찬가지인데요. 많은 기업들이 이전에는 비주얼과 PT 능력을 강조하면서 내부 회의에서도 화려한 PPT의 회의자료를 요구하였습니다. 덕분에 많은 직원들이 회의 준비를 위해 불필요할 정도로 과도하게 추가 근무를 해야 하는 상황이 발생하기도 했는데요. 이에 비효율성을 느낌 어느 기업의 대표는 워드와 엑셀로 간단히 만든 자료를 통해 보고하고 회의하라고 업무지시를 내리기도 하였습니다. 실제로, 이 방법을 통해 회의와 업무의 능률이 오르는 효과를 보기도 했다고 합니다.
회의의 효율을 극대화하기 위해서는 우선적으로 형식과 절차를 버릴 필요가 있습니다. 회의 자료를 요약하여 전달하며, 회의에 앞서 미리 자료를 공유하여 회의 시간을 줄일 수도 있습니다.
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