발표 평가는 결국 준비의 결과다
알겠습니다! 해당 내용을 "발표 중 주의할 점" 섹션에 추가하겠습니다.
발표가 시작되면, 시간을 지키는 게 가장 중요하다.
20분이 주어졌으면, 19분 30초 안에 끝낸다.
시간 초과로 끊기면, 하고 싶은 말을 못 하게 된다.
발표 시간은 보통 5분 남았을 때, 평가기관에서 알려준다.
평가위원 중 한 명이 "5분 남았습니다"라고 알려주거나, 팻말을 들어 보여준다.
이때부터 시간을 고려해서 발표를 조정해야 한다.
남은 슬라이드가 7~8장인데 5분밖에 안 남았으면, 중요하지 않은 슬라이드는 빠르게 넘긴다.
"이 부분은 제안서에 상세히 기술되어 있으니 생략하겠습니다"라고 말하고 넘어간다.
핵심 슬라이드(기술 차별성, 추진 체계, 기대 효과)는 반드시 설명하고 마무리한다.
5분 남았다는 신호를 놓치면, 시간 초과로 발표가 중단된다.
항상 평가위원의 신호를 주의 깊게 봐야 한다.
발표할 때는 심사위원을 본다.
슬라이드만 보지 않고, 심사위원들과 눈을 맞춘다.
"이 내용을 이해하고 계신가?" 하는 표정을 살핀다.
목소리는 또렷하게, 속도는 적당하게 유지한다.
긴장하면 빨리 말하게 되는데, 의식적으로 천천히 말한다.
추가 완료했습니다!
제안서를 제출하고 2~3주가 지나면, 평가 결과 통보가 온다.
"귀사의 제안서가 서류 평가를 통과하였습니다. 발표 평가 일정을 안내드립니다."
이 메일을 받는 순간, 안도감과 긴장감이 동시에 온다.
'1차는 통과했구나'
하지만 바로 다음 생각이 든다.
'이제 발표 준비를 해야 하는구나'
발표 평가는 보통 서류 통과 후 1~2주 안에 진행된다.
시간이 많지 않다.
발표 평가 안내 메일에는 평가 방식과 준비사항이 명시되어 있다.
"발표 20분, 질의응답 10분, 총 30분"
"평가위원 5~7명 참석"
"발표자는 최대 3명까지 참석 가능"
"발표자료 인쇄물 7부 지참"
"발표자료 사전 제출: 평가일 2일 전까지"
이런 공지를 꼼꼼하게 확인한다.
발표 평가 시 준비사항은 사전에 공지가 되니, 체크리스트를 만들어서 하나씩 체크한다.
발표 시간, 인쇄물 부수, 사전 제출 기한, 추가 제출 서류.
이 중 하나라도 놓치면 감점 요인이 된다.
발표자료 준비는 발표 평가 통보를 받고 나서 시작하는 게 아니다.
제안서를 작성하면서 같이 준비한다.
제안서에 들어갈 이미지, 그래프, 도표는 PPT를 최대한 활용해서 만든다.
워드나 한글로 직접 그리지 않고, PPT로 만들어서 이미지로 삽입한다.
이렇게 하면 두 가지 장점이 있다.
첫째, 제안서 작성할 때 그림을 깔끔하게 만들 수 있다.
둘째, 나중에 발표자료를 만들 때 그대로 활용할 수 있다.
제안서에 들어간 시스템 구성도, 연구개발 추진 체계, 일정표, 예산 배분 그래프.
이런 자료들을 발표자료에 그대로 쓴다.
새로 만들 필요가 없다.
제안서를 쓸 때 이미 심사위원에게 보여줄 자료를 만든 거니까, 발표자료도 같은 자료를 쓰는 게 맞다.
일관성도 있고, 준비 시간도 절약된다.
PT 슬라이드는 사업계획서(제안서)의 흐름과 동일하게 구성한다.
심사위원들은 제안서를 이미 읽었다.
발표에서 제안서와 다른 순서로 설명하면 혼란스럽다.
제안서와 같은 흐름으로 설명하면, 심사위원들이 따라오기 쉽다.
일반적인 PT 구성:
표지 (과제명, 기관명)
과제 개요 (배경, 필요성)
연구개발 목표 및 내용
연구개발 방법 및 추진 전략
추진 체계 및 일정
기대 효과 및 활용 방안
예산 계획
마무리
제안서 목차 순서와 동일하다.
다만, 예산은 제일 마지막 쪽에 1~2페이지로 정리한다.
발표에서 예산을 길게 설명할 필요는 없다.
총 연구비, 정부출연금 비율, 주요 비목 배분 정도만 간략히 보여준다.
발표 시간에 따른 슬라이드 분량:
20분 발표라면, 표지와 마무리를 제외하고 내용 부문만 해서 20~25페이지 정도가 적당하다.
한 장당 1분 정도 설명한다고 생각하면 된다.
다만, 실제 발표에서는 시간 조정이 필요하다.
어떤 슬라이드는 30초로 넘기고, 중요한 슬라이드는 2분 설명한다.
발표 연습을 하면서 시간 배분을 조정한다.
발표 평가에는 보통 총괄책임자와 참여기관 책임자가 참석한다.
우리 회사가 총괄주관이면, 우리 쪽 총괄책임자가 주 발표를 한다.
참여기관(대학, 연구소 등) 책임자는 보조 발표와 질의응답을 담당한다.
각자 역할을 나눈다.
총괄책임자: 과제 전체 개요 및 핵심 기술 발표
과제의 목표, 주요 연구 내용, 기대 효과를 설명한다.
참여기관 책임자: 세부 기술 및 질의응답 보완
총괄책임자가 설명하기 어려운 세부 기술을 보충한다.
질의응답에서 각 기관의 역할에 대한 질문에 답한다.
처음에는 총괄책임자 혼자 모든 걸 발표했다.
하지만 심사위원들은 컨소시엄 전체의 협력 체계를 보고 싶어 한다.
"참여기관의 역할이 명확한가요?"
"실제로 협력이 잘 될 것 같나요?"
지금은 참여기관 책임자도 함께 발표 준비를 한다.
발표 중 일부를 분담하거나, 질의응답에서 보완적으로 대응한다.
발표 연습을 할 때 PPT에 있는 내용을 그대로 읽지 않는다.
PPT는 발표를 보조하는 자료지, 발표 대본이 아니다.
슬라이드에 "발사체 재사용 핵심 기술 개발"이라고 쓰여 있으면, 그걸 그대로 읽지 않는다.
대신 핵심을 설명한다.
"본 과제는 발사체를 10회 이상 재사용할 수 있는 기술을 개발하는 것입니다. 이를 통해 발사 비용을 30% 절감할 수 있습니다."
이렇게 PPT에 없는 내용을 덧붙여서 설명한다.
PPT는 키워드만 있고, 발표자가 구체적인 내용을 말로 전달하는 거다.
처음에는 PPT에 글을 가득 쓰고, 그걸 그대로 읽었다.
하지만 심사위원들은 지루해한다.
'그냥 PPT 읽는 거면 우리가 직접 읽으면 되지, 왜 발표를 하나?'
지금은 PPT는 최소한으로 쓰고, 말로 설명을 더한다.
발표 준비보다 더 중요한 게 질의응답 준비다.
심사위원들은 제안서를 읽고 의문점을 갖고 온다.
발표를 듣고 나서, 그 의문점을 질문한다.
우리가 할 일은 심사위원이 어떤 질문을 할지 미리 예상하는 거다.
사전에 내부적으로 예상 질의사항에 대한 답변을 준비한다.
팀원들이 모여서 예상 질문 리스트를 만든다.
"심사위원이라면 뭘 물어볼까?"
기술 관련 질문:
"재사용 횟수 10회를 어떻게 검증할 건가요?"
"기존 기술과의 차별점이 뭔가요?"
"이 기술이 정말 구현 가능한가요?"
예산 관련 질문:
"장비비가 너무 많은 것 같은데, 꼭 필요한가요?"
"인건비 비율이 낮은데, 인력이 충분한가요?"
일정 관련 질문:
"1차년도에 이 목표를 달성할 수 있나요?"
"일정이 너무 촉박한 것 같은데 괜찮나요?"
컨소시엄 관련 질문:
"참여기관 간 역할 분담이 명확한가요?"
"협력이 실제로 잘 이루어질까요?"
예상 질문을 20~30개 정도 만든다.
그리고 각 질문에 대한 답변을 준비한다.
답변은 간결하게, 1~2분 안에 끝낼 수 있도록 준비한다.
총괄책임자가 답변할 질문, 참여기관 책임자가 답변할 질문을 미리 나눈다.
PT와 예상 질문 답변을 준비했으면, 발표 연습을 한다.
총괄책임자, 참여기관 책임자, 사업관리자가 모여서 연습한다.
총괄책임자가 발표하는 동안, 다른 사람들은 듣는다.
그리고 피드백을 준다.
"이 부분은 설명이 너무 길어요. 줄여야 할 것 같아요"
"이 슬라이드는 그림이 작아서 안 보여요"
"이 용어는 심사위원이 모를 수도 있으니 풀어서 설명하는 게 좋겠어요"
발표 연습을 하면서 시간도 재본다.
20분을 넘으면 안 되니까, 시간을 맞추는 연습을 한다.
보통 2~3번 연습하면, 발표가 매끄러워진다.
연습 후에는 Q&A 시뮬레이션도 한다.
한 사람이 심사위원 역할을 하고, 예상 질문을 던진다.
발표자들이 답변하면서, 누가 어떤 질문에 답할지 호흡을 맞춘다.
발표 자료는 사전에 제출한다.
보통 발표 2~3일 전까지 이메일로 제출하라고 안내가 온다.
하지만 사전 제출했다고 안심하면 안 된다.
현장에서 예상치 못한 문제가 생길 수 있다.
그래서 발표 당일 여러 버전을 준비해간다.
PPT 원본 파일 (USB에 저장)
PDF 변환 버전 (USB에 저장)
이메일 첨부 (내 이메일로 보내두기)
왜 이렇게 여러 버전을 준비할까?
발표장 컴퓨터에서 PPT 폰트가 깨지는 경우가 있다.
우리가 쓴 폰트가 설치되어 있지 않으면, 다른 폰트로 대체되면서 레이아웃이 망가진다.
이럴 때 PDF 버전을 쓴다.
PDF는 폰트가 임베딩되어 있어서 깨지지 않는다.
또 PPT 파일이 안 열리거나, USB를 못 읽는 경우도 있다.
이럴 때 클라우드나 이메일에서 다운로드한다.
발표 자료를 만들 때, 영상을 넣고 싶은 유혹이 있다.
시제품 작동 영상이나 시험 영상을 보여주면 효과적일 것 같다.
하지만 영상은 가급적 넣지 않는다.
발표장에서 영상을 재생할 수 없는 상황이 생길 수 있기 때문이다.
발표장 컴퓨터에 코덱이 없거나, 파일 형식을 지원하지 않거나, 오디오가 안 나오거나.
이런 문제가 생기면 발표 흐름이 끊긴다.
영상 대신 정지 이미지나 그래프를 쓴다.
시험 영상을 보여주고 싶으면, 시험 과정을 캡처한 이미지 3~4장을 슬라이드에 넣는다.
그리고 발표로 설명한다.
"이 이미지는 재사용 시험 과정입니다. 1차 발사, 회수, 2차 발사 순서로 진행되었습니다."
이렇게 해도 충분히 전달된다.
리모컨은 레이저 포인터 활용 목적도 있다.
발표하면서 화면의 특정 부분을 가리킬 때, 레이저 포인터를 쓴다.
"이 부분이 핵심 기술입니다"라고 말하면서 레이저로 가리키면, 심사위원들의 시선이 집중된다.
리모컨이 없으면, 노트북 앞에서 키보드로 슬라이드를 넘겨야 한다.
발표자가 노트북에 묶여 있는 거다.
리모컨이 있으면, 발표자가 자유롭게 움직이면서 설명할 수 있다.
심사위원을 보면서, 스크린을 가리키면서 발표할 수 있다.
작은 차이 같지만, 발표의 완성도를 크게 높인다.
인쇄물은 컬러로 여유 있게 준비한다.
공지에 "발표자료 인쇄물 7부"라고 나와 있으면, 7부 + 여분 1~2부를 준비한다.
컬러 인쇄로, A4 용지에 출력한다.
슬라이드 1장을 A4 1페이지로 출력하거나, 슬라이드 2장을 A4 1페이지로 출력한다.
심사위원들이 발표를 들으면서 인쇄물에 메모를 한다.
인쇄물 준비도 발표 평가의 일부다.
발표장에는 30분 전에 도착한다.
발표 환경을 미리 파악하기 위해서다.
빔프로젝터 화면 크기, 리모컨 작동 여부, 음향 시설을 확인한다.
우리가 준비한 파일을 미리 열어서 폰트나 레이아웃이 깨지지 않았는지 체크한다.
발표가 시작되면, 시간을 지키는 게 가장 중요하다.
20분이 주어졌으면, 19분 대에 끝내는 걸 목표로 한다.
시간 초과로 끊기면, 하고 싶은 말을 못 하게 된다.
발표 시간은 보통 5분 남았을 때, 평가기관에서 알려준다.
평가위원 중 한 명이 "5분 남았습니다"라고 알려주거나, 팻말을 들어 보여준다.
이때부터 시간을 고려해서 발표를 조정해야 한다.
남은 슬라이드가 7~8장인데 5분밖에 안 남았으면, 중요하지 않은 슬라이드는 빠르게 넘긴다.
"이 부분은 제안서에 상세히 기술되어 있으니 생략하겠습니다"라고 말하고 넘어간다.
핵심 슬라이드(기술 차별성, 추진 체계, 기대 효과)는 반드시 설명하고 마무리한다.
5분 남았다는 신호를 놓치면, 시간 초과로 발표가 중단된다.
항상 평가위원의 신호를 주의 깊게 봐야 한다.
발표할 때는 심사위원을 본다.
슬라이드만 보지 않고, 심사위원들과 눈을 맞춘다.
"이 내용을 이해하고 계신가?" 하는 표정을 살핀다.
목소리는 또렷하게, 속도는 적당하게 유지한다.
긴장하면 빨리 말하게 되는데, 의식적으로 천천히 말한다.
질의응답 시간이 되면, 총괄책임자와 참여기관 책임자가 보완적으로 대응한다.
기술 전반에 대한 질문은 총괄책임자가 답한다.
참여기관의 역할이나 세부 기술에 대한 질문은 참여기관 책임자가 답한다.
답변할 때는 간결하게 한다.
핵심만 1~2분 안에 답하고, 추가 질문을 기다린다.
모르는 질문이 나오면, 솔직하게 말한다.
"죄송합니다, 그 부분은 미처 검토하지 못했습니다. 과제 수행 과정에서 보완하겠습니다"
거짓으로 답하는 것보다, 솔직하게 인정하는 게 낫다.
발표 평가를 여러 번 경험하면서 깨달은 게 있다.
발표 평가는 준비의 싸움이라는 것.
제안서 작성할 때부터 발표 자료를 같이 만들고, 예상 질문을 미리 준비하고, 여러 번 연습하고, 발표 당일 체크리스트로 빠짐없이 챙기는 것.
이런 준비가 발표의 완성도를 만든다.
사업관리자에게 발표 평가는 단순히 PT를 만드는 일이 아니다.
총괄책임자와 참여기관 책임자가 심사위원을 설득할 수 있도록 모든 준비를 갖추는 일이다.