슬랙 제대로 사용하기(1) - 채널 구성과 룰 세팅
슬랙 사용에 있어 채널 구성과 팀의 룰 세팅을 위한 팁을 끄적입니다.
앞선 글을 통해 많은 기업들이 사내 협업 도구로 슬랙을 사용하는 이유에 대해 알아보았습니다.
다양한 장점을 가진 슬랙을 제대로 사용하기 위해 필요한 기초적인 채널 구성 및 협업 방식(룰 세팅)에 대해 끄적입니다.
채널(Channel)
제대로 구성하기
슬랙은 크게 두 가지, "워크스페이스"와 "채널"로 사용 범위가 구분된다.
워크스페이스의 경우, 해당 워크스페이스의 팀 멤버가 서로 커뮤니케이션하고 협업할 수 있는 공간이다. 워크스페이스의 경우 이메일 주소를 사용해 slack 계정을 생성해야 하며 개수의 제한 없이 워크스페이스에 가입할 수 있다. 이러한 워크스페이스의 장점은 바로 필요에 따라 다른 워크스페이스를 구성하여 외부 클라이언트들이 많은 회사 또는 규모가 큰 기업의 경우 목적에 따라 이를 분리시킬 수 있다는 장점이 있다.
또한 워크스페이스에서 생성할 수 있는 채널이 있는데, 이 역시 채널 별 사용 구성원들을 지정할 수 있으며 워크스페이스 별로 필요한 채널을 별도로 구성할 수 있다는 점이다. 예를 들어 IT 프로덕트를 만드는 팀과 마케팅을 진행하는 팀의 채널 구성이 다른데, 슬랙은 별도로 워크스페이스를 분리시킬 수 있으며 나아가 워크스페이스 별 필요한 채널을 조직에 맞게 구분 지을 수 있다.
슬랙의 화면. 왼쪽으로 세로 나열된 것이 워크스페이스(workspace) / 오른쪽 채널(Channels)이 존재한다.여기서 제대로 된 채널 세팅을 위해 다음을 고려해야 한다.
1. 조직원들의 업무 대화 흐름 파악
2. 원활한 협업을 위한 기본적인 룰 세팅
1. 업무 대화 흐름 파악을 통한 채널 구성
채널을 구성할 때는 무분별한 채널 추가를 지양하며
각각의 채널에 대한 목적을 명확히 해 채널을 구성하는 것이 중요하다.
슬랙 채널이 제대로 구성되지 않으면 커뮤니케이션을 위해 어떤 채널을 사용해야 하는지 혼란이 있으며 목적에 맞지 않는 대화들이 쌓이게 되어 불필요한 텍스트가 쌓이게 된다.
따라서 평소 우리 조직이 어떤 커뮤니케이션을 취하고 있는지 파악한 뒤 이에 맞게 채널을 구성해야 한다.
채널 설정에 있어 팁은 모든 채널 앞에 넘버링을 하는 건데, 이게 없는 경우 수많은 채널들이 무자비하게 정렬되며 복잡해진다. 이러한 점들을 보완하기 위해 각 채널별 역할에 따라 번호를 부여한다.
예를 들어 앱 서비스를 만드는 프로젝트의 경우 채널을 다음과 같이 구성했다.
이를 위한 채널 넘버링으로는 0번 채널은 전사적으로 필요한 정보들을 공유하는 목적으로, 1번의 경우 각 파트 간 대화를 위한 채널로, 2번의 경우 파트-파트 간 대화 채널로 번호를 부여했다.
만약 해당 프로젝트의 채널을 1-각 파트, 2-파트-파트로 구성하지 않고 하나의 채널에서 모든 팀원들이 소통한다면 어떤 일이 일어날까?
필자가 디자이너라고 가정하면 하나에 채널에서 깃허브 이슈, 서버 환경 구축, 개발 과정에서 겪는 이슈들에 대한 내용들이 하나에 채널에 존재함으로써 나에게 필요한 업무 대화를 놓칠 수 있으며 불필요한 커뮤니케이션 코스트가 발생한다. 따라서 1-파트 채널을 통해 각 파트별 필요한 대화들을 해당 채널들을 통해 진행하게 하였으며, 이외에 다른 파트와의 협업은 2-파트-파트 채널을 통해 대화를 진행하도록 했다.
채널 구성에 있어 제안하는 하나의 팁은
사내에서 회의록 작성을 위해 별도의 툴을 사용하지 않는다면 슬랙을 통해 회의록을 정리하는 것도 불필요한 외부 앱 사용을 피할 수 있는 환경을 만들 수 있다.
채널을 통해 미팅 진행 일자와 참여자, 안건을 미리 공지해두고
해당 미팅에 필요한 안건들을 참여자들에게 요청을 하면 회의 전 필요한 안건들을 공유할 수 있며,
회의가 끝났을 때 오른쪽의 화면처럼 회의록을 남길 수 있다.
2. 원활한 협업을 위한 기본적인 룰 세팅
위에 설명한 것처럼, 슬랙 채널을 제대로 설정하는 것도 중요하나 이를 위해 반드시 팀원들과 슬랙 사용에 있어 기본적인 룰 세팅이 필요하다.
(1) DM사용 지양하기
슬랙을 사용하는 데 있어 중요한 규칙 중 하나는 Direct Message(DM)을 되도록 사용하지 않는 것이다. 이러한 이유 중 하나는 바로 투명한 커뮤니케이션을 위함인데, 사소한 것일지라도 Public 한 공간이 아닌 DM으로 보낼 경우 다른 팀원이 정보를 놓칠 수 있으며 상대방이 어떤 일을 하고 있는지 놓치기 쉽기 때문이다. 다른 관점에서 보면 우리는 100% 비대면으로 일하기 때문에 실제로 다른 사람들이 어떤 일을 하고 있는지 알 수 있는 방법 중 하나가 바로 채널에서 하는 대화들을 보는 것이다. 공개된 채널에서 활동에서 일어나는 업무적 성격의 텍스트를 보고 어떤 일을 하는지, 어떤 이슈들이 존재하는지 파악할 수 있는데, DM의 경우 이러한 정보들이 사라지게 된다.
(2) 멘션(@)과 쓰레드(thread) 사용하기
대화 내용에 있어 누군가에게 필요한 내용이 있다면 반드시 멘션을 통해 내용에 대한 알림이 가도록 유도한다. 멘션을 사용하지 않을 경우 수많은 채널들에서 커뮤니케이션이 일어나기 때문에 놓치기 쉬우며 일일이 채널에 들어가 찾아봐야 한다는 문제점이 있다. 또한 멘션을 이용할 경우 Thread를 통해 대화 내용이 자동으로 정렬되기 때문에 내용을 다시 찾아보기 수월하다.
쓰레드 댓글을 통해 무분별한 대화 쌓임을 방지한다.또한 최대한 댓글을 사용해 하나의 내용이 여러 줄의 텍스트로 쌓이지 않게 대화 내용을 효율적으로 사용한다. 동일한 내용에 대해 채널에서 텍스트가 여러 줄 쌓인다면 이 전 대화들을 찾아보기 어려우며 어떤 주제에 대한 내용인지 알 기 어렵다. 따라서 모든 대화에 대해 최대한 댓글을 활용해 불필요한 텍스트가 쌓이는 걸 피한다.
(3) 이모지를 통한 대화 내용 확인 여부 표시
사소하지만 중요한 포인트 중 하나는,
확인된 내용에 대해 슬랙에서 제공하는 이모지 기능을 통해 반응하는 것이 중요하다.
채널을 통해 메시지를 전달했는데, 대방의 반응이 없다면 확인을 한 건지 혹은 바빠서 답을 못하고 있는 건지 알 수 없다. 사소한 거지만 이로 인해 업무에 있어 여러 갈등이 많이 생기는데, 이를 위해 본인이 관련이 있으는 글에 대해서는 이모지를 통해 확인했다는 표시를 해야 한다.
이모지를 통한 반응슬랙은 OS에서 기본적으로 제공하는 이모지뿐만 아니라
자체 제공 이모지들이 존재하며, 필요할 경우 사용자가 직접 이모지를 추가할 수 있다.
위 프로젝트의 경우 각자의 이름이 적힌 이모지를 만들어 글의 내용을 확인하면 본인 이름의 이모지를 통해 확인 여부를 표시했다.
핵심은 조직에 맞는 채널과 룰을 만들어 가는 과정
하루아침에 모든 조직원들이 슬랙을 제대로 사용하기에는 채널 구성에 대한 이해나 설정된 룰을 적응하는데 오랜 시간이 소요된다. 따라서 슬랙을 도입하려면 긴 호읍을 가지고 회사에서 평소 어떤 대화 흐름을 가지고 있으며 어떤 채널이 필요할지, 이를 사용하면서 가진 불편함 들을 조직원들과 어떤 식으로 해결해 하나의 문화로 자리 잡게 할지 고민하는 것이 중요하다. 따라서 고정된 채널, 룰 세팅이 아닌 팀에 문화에 맞는 것들을 바꿔나가며 이를 적용시키는 과정이 중요하다.
