면세 계산서는 부가가치세가 면제되는 거래에서 거래 사실과 금액을 증빙하기 위해 사용하는 공식 문서였다. 수출 거래, 외화 획득 용역, 특정 법령에 따라 면세가 적용되는 재화·용역 거래에서는 세금계산서 대신 면세 계산서를 발급해야 하는 경우가 많았다. 거래 금액과 공급 내역을 명확히 남겨야 향후 세무 신고나 거래 증빙 과정에서 문제가 발생하지 않기 때문에, 정확한 형식의 면세 계산서를 사용하는 것이 중요했다.
면세 계산서 양식은 한글(HWP), 엑셀(XLSX), PDF 등 다양한 형식으로 무료 제공되고 있었고, 공급자와 공급받는 자의 정보, 거래 내역을 바로 입력할 수 있도록 구성되어 있었다. 엑셀 양식의 경우 수량과 단가를 입력하면 합계 금액이 자동 계산되어 실무에서 특히 편리하게 활용할 수 있었다. 양식을 다운로드한 뒤 사업자 정보와 거래 내용만 기재하면 즉시 발급용 문서로 사용할 수 있었다.
면세 계산서에는 일반적으로 공급자 상호와 사업자등록번호, 주소, 공급받는 자 정보, 거래일자, 품목명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 비고란 등이 포함되어 있었다. 부가가치세 항목은 기재하지 않으며, 면세 거래임을 명확히 구분할 수 있도록 작성하는 것이 핵심이었다. 이 항목들은 거래의 사실관계를 입증하는 근거가 되기 때문에 빠짐없이 정확하게 작성해야 했다.
표준 양식을 사용하면 면세 거래와 과세 거래를 명확히 구분해 관리할 수 있어 회계 처리와 세무 신고가 훨씬 수월해졌다. 또한 거래처와의 금액 확인 과정에서 오해를 줄일 수 있고, 세무 조사나 증빙 요청이 있을 때도 바로 자료로 제출할 수 있어 실무 효율이 높아졌다. 반복 거래가 있는 사업장에서는 동일한 양식을 계속 활용할 수 있어 문서 작성 시간도 크게 줄일 수 있었다.
면세 계산서 양식은 면세 거래를 정확하게 기록하기 위한 기본 문서로, 무료로 제공되는 표준 양식을 활용하면 누구나 쉽게 작성할 수 있었다.