대표님을 위한 인사(HR)
인수인계
남겨주고 이어받음, 퇴사자에게 받는 업무는 '인계'만 쓰는 게 정확함
작은 회사 대표님들이 가장 당황하는 순간 중 하나가 직원의 갑작스러운 퇴사 통보입니다.
“다음 주까지만 다니겠습니다”라는 말 한마디에,
그 직원이 맡던 모든 업무가 대표의 책상 위로 쏟아집니다.
특히 스타트업이나 소기업은 매뉴얼이 정리되어 있지 않고, 인수인계도 구두로만 이뤄지다 보니 업무 공백이 더 크게 느껴집니다.
퇴사 관리와 인수인계는 복잡할 필요 없습니다. 중요한 건 ‘업무를 단순화해 기록으로 남기는 습관’입니다.
평소 : 엑셀 한 장, 구글 문서 한 장으로 모든 직원에게 매월 ‘내가 하고 있는 일의 목록’을 정리하게 하세요.
퇴사자 : 매일 쓰는 파일 위치, 반복되는 보고 경로, 자주 쓰는 대외 연락처를 정리해 달라고 하세요.
포인트 : “뭘 하고 있고, 어디에 무엇이 있구나”를 누구나 이해할 수 있게 기록하게 하면 훨씬 실용적인 인수인계가 됩니다.
즉, 인수인계는 거창한 매뉴얼이 아니라 누구나 이해할 수 있는 단순화된 업무 기록에서 시작됩니다.
갑작스러운 퇴사는 말 그대로 예고 없이 찾아옵니다. 저희 아이는 유아기 때, 갑작스럽게 나타나서 다가오는 것을 '나타온다'고 말했습니다. 지금 생각해 보니, 갑작스러운 퇴사는 나타나서 오는 '나타온다'는 표현이 더 맞는 것 같습니다. (참고로 나타온다는 표준어가 아니에요.) 갑작스러운 퇴사에 대표님이 가장 먼저 해야 할 일은 업무 공백을 메우는 우선순위를 정하는 것입니다.
1순위 : 회사 운영에 ‘당장 차질이 생기는 일’ (예 - 고객 응대, 매출 직결 업무 )
2순위 : 대표가 일시적으로 떠맡아도 되는 일
3순위 : 시간이 걸려도 되는 일
이렇게만 구분하고 대처해도 업무 혼란이 크게 줄어듭니다.(이제 어쩌지?, 우왕좌왕 등을 막아주죠.)
그리고 퇴사자에게 최소한의 인수인계 문서를 남기게 하는 게 핵심입니다.
퇴사 전날이라도 “오늘까지 한 일 / 남은 일 / 담당자가 알아야 할 3가지”만 정리하게 하면, 구두 인수인계보다 훨씬 효과적입니다.
많은 대표님들은 퇴사한 직원을 ‘다시는 안 볼 사람’으로 생각합니다. 하지만 조금만 시각을 바꾸면 퇴사자도 조직의 자산이 될 수 있습니다. 아래 세 가지를 잊지 말고, 퇴사(예정)자를 대하세요.
퇴사 직전 남기는 업무 기록은 후임자의 가장 현실적인 매뉴얼이 됩니다.
퇴사자의 경험담과 시행착오는 살아 있는 ‘실무 가이드’가 될 수 있습니다.
퇴사자는 퇴사 후에 갑사 직원, 거래처 직원, 협력관계, 고객, 안티가 될 수 있습니다.
퇴사 이후에도 퇴사자가 도움을 줄 수 있는 팁
① 퇴사 전 ‘인수인계 문서 + Q&A’ 만들기
업무 기록에 더해, 예상되는 질문과 답변까지 간단히 작성하게 합니다.
후임자가 참고할 수 있도록 구글 문서, 메일, 슬랙 등 공유 가능한 공간에 남깁니다.
② 퇴사자와 일정 기간 연락 유지 약속
"퇴사 후 한 달간 궁금한 내용은 메일/메신저로 물어볼 수 있다”처럼 현실적인 범위를 정합니다.
최대한 원활한 협조가 가능하도록 최소한의 예의와 감사 표시(선물, 금일봉 등)를 보여주세요.
③ 후임자와 퇴사자가 짧게라도 ‘온보딩 미팅’ 진행
퇴사자와 후임자가 30분~1시간 정도 만나서 업무 흐름과 팁을 전달하게 합니다.
퇴사 이후에 후임자가 채용되었더라도, 만나는 시간을 갖게 해주는 것을 추천합니다.(네트워킹 차원)
④ 퇴사자에게 감사와 인정의 메시지 남기기
퇴사 이후에도 협조를 잘 받으려면, 퇴사 전후로 성실하게 업무를 수행한 것을 인정하고 감사 인사를 전하는 것이 중요합니다.
⑤ 퇴사자와 좋은 관계 유지
SNS나 카톡 단체방 등 비공식 채널에 억지로 연결하지 말고, 자연스럽게 관계를 유지합니다.
회사와 퇴사자의 관계가 긍정적이면, 추후 프로젝트 협업이나 고객 소개 등에도 도움이 됩니다.
회사가 성장할수록 대표님의 머릿속에만 있던 기준이 문제를 만들기 시작합니다.
누구는 연봉이 빨리 오르고 누구는 평가 기준을 모르고 대표님은 매번 다른 판단을 하게 됩니다.
이때 필요한 건 복잡한 제도가 아니라 회사에 맞는 최소한의 인사 기준입니다.
저는 대표님 회사 상황을 함께 정리하고 인사체계를 설계하고 운영하는 일을 하고 있습니다.
대표님 회사에 맞는 방향이 궁금하다면 아래에서 자세한 내용을 확인해 보세요.