회사에서 발표를 잘하고 싶다면 이것을 지키세요
공감 14 │ 잘했다 못했다 평가는 언제나 그렇듯이 한 끗 차이
“김대리, 이번에 부문 간담회 때 2009년 업종 동향에 대해서 발표 한번 해봐.”
“네, 제가요?”
“어, 한번 해봐.”
“네, 알겠습니다. “
“오 과장, 이번에 상법 개정사항 관련 발표준비 다 됐어?”
“네, 다했습니다.”
“강 차장, 금융시장 동향 발표를 좀 바꿔보자. 기존과는 차별화되게 색다르게 해 보자.”
“네, 알겠습니다. 좀 바꿔볼게요.”
“박팀장, 전사임원회의에서 우리 부문 연간실적 발표 이번에 발표 직접해.”
“네, 그냥 예전처럼 간단히 하면 되겠죠?”
“아니, 좀 깊이 있는 분석을 담는 게 좋지 않겠어?”
“네, 분석해 보고 다시 말씀드리겠습니다.”
회사생활을 하다 보면, 발표해야 하는 순간이 여러 번 찾아온다. 발표해야 하는 상황이 아주 많은 사람도 있겠지만, 누군가에게는 1년에 한 번 발표를 할까 말까인 사람도 있다. 발표를 많이 하게 되면 아무래도 경험이 쌓이면서 더욱 좋은 발표 수준을 갖추는 게 일반적이라 할 수 있겠지만. 주위의 사람들을 보면 꼭 그렇지도 않다. 안타깝게도 매번 똑같은 수준으로만 발표하는 사람들도 많다.
발표가 딱딱하고 그냥 자기 말만 한다던가, 어디에 핵심이 있는 건지 찾기 힘든 발표들. 아니면 청중의 수준을 모르고 혼자 어려운 얘기를 떠들고 있다던가, 관심 없는 분야를 더욱 관심 없게끔 만드는 지루한 발표. 목소리에 힘은 없고, 뭐 저렇게 추임새가 많은 건지 생각되는 발표까지.
그런 발표들을 듣다 보면, 결국 회의 끝나고 나오면서 사람들과 이런 대화를 하게 된다.
'횡설수설하던데, 도대체 뭔 소리를 하는 거야..'
'너무 어려운 내용이라서, 무슨 말인지 하나도 모르겠던데?'
'왜 저렇게 목소리가 작아, 하나도 안 들리게. 목소리가 너무 졸려..'
'아니, 거기서 그 말이 왜 나와. 그 말했더니 사장님 표정 봤어?'
발표한 사람들이라고 준비를 아예 안하진 않았을 것이다. 그런데도 저렇게 발표를 못한다는 평가가 나오는 것은 준비가 부족했거나, 본인 발표 수준에 대한 제대로 된 피드백을 받지 못하여 '뭐가 문제야.. 나는 잘 말했는데?'라고 생각하는 경우들이 많을 것이다.
회사 생활에서 일을 잘한다 못한다에 대한 평가를 받기 쉬운 자리가 바로
1. 타 팀과 회의할 때,
2. 윗분들에게 보고할 때,
3. 그리고 여러 사람 앞에서 발표할 때이다.
그래서 발표를 우습게 보면 안 된다. 특히, 처음 발표를 해보는 사람은 긴장해서 망치고, 많이 해본 사람은 하던 대로 해서 망할 수 있는 게 발표이다. 그러기 때문에 준비를 철저하게 해야 한다.
내 경우에는, 발표를 아주 자주라고는 할 수 없지만, 그래도 1년에 몇 번 정도는 많은 사람들 있는 곳에서 발표를 하게 된다. 다행히 발표 시간 자체를 좋아하는 편이라, 크게 긴장하거나 그리 어렵다고는 생각하지 않는다.
그러나, 준비를 소홀히 하는 법은 없다. 최선을 다한다고까지는 못할지언정 현장에서 벌어질 수 있는 다양한 상황을 고려하여 대비하는 편이다. 많은 노력에도 불구하고, 예상한 것과 달리 '오늘 너무 못했다. 아, 별로였다'라고 생각되는 날은 퇴근하는 내내 곱씹어 보게 된다.
'아, 거기서 그 말을 왜 했을까. 그 말은 굳이 안 해도 되는 거였는데..'
'아.. 그런 질문은 사실 나올만한 거였는데, 그걸 왜 공부 안 했을까.'
'아, 시간 때문에 말이 너무 빨랐어. 너무 급해 보였겠다.'
'준비할 때랑 다르게 막상 발표해 보니 임팩트가 별로 없어 보이네.'
준비가 완벽했을 때와 조금 소홀했을 때는 결과적으로 큰 차이가 난다. 조금 소홀했을 때라고 해서 준비량이 크게 부족한 게 아니다. 그럼에도 그 조금의 차이가 하필 재수 없게도 드러나게 되는 경우가 분명히 있다. 나도 그런 일들을 겪으면서, 심지어는 이불킥까지 하곤 했다.
이렇게 내가 그동안 경험한 바와 주위 사람들의 발표를 통해 얻은 지혜들을 담아 아래와 같은 발표 Tip을 전달하고 싶다. 발표를 처음 하거나 많이 했더라도 뭔가 부족하다고 생각하는 직장인들에게 도움이 되길 희망한다.
1. 콘텐츠 숙지는 필수 중의 필수. 모르는 내용은 아예 빼라.
발표 슬라이드(장표)에 담겨 있는 내용은 다 알고 있어야 한다. 발표를 하는 사람이라면 적어도 장표에 담겨있는 내용들에 대해서, 청중들보다 훨씬 많이 알고 있어야 한다. 그래야만 발표자에 대한 신뢰가 가고, 그 발표를 들을 가치가 있다고 생각한다.
어떤 내용을 담고는 싶은데, 제대로 설명을 못할 것 같으면 그 내용은 과감히 빼야 한다. 정확하고 완벽하게 대답할 자신이 없는데, 하필 그 장표의 내용을 질문받아서 우물쭈물 대답하는 모습은 발표를 아무리 잘해봐야 이미 신뢰도 0%로 수직하강하는 발표가 되어버린다.
다만, 어떤 내용이 너무 핵심적이어서 장표에 안 담는 것은 말이 안 된다면.. 본인이 그 내용을 정확히 설명할 자신이 없다고 한다면.. 그건 사실 발표를 하면 안 되는 사람이 발표를 하는 것과 마찬가지다.
발표 주제의 핵심인데 발표자가 제대로 모르고 있다면 그건 발표자로서 자격이 없는 것이다. 따라서 괜히 발표를 해서 오히려 약점이 노출되는 것보다는 발표를 다른 사람에게 넘기는 것이 맞고, 그럼에도 발표를 해야 한다면 그 내용에 대해서 밤을 새워서라도 정확하게 숙지해야 한다.
2. 자연스러운 느낌이 나오도록 적어도 세 번은 리허설을 해야 한다.
스크립트를 한번 써보는 것은 추천하지만, 토씨 하나 안 틀리게끔 스크립트를 다 외워버리는 것은 추천하지 않는다. 왜냐하면, 스크립트를 외워서 하면 자연스럽지 않기 때문이다. 스크립트에 담겨 있는 문어체를 자꾸 입 밖으로 읽어보면서, 최대한 본인의 자연스러운 언어로 바꾸는 연습을 해야 한다. 모든 문장이 '~다'로 끝나는 것보다는 가끔씩 '~요'자를 쓰는 것이 좋다.
"아까 말씀드린 내용을 다시 한번 짚어보겠습니다."
"아까 말씀드린 내용을 다시 한번 짚어볼 텐데요."
조금 더 부드럽고 자연스럽게 말이 나와야 한다.
그러려면 연습이 중요하다. 스크립트를 처음에는 다소 문어체로 썼더라도, 그것을 자연스러운 언어로 바꿔가면서 스크립트를 다듬는 것이 좋다. 물론 그렇다 해도 스크립트를 다 외우지는 못한다. 특히, 5분 넘어가는 발표에서 스크립트를 완벽히 외우는 것은 쉽지 않다. 그렇기 때문에 key 메시지를 숙지하고 그에 따른 자연스러운 흐름을 입으로 익히는 게 좋다. 최종적으로 나온 자연스러운 스크립트로, 적어도 세 번은 실전처럼 연습을 해야만 한다.
3. 중요한 발표일 수록 꼭 녹음을 해서 들어봐야 한다.
아무리 세 번을 연습한다 해도, 스스로 어떻게 말하고 있는지 자각을 해야 한다. 특히 스크립트 없이 실전처럼 연습할 때 어떤 톤으로 어떤 크기로 말하는지를 확인하는 것이 매우 필요하다. 그러려면 사실 녹음처럼 좋은 것이 없다. 목소리 크기를 체크해야 하고, 쓸데없는 습관이 있는지 확인해야 한다.
"어~ 지난주 금융시장에서 어~ 환율이 특히 많이 움직였는데요. 어~ 놀라운 것은 금리는 완전히 어~ 다른 움직임을 보였다는 것입니다. 어~ 그러니까..."
"저번에 유가가 너무 많이 올라서, 실적에 너무 영향을 많이 미쳤습니다. 계획 대비 너무 차이가 많이 나서 지금부터는 너무 비용을 많이 쓰지 않도록 관리해야 하는데, 너무 많은 투자가 여전히 잡혀 있어서 너무 우려되는 상황입니다."
사람들마다 많이 쓰는 단어가 있고, 흔히 말하는 본인들만의 추임새가 있다. 대화할 때는 그런 추임새가 신경 쓰이지 않는데, 발표할 때는 그런 추임새가 상당히 잘 들린다. 녹음을 해서 들어봐야 '아, 내가 이런 말을 나도 모르게 습관적으로 쓰고 있구나.'를 알게 된다. 마지막 연습 때에는 그런 습관이 나타나지 않도록 하는 것이 중요하다.
4. 질문에 대한 대응력을 높여야 한다.
사실 나올 수 있는 질문들은 뻔하다. 그런 질문들에 대한 대답을 준비하는 것은 쉽다. 장표에 대한 이해가 충분하다면 다 대답할 수 있는 것들이라 생각한다. 이런 질문들에 간결하고 쉽게 대답하는 연습을 미리 해놓는 것이 좋다. Q&A까지 완벽해야만, '발표가 참 물 흐르듯 하다'라는 칭찬이 나오게 되는 것이다.
다만, 문제가 언제 터지냐 하면 정말 대답하기 곤란한 질문이 나올 때이다. 예를 들어 사회가 또는 회사가 너무나도 당연하게 그동안 으레 해왔던 것들에 대한 질문이라던지, “아니 그건 CEO나 말할 수 있는 거죠..”라는 억울함이 생길만한 질문이라던지, 또는 우리 부서 얘기만 하기에는 다른 부서가 다칠 것 같은 대답이 나올 수밖에 없는 질문이라던지.. 이런 질문들이 사실 매우 어렵다.
모르는 내용을 억지로 대답하려다 보면, 말을 하면서도 오히려 '내가 지금 무슨 말을 하고 있는 거지?"라는 생각이 들면서 등에서는 식은땀이 난다. 그럴 때 잘 대답하는 사람도 있겠지만, 오히려 '아이고 저 친구, 발표 잘하다가 결국 말려버렸네."라는 평가를 받으며, 당황하는 답변 그 자체만 기억되게 된다.
그런 곤란한 질문에는 굳이 꼭 대답을 하려고 하지 않아도 된다. 오히려 대답을 하면 할수록 마이너스가 될 가능성이 높다. "회사가 그동안 계속 그렇게 해왔는데요."와 같은 대답으로 마무리하는 것은 무척 위험하다.
그보다는 "회사가 그동안 계속 그렇게 해온 부분이 있는데, 왜 그렇게 해왔는지에 대한 고민은 다소 부족했습니다. 말씀하신 질문 관련해서 좀 더 파악해서 다음번에 다시 답변드릴 수 있도록 하겠습니다."와 같은 대답이 차라리 낫다.
5. 시간 관리가 핵심이다. 두 버전으로 준비하면 더욱 완벽한 발표가 된다.
당신의 발표에 청중이 모두 관심을 갖고 있지는 않다. 아니, 대부분 관심이 별로 없다.
그리고 당신이 긴장하는 발표라면 그 청중이 대부분 윗사람들 경우일 텐데, 그 윗사람들은 바쁜(척하는) 사람들이다. 따라서 시간이 많지 않다. 그런 사람들의 시간을 마냥 뺏을 수는 없다.
그리고, 발표하는 현장에서의 상황이 항상 발표자를 위해 완벽하게 꾸며져 있지 않다. 다른 부분에서도 그럴 수 있겠지만 특히 시간적인 환경이 내 맘과 같지 않다. 나는 원래 시간표에 맞게끔 6분짜리 발표를 준비했는데, 갑자기 앞에 발표가 너무 늘어져서 나의 발표시간이 3분밖에 안 되는 상황들은 충분히 일어날 수 있다. 그러면 당황하기 시작한다.
'아, 나는 6분짜리로 그렇게 많이 연습했는데..'
'어떻게 이걸 3분으로 바꾸지?'
그래서 택하는 방법이 결국 빨리 말하기다. 6분 내용을 3분은 무리이고 4분에라도 하려면 말을 엄청나게 빨리 하게 된다. 그러면 청중들의 반응은 '어.. 좋다. 3분으로 빨리 끝내주네. 저 친구 맘에 드네.'라는 반응을 보일까? 절대 그렇지 않다.
'저 친구 도대체 뭐라고 하는 거야. 뭐 저렇게 빨리 말해. 하나도 못 알아듣겠네. 뭐 저렇게 여유가 없어.'라는 부정적 반응이 나오게 마련이다. 이렇게 하면 발표 점수는 100점 만점에 20점 받기도 힘들다.
그래서 내가 권하는 방법은 두 가지다. 60점짜리 방법 하나, 95점짜리 방법 하나.
1. 60점짜리 방법은 그냥 준비한 대로 하는 것이다. 아주 미세하게 말을 빨리할 수는 있다. 그래봤자 1분도 못 줄인다. 그것보다는 어느 한 부분을 통째로 거둬내는 방법이 좋다.
그러나 기껏 준비를 해왔는데 그중에 어떤 것을 통째로 거둬내야 하는지 판단이 안 서게 된다. 그럼 그냥 6분 다 해라. 어차피 줄여봤자 3분이다. 시간표를 관리하는 부서에서는 3분으로 줄여달라고 통사정을 하겠지만, 그냥 6분 준비한 대로 다 하는 게 낫다. 욕은 당신이 조금 먹고, 시간표를 관리하는 부서는 많이 먹게 될 것이다. 당신이 3분으로 무리하게 줄이면 욕은 당신이 대부분 다 먹고, 시간표를 관리하는 부서에서는 잘했다 칭찬받는다. 굳이 그럴 필요 없지 않은가.
3분 정도는 (윗사람들이 바쁜 척 하지만) 용인 가능한 범위다. 일부 진짜 바쁜 임원이 있어도 3분을 못 기다려주지는 않는다. 설령 그 3분 때문에 A라는 임원이 화를 내더라도 B부터 K까지의 임원들에게 20점짜리 평가점수를 받는 것보다는 낫다.
2. 95점짜리 방법은, 2개의 버전으로 미리 준비하는 것이다. 이런 상황을 대비해서 6분짜리 하나. 3분짜리 하나를 준비하면 된다. 물론 6분짜리 발표 준비에 80%의 노력을 쏟고 3분짜리는 비상상황이기 때문에 20%를 쏟으면 된다.
그러나, 그 20%의 노력을 해봤냐 안 해봤냐로 3분의 시간을 갑자기 할당받을 때 대응력에 큰 차이가 난다. 그 대응력의 차이는 청중들에게 좋은 점수를 받을 뿐 아니라, 갑작스레 상황이 바뀐 것을 아는 많은 사람들에게 특히 회자가 된다.
준비하는 김에 짧은 버전도 같이 준비해 보자. 준비가 그리 힘들지도 않다. 1년에 발표가 그리 많지도 않은데 더 완벽한 준비를 하는 것이 좋지 않을까.
6. 한두 마디의 불편한 워딩이 전체를 망친다
발표라는 것이 다 잘하고도, 진짜 ‘딱 한마디’에 의해 망치는 경우도 생긴다. 사람들의 뇌리에 딱 그것만 기억될 수 있는 것이다. 마치 역린과도 같은 워딩이 나온다던가, 굳이 쓸데없는 사족을 붙여서 '뭐야. 저 친구. 저렇게 생각하는 친구란 말이야?'라는 평가를 받게 된다.
개인적으로 이럴 때가 가장 아쉬운 것 같다. 발표의 모든 부분이 다 좋았는데, 굳이 한마디를 하는 바람에 청중들의 눈살을 찌푸리게 했다던가 또는 CEO의 심기를 거슬리게 한다면 도루묵 발표로 변해버린다.
이런 불편한 워딩을 막으려면, 회사와 청중에 대해서 잘 인지하고 있어야 한다. 지금 회사 상황이 어떻고 청중들은 어떤 사람들이며, CEO가 보통 또는 요즘 특히 싫어하시는 게 뭔지, 그리고 청중들 간의 역학관계는 어떤지를 잘 파악하는 것이 중요하다.
그 이후에는 스크립트를 쓰고 직접 말을 해보는 연습을 하면서, 그리고 질문에 대한 답변을 준비하면서 계속 갈고 다듬어야 한다. 막상 글로 써보거나 입으로 뱉어놓고 보면 '아, 이렇게 말하면 오해가 있겠다. 이렇게 말하는 것보다 이렇게 말하는 게 더 좋겠다.'라는 생각이 들 때가 많다.
그렇게 다듬다 보면, 막상 발표할 때도 의식이 좀 된다. 말을 할 때 '여기 부분은 이렇게 언급해야지' 하면서 말하게 되고, 질문이 들어와도 '이렇게는 말하지 말자..'라고 다짐하면서 대답을 하기 때문에 큰 실수를 줄일 수 있다.
중국의 삼국지(위촉오) 시대에는 격문 하나가 난(亂)을 일으키곤 했다. 그리고 2005년 스탠퍼드대학에서의 스티브잡스의 'Stay hungry, Stay foolish' 연설은 많은 사람들에게 감동을 주었다.
직장인인 우리들에게 삼국지와 스티브잡스는, 적합한 비유가 아닐 수 있으나, 우리네 인생에 있어서 발표라는 것을 어디서 하게 된단 말인가. 발표 한 번이 회사를 바꿀 수는 없지만, 회사에 작지만 의미 있는 영향을 끼칠 수도 있다고 생각한다.
그리고, 발표 한 번이 (현실적으로) 회사는 바꾸지 못하더라도, 당신에 대한 평가는 정말 달라지게 할 수 있다. 그런 의미에서 발표는 정말 귀중한 기회라고 생각한다. 다만 준비 없이 나섰다가는 오히려 마이너스뿐인 상처만 남을 테니, 위에 Tip대로 최선을 다해 준비하여 훌륭한 발표를 해보자.
미생에서 주인공 장그래가 슬리퍼를 들고 와서 발표하던 모습, 오 차장이 요르단 사업을 발표하는 모습을 떠올려보자. 거침이 없지만 진중했고, 놀라게 하면서도 핵심이 있었다. 그것은 상당한 통찰이 있었기에 가능한 것이지만, 그 통찰을 결국 실전에서 활용할 수 있던 것은 엄청난 연습 때문이라고 확신한다.
'Practice makes Perfect.' 누구나 연습만 하면 완벽을 기할 수 있다. 발표를 준비하는 사람들이여. 파이팅!
표지 출처 : 드라마 미생 4회
