15-12. ChatGPT로 공문과 지출품의서 처리하기

교육 현장에서 교사들은 수업 준비뿐 아니라 각종 행정업무까지 감당해야 합니다. 실제로 OECD 교원조사(TALIS) 결과에 따르면 2018년 한국 교사의 주당 행정업무 시간은 5.4시간으로 OECD 평균(2.7시간)의 두 배였고, 2022년에는 주당 7.23시간(근무 시간의 약 17.8%)까지 증가했습니다. 이러한 과도한 행정업무로 인해 정작 수업과 학생 지도에 집중할 시간이 부족하다는 목소리가 높습니다. 많은 교사들이 “내 몸이 두 개였으면 좋겠다”라고 생각할 만큼 행정 문서 작업의 부담을 느끼고 있지만, 이제 이 반복적인 문서 업무를 도와줄 똑똑한 AI 조력자 ChatGPT가 등장했습니다. ChatGPT는 자연어 기반 AI로서 사용자의 지시에 따라 다양한 형식의 문서를 신속하게 초안을 작성해줄 수 있는 도구입니다. 이 장에서는 ChatGPT를 활용하여 학교 공문과 에듀파인 지출품의서를 효율적으로 작성하는 방법을 알아보고자 합니다. 이를 통해 행정업무에 들이는 시간을 아껴 교사가 교육 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있는 길을 모색해 보겠습니다.

가. 문서 유형별 기본 구조 소개

학교 행정업무에서 자주 작성하는 문서로는 공문/보고서와 지출품의서가 있습니다. 효과적으로 ChatGPT를 활용하려면 우선 각 문서 유형의 기본 구조와 형식을 이해하는 것이 중요합니다. 공문과 지출품의서는 목적과 작성 양식이 다르므로, 아래에서 각각의 핵심 구성 요소를 살펴보겠습니다.

(1) 공문/보고서의 기본 구조

학교에서 주고받는 공문서는 교육청, 학교 간 또는 학교와 외부 기관 간에 공식적으로 주고받는 문서를 말합니다. 공문서는 격식과 체계를 갖춘 형식을 따라야 하며, 보통 다음과 같은 요소들로 이루어집니다.

- 수신자: 문서를 받는 대상입니다. 예를 들어, 교육청이나 타학교, 또는 다른 기관 등이 될 수 있습니다. 수신자가 명확히 지정되어야 하며, 필요한 경우 경유(참조) 기관도 표시합니다.

- 발신자: 문서를 발송하는 주체입니다. 학교장이나 담당 부서 이름으로 표시하는 것이 일반적입니다.

- 제목 : 문서 내용을 한눈에 알 수 있도록 간결하고 명확하게 작성합니다. 공식 공문의 제목은 대개 명사형으로 끝나며, “-안내”, “-요청”, “-보고” 등의 형태를 사용하여 목적을 드러냅니다 (예: “과학 캠프 운영 계획 안내”, “물품 구매 협조 요청”). 가능하면 15자 내외로 간략히 적는 것이 좋습니다.

- 본문: 공문의 구체적인 내용이 들어가는 부분입니다. 첫 부분에는 필요에 따라 관련 근거나 배경을 명시하고, 그 다음으로 요청 사항이나 안내 사항을 서술합니다. 이해를 돕기 위해 번호나 글머리 기호로 항목을 구분하기도 합니다. 예를 들어, “1. 행사 개요, 2. 세부 일정, 3. 협조 요청 사항”처럼 순서대로 적으면 가독성이 높아집니다. 문체는 격식체를 사용하며, 존칭보다는 기관을 상대로 한 객관적인 표현을 씁니다. 사적인 감정이나 의견은 배제하고 명확한 사실과 요청만 담는 것이 원칙입니다.

- 결문: 공문을 맺는 부분으로, 통상적으로 “끝.” 또는 간단한 맺음말로 마무리합니다. 경우에 따라 감사 인사를 추가하기도 하나, 지나치게 구어체 표현은 피합니다.

- 붙임: 필요한 경우 첨부 자료를 표시합니다. 예를 들어 계획서, 명단, 예산 내역 등의 첨부물이 있다면 “붙임: ○○ 계획서 1부”와 같이 목록을 작성합니다. 첨부물이 여러 개일 때는 번호를 매겨 구분합니다.

이러한 기본 틀은 모든 공문서에 공통적으로 적용됩니다. 특히 공문서 작성 규정에 따라 날짜 표기 (아라비아 숫자로 표기), 용어 선택 (약어 지양, 한자 혼용 최소화) 등을 준수해야 합니다. 중요한 것은 읽는 이가 쉽게 이해할 수 있도록 명료하게 작성하고, 필수 요소를 빠뜨리지 않는 것입니다.

(2) 에듀파인 지출품의서의 기본 구조

에듀파인 지출품의서는 학교 예산을 집행할 때 결재를 받기 위해 작성하는 지출 요청서입니다. 교사가 필요한 물품을 구매하거나 행사를 진행할 때, 해당 비용을 학교 회계 예산으로 지출하고자 할 경우 이 품의서를 작성해 행정실에 결재를 올리게 됩니다. K-에듀파인 시스템에서 전자결재 형태로 작성되지만, 기본적으로 다음과 같은 항목들로 구성됩니다.

- 제목: 무엇에 대한 지출 요청인지 명확히 나타냅니다. 예산을 집행하는 목적과 내용이 드러나도록 작성하며, 공문과 유사하게 간결하게 씁니다. 예를 들어 “방과후 수업 교구 구입 지출 요청”, “학교축제 행사 물품 구입 품의” 등의 형태로 작성합니다. 제목만 보고도 어떤 지출에 대한 것인지 알 수 있도록 합니다.

- 개요(내용): 지출 요청의 배경과 세부 내용을 적는 부분입니다. 이 부분은 공문의 본문처럼 기안 형식으로 작성하며, 필요한 정보를 체계적으로 포함해야 합니다. 보통 다음 사항을 포함합니다:

- 목적/사유: 왜 이 지출이 필요한지 간략히 설명합니다. (예: “과학 실험실 수업 운영을 위한 실험 도구 구입 필요”)

- 내역: 무엇을 얼마에 구매하거나 어떤 비용이 드는지를 명시합니다. 금액이 간단한 경우 문장에 포함하지만, 여러 품목일 경우 항목별 목록을 제시하면 좋습니다. 예를 들어 개요란에 “1. 품목: ○○ (단가 × 수량 = 금액), 2. 품목: △△ (단가 × 수량 = 금액), 3. 합계: ###원”처럼 번호를 붙여 나열할 수 있습니다. 이렇게 하면 결재권자가 한눈에 지출 세부 내역을 파악하기 쉽습니다.

- 예산 항목: 어느 예산 계정에서 지출할 것인지 밝혀야 합니다. 학교 예산에는 여러 세부 항목(예: 학급운영비, 방과후학교 운영비, 업무추진비 등)이 있으므로, 해당 지출이 어느 예산 항목으로 집행될 예정인지 명시합니다. (에듀파인 시스템에서는 이를 예산 선택 단계에서 체크하게 되어 있습니다.

- 기대 효과/기타: 경우에 따라, 해당 지출을 통해 기대되는 효과나 참고 사항을 덧붙일 수도 있습니다. 예컨대 “본 교구 구입을 통해 과학 수업의 실험 활동 효율을 높일 것으로 기대됨”과 같은 문구입니다. 필수사항은 아니지만 품의에 설득력을 더할 수 있습니다.

- 결재 라인: 품의서에는 결재를 받을 담당자, 행정실, 학교장 등의 결재선이 설정됩니다. 전자 결재 시스템에서는 이를 자동으로 지정하지만, 오프라인으로 제출할 경우 상신 경로를 명기해야 합니다. (예: “담당 → 부장 → 행정실장 → 교장” 등 결재권자 순서)

- 첨부: 필요한 경우 증빙 자료를 첨부합니다. 물품 견적서, 행사 계획서, 참가자 명단 등의 관련 자료가 있다면 첨부 목록을 작성합니다. 예를 들어 “첨부: 견적서 1부, 행사계획서 1부”처럼 표시합니다. 에듀파인에서는 파일로 업로드하게 됩니다.

지출품의서의 작성 포인트는 예산 사용의 타당성을 명확히 제시하는 것입니다. 즉, _“왜 이 지출이 필요한가?”, “예산 규정에 부합하는가?”, “구체적으로 무엇에 얼마나 쓰이는가?”_를 한눈에 알아볼 수 있게 작성해야 합니다. 또한 시스템 입력 시에는 항목별 필드(품목명, 수량, 단가 등)를 채우게 되므로, ChatGPT를 활용하여 개요 부분의 초안을 잡거나 품목 목록을 정리한 뒤 그것을 에듀파인 양식에 옮겨 적는 방식으로 활용할 수 있습니다.

나. ChatGPT 활용 절차 단계별 설명

ChatGPT를 활용해 공문이나 지출품의서 초안을 작성하려면, 체계적인 단계별 접근이 필요합니다. 단순히 “공문 써 주세요.”라고 요청하기보다는 필요한 정보를 차근차근 제공하고 원하는 형식을 지정해야 만족스러운 결과를 얻을 수 있습니다. 아래에 ChatGPT를 활용하는 일반적인 절차를 단계별로 설명합니다.

(1) 문서 유형 파악

첫 번째 단계는 필요한 문서의 유형을 명확히 하는 것입니다. 내가 작성하려는 것이 공문인지, 보고서인지, 가정통신문(학부모 안내장)인지, 지출품의서인지에 따라 문서의 형식과 어조가 달라지기 때문입니다. 예를 들어, 학부모에게 배포하는 가정통신문은 공문과는 달리 친근한 어조를 일부 섞을 수 있지만, 교육청에 보내는 공문은 격식과 정중함을 갖춰야 합니다. 지출품의서는 결재를 받기 위한 내부 문서이므로 근거와 정확성이 중요합니다.

문서 유형을 파악했다면, 그다음에는 해당 문서에 반드시 포함되어야 할 정보를 정리합니다. 공문의 경우 수신자, 제목, 주요 내용, 일시, 장소, 첨부물 등이 있을 것이고, 지출품의서의 경우 예산 항목, 품목 명세, 금액, 사유 등이 있겠지요. 이러한 핵심 요소들을 미리 목록으로 만들어 두면 다음 단계인 프롬프트 구성에 활용하기 쉽습니다. 예를 들어 체험학습 안내 공문이라면 행사 날짜, 대상 학년, 장소, 비용, 준비물 등을 미리 메모해 두는 식입니다.

요약하면, 어떤 유형의 문서를 어떤 내용으로 작성할지 분명히 한 뒤, 그 문서에 들어갈 핵심 사항들을 정리하는 것이 첫 단계입니다. 이 준비가 잘 되어 있어야 ChatGPT에게 정확한 지시를 내릴 수 있습니다.

(2) 적절한 프롬프트 구성하기

두 번째 단계는 ChatGPT에 줄 프롬프트(prompt)를 구성하는 것입니다. 프롬프트란 우리가 ChatGPT에게 하는 요청 문장 또는 지시사항인데, 이 프롬프트에 무엇을 어떻게 쓰느냐에 따라 결과물이 달라집니다. 효과적인 프롬프트를 작성하기 위한 요령은 다음과 같습니다.

① 문서 종류와 목적 명시

ChatGPT에게 지금 작성해달라고 하는 것이 어떤 문서인지를 처음에 알려줍니다. 예를 들어 “초등학교 학부모 가정통신문을 작성해 주세요.” 또는 “교육청에 보낼 공식 공문을 작성해 주세요.”처럼 문서 타입을 분명히 밝힙니다. 함께 해당 문서의 목적도 알려주면 좋습니다. 예를 들면 “수학여행 관련 협조 공문” 또는 “과학실험 교구 구입 지출품의서” 등의 키워드를 넣어 목표를 명확히 합니다.

② 핵심 내용과 정보 제공

앞서 정리한 핵심 정보들을 프롬프트에 포함시킵니다. 이는 마치 ChatGPT에게 자료를 건네주는 과정과도 같습니다. 예를 들어, 수학여행 협조 공문이라면 “수신: ○○교육지원청 장학사, 발신: ○○중학교장, 제목: 2학년 수학여행 협조 요청, 내용: 2학년 전체 대상 1박 2일 수학여행 실시 계획 안내 및 협조 요청, 일시: 2025년 5월 3-4일, 장소: ○○연수원” 등의 식으로 구체적인 팩트를 나열해줄 수 있습니다. 지출품의서라면 “제목: ○○실 구축 물품 구입, 예산항목: 정보화기자재, 내역: 노트북 2대 (단가 100만원), 프로젝터 1대 (단가 50만원)”처럼 품목과 금액 정보를 나열할 수 있겠습니다.

③ 형식과 분량 지시

ChatGPT에게 결과물의 형식을 요구할 수도 있습니다. 예를 들어 “양식에 맞춰 수신, 제목, 본문, 붙임 순으로 작성해 주세요.” 또는 “공문 작성 규격에 맞게 작성해 주세요.”라고 덧붙이면 ChatGPT가 형식을 갖추려고 노력합니다. 분량도 중요하다면 “A4 1장 분량으로” 또는 “문단 3~4개로”처럼 원하는 범위를 알려줍니다. 가정통신문처럼 학교장 직인이 들어가는 양식의 경우 “결론 부분에 학교장 직인이 들어갈 자리까지 고려해서 작성” 등의 요청도 가능하겠습니다.

④ 어조와 말투 지정

공식 문서이므로 격식 있는 어투를 사용해야 함을 강조합니다. 예를 들어 “공손하고 공식적인 문어체로 작성해 주세요.” 또는 “~합니다 체를 사용하고, 존댓말을 써 주세요.” 같이 지시할 수 있습니다. 반대로 학생이나 학부모 대상 문서라면 “너무 딱딱하지 않게, 이해하기 쉽게 작성”이라고 말해줄 수도 있습니다.

⑤ 특별 지침 추가

필요한 경우 추가로 지침을 줍니다. 예를 들어 “항목을 번호로 나눠 주세요.”, “마지막에 붙임 목록 넣어 주세요.”, “예산 합계를 명시해 주세요.” 등 세부 요구사항을 덧붙일 수 있습니다. 이런 지침이 구체적일수록 ChatGPT의 출력이 원하는 것과 가까워집니다.

이처럼 프롬프트는 상세하고 구체적일수록 좋습니다. ChatGPT에게 원하는 바를 최대한 명확히 알려주는 것이 핵심이며, 필요한 정보가 누락되지 않도록 신경써야 합니다. 프롬프트 구성 예시는 다음 3.3절에서 다루겠습니다.

(3) 예시 프롬프트와 ChatGPT 결과

이제 앞서 설명한 대로 프롬프트를 구성한 실제 예시를 살펴보겠습니다. 예를 들어, 중학교에서 2학년 수학여행을 진행하면서 교육지원청에 협조를 구하기 위한 공문이 필요하다고 가정해 보겠습니다. 이를 위해 작성한 프롬프트와 ChatGPT의 결과 일부를 소개합니다.

- 예시 프롬프트:
[시나리오] ○○중학교에서 2학년 학생 대상 1박 2일 수학여행을 실시할 계획입니다. 이에 따라 교육지원청에 수학여행 시행에 대한 협조를 요청하는 공식 공문을 작성하려고 합니다.

[요구 사항] 교육지원청 장학사에게 보내는 협조 요청 공문을 작성해주세요. 다음 사항을 포함해야 합니다.

- 수신: ○○교육지원청 중등교육과 장학사

- 발신: ○○중학교장

- 제목: 2025학년도 2학년 수학여행 협조 요청

- 내용: 본교 2학년 학생들의 수학여행 계획 (일시: 2025년 5월 3일 ~ 5월 4일, 장소: △△수련원, 인원: 2학년 전체 120명)을 안내하고 안전 지도 및 행정적 협조를 요청.

- 문서 형식: 수신, 제목, 본문(안내 및 요청 사항 번호로 구분), 결론(감사 인사 포함), 붙임 순으로 작성.

- 분량: A4 1장 이내.

- 어조: 공문서 스타일(격식 있고 정중한 어조, ~합니다 체).

위와 같은 프롬프트에는 문서 유형(공식 공문)과 목적(수학여행 협조 요청), 반드시 포함할 상세 정보(수신자, 발신자, 제목, 주요 내용, 일시/장소/인원, 형식, 어조 등)가 모두 명시되어 있습니다. ChatGPT는 이러한 지시를 바탕으로 내용을 조합하여 공문 초안을 생성하게 됩니다.

- ChatGPT 생성 결과 예시: (일부 발췌)
수신: ○○교육지원청 중등교육과 장학사

발신: ○○중학교장

제목: 2025학년도 2학년 수학여행 협조 요청

1. **수학여행 실시 개요**

가. 일시: 2025년 5월 3일(토) ~ 5월 4일(일) (1박 2일)

나. 장소: △△청소년수련원 (○○시 ○○군 소재)

다. 대상: 본교 2학년 학생 120명 (인솔교사 8명 포함)

2. **협조 요청 사항**

가. 학생들의 안전한 수학여행을 위한 사전 지도 및 당일 비상연락망 지원

나. 원활한 행사 진행을 위한 교육지원청 차원의 행정적 협조와 안내 당부

3. **기타 사항**

가. 세부 일정표 및 안전대책 계획을 [붙임]으로 첨부하오니 참고하시기 바랍니다.

나. 학생들이 유의사항을 숙지할 수 있도록 각 학교 담임교사 연수를 요청드립니다.

붙임 1. 2025학년도 2학년 수학여행 세부 일정표 1부.

2. 2025학년도 2학년 수학여행 안전대책 계획 1부. 끝.

위 결과는 ChatGPT가 생성한 공문 초안의 예시입니다. 프롬프트에 제공한 정보를 토대로 수신, 발신, 제목을 정확히 넣고, 본문 내용을 항목별로 구조화하여 작성한 것을 볼 수 있습니다. 특히 요구사항에 따라 번호 매긴 목록과 굵은 제목으로 개요와 요청 사항을 구분했고, 마지막에는 붙임 문서까지 표시했습니다. 문체도 “~합니다”의 격식체로 맞춰져 있으며 전반적으로 공문서의 형식과 특징을 잘 반영하고 있습니다.

이 예시는 ChatGPT가 사용자가 제시한 형식과 정보에 맞춰 결과물을 생성한다는 것을 보여줍니다. 프롬프트에 우리가 원하는 요소를 얼마나 충실히 담느냐에 따라, ChatGPT가 만들어내는 문서의 완성도도 결정됩니다.

(4) 프롬프트 작성 팁과 템플릿화 방법

앞서 예시에서 보았듯이, 좋은 프롬프트가 곧 좋은 결과물로 이어집니다. 여기서는 교사들이 일상적으로 ChatGPT를 활용할 때 유용한 프롬프트 작성 팁과, 이를 템플릿화하여 재사용하는 방법을 살펴보겠습니다.

① 가능한 한 구체적으로 지시

막연한 지시보다 구체적인 지시가 효과적입니다. 예를 들어 “학급운영비 지출품의서 작성해 주세요.”보다는 “6학년 1학급 학급운영비로 △△물품을 구매하는 지출품의서 작성. 품목과 금액 명시, 예산 항목은 학급운영비, 간단한 사유 포함”처럼 상세히 요청하면 ChatGPT가 혼동 없이 작업할 수 있습니다.

② 예시 또는 양식 제공

이미 가지고 있는 참고 문서나 템플릿이 있다면 일부 내용을 프롬프트에 포함시키는 것도 좋습니다. 예컨데 이전에 작성된 공문의 일정 부분을 인용하거나, “수신, 발신, 제목, 본문, 붙임 순으로 작성된 예시”를 짧게 제시하고 나서 새로운 내용으로 작성해달라고 하면 ChatGPT가 그 구조를 따라갑니다. 원하는 형식과 예시를 먼저 제공한 뒤 세부 내용을 전달하면 더 정확한 결과를 얻을 수 있다는 현장 조언도 있습니다.

③ 프롬프트 템플릿화

자주 쓰는 프롬프트 패턴은 템플릿으로 저장해 두고 활용하면 편리합니다. 예를 들어 공문 작성 프롬프트의 뼈대를 미리 만들어 둡니다:

예: “수신: {받는 이}, 발신: {보내는 이}, 제목: {제목}\n 내용: {배경 및 요청사항}\n 형식: {요구 형식}…” 이런 골격을 메모장이나 문서로 저장해 두고, 필요할 때 중괄호 부분만 채워서 ChatGPT에 입력하면 일일이 처음부터 쓰는 시간을 아낄 수 있습니다.

④ 역할 지시 활용

ChatGPT에게 특정 역할을 부여하면 그 말투나 관점으로 글을 쓰게 할 수 있습니다. 예를 들어 “당신은 초등학교 교무실무사입니다…” 또는 “당신은 학교 행정업무 베테랑 교사입니다…”라는 식으로 시작하면, 해당 역할에 어울리는 문체와 정보를 고려하여 답변하려는 경향이 있습니다. 이를 프롬프트에 활용하면 문서의 톤을 미세 조정하는데 도움이 됩니다.

⑤ ChatGPT의 수정 기능 활용

초안이 나온 뒤 추가 요청을 통해 수정을 거듭할 수 있다는 것도 명심하세요. 한 번에 완벽한 문서가 나오지 않더라도, “제목을 더 간략하게 바꿔 주세요.”, “두 번째 항목을 글머리 기호 대신 번호로 고쳐 주세요.”, “문체를 조금 더 딱딱하게 해 주세요.”처럼 후속 지시를 내리며 다듬어갈 수 있습니다. ChatGPT와의 대화를 거듭하며 원하는 형태에 가까워지도록 반복하여 수정하는 것이 효과적입니다.

⑤ 고급 기능 이용

만약 ChatGPT 유료(Plus) 버전을 사용 중이라면, 맞춤 설정이나 자신만의 GPT 만들기 기능으로 프롬프트 템플릿을 저장해 둘 수도 있습니다. 이를테면 “문장 교정 도우미”나 “공문 작성 도우미”처럼 미리 지침을 설정해 둔 나만의 AI 비서를 만들어 두면, 반복적으로 조건을 입력하지 않고도 손쉽게 사용할 수 있습니다. 다만 이 기능이 없어도, 앞서 언급한 대로 자주 쓰는 프롬프트를 문서에 정리해 두었다가 복사해서 쓰는 방법으로 충분히 활용 가능합니다.

위와 같은 방법으로 프롬프트를 체계화하면, 필요할 때마다 일관된 품질의 초안을 빠르게 생성할 수 있습니다. 초기에는 다소 번거로워 보여도, 한두 번 자신만의 패턴을 만들고 나면 이후에는 ChatGPT가 마치 나만의 행정실무 보조처럼 역할을 해줄 것입니다.

다. 문서 유형별 실전 예시

이번에는 실제로 ChatGPT를 활용해 작성한 공문과 지출품의서 예시를 살펴보겠습니다. 초등학교, 중학교, 고등학교 사례를 골고루 다루어, 학교급에 관계없이 어떻게 AI를 활용할 수 있는지 아이디어를 얻을 수 있도록 하겠습니다. 각 예시에서는 상황 설명, ChatGPT 프롬프트, 생성된 문서 초안 일부를 간략히 보여드리며, 필요한 경우 주석을 통해 팁을 설명하였습니다.

(1) 초등 학교 체험학습 안내 공문

서울 ○○초등학교에서 전교생 대상 현장체험학습(소풍)을 계획하고 있습니다. 이를 위해 학교장 명의의 체험학습 안내 공문을 작성하여 교육지원청에 보고하고 학부모에게 안내할 예정입니다. 공문에는 체험학습의 목적, 일시와 장소, 참여 대상, 준비물 및 협조 사항이 포함되어야 합니다.

- ChatGPT 프롬프트: (요약) "서울 ○○초등학교 전교생 현장체험학습 계획에 대한 교육지원청 보고 겸 학부모 안내 공문 작성. 수신: △△교육지원청 초등교육과장 및 전교 학부모, 발신: 서울 ○○초등학교장. 제목: 2025학년도 전교생 현장체험학습 실시 안내. 내용: 체험학습 목적(생태 체험 통한 환경교육), 일시(2025년 4월 20일 당일), 장소(서울 어린이대공원), 대상(전교생 350명, 인솔 교직원 20명), 준비물(간편한 복장, 도시락, 물), 협조 사항(안전사고 유의, 정해진 시간 준수). 형식: 공문 양식에 맞춰 본문을 간략히 작성하고, 학부모 안내용으로도 이해하기 쉽게 쓸 것._"

- ChatGPT 생성 초안 (발췌):

수신: △△교육지원청 초등교육과장

전교 학부모님께

발신: 서울 ○○초등학교장

제목: 2025학년도 전교생 현장체험학습 실시 안내

1. 본교 교육과정의 일환으로 학생들의 환경 의식 함양을 위해 전교생 현장체험학습을 아래와 같이 실시하고자 합니다. 학부모님들께서는 행사 계획을 확인하시고 협조해주시기 바랍니다.

- 일시: 2025년 4월 20일(일) 08:30 ~ 16:30

- 장소: 서울 어린이대공원 (서울 □□구 소재)

- 대상: 전교생 350명 (인솔 교직원 20명)

- 목적: 도심 속 생태 환경 체험 및 공동체 활동 경험

2. **학부모 협조 사항**

가. **안전 지도**: 학생들이 체험학습 중 안전 수칙을 준수할 수 있도록 사전 안내 부탁드립니다. 당일 담임교사를 통해 철저히 안전 지도를 실시할 예정입니다.

나. **시간 준수**: 당일 08시20분까지 학생들이 등교할 수 있도록 해주시고, 행사가 끝나는 대로 정상 하교할 수 있도록 협조 바랍니다.

다. **준비물 안내**: 간편한 복장 및 운동화 착용, 개인 도시락과 물 지참. 필요한 경우 개인상비약 준비 가능합니다.

붙임: 현장체험학습 세부 일정표 1부. 끝.

ChatGPT가 생성한 초안을 보면, 교육지원청 보고용 공문이면서 동시에 학부모 안내용 가정통신문의 역할을 겸하도록 수신 대상을 이중으로 표시한 것이 흥미롭습니다. 실제 현장에서는 대개 보고 공문과 학부모 안내장은 별도로 작성하지만, 프롬프트에서 두 가지를 모두 요청한 결과 하나의 문서에 통합되었습니다. 만약 이를 분리하고자 한다면 프롬프트를 두 번 사용하여 각각 작성하거나, 결과물을 편집하여 교육청 보고용과 학부모용으로 나누면 될 것입니다. 내용 측면에서, 체험학습의 핵심 정보(일시, 장소, 목적 등)가 잘 들어갔고, 학부모 협조사항도 항목별로 정리되어 있어 유용합니다. 다만 실제 공문 양식에서는 일반적으로 수신을 한 곳만 지정하므로, 최종 활용 시에는 학교 내부결재용 공문에는 “△△교육지원청 초등교육과장”만 수신으로 넣고, 학부모 안내장은 별도의 가정통신문 양식으로 만들면 될 것입니다.

(2) 중학교 학부모 가정통신문

○○중학교에서 기말고사 일정 및 학사일정 안내 가정통신문을 준비하고 있습니다. 이는 공식 공문이라기보다는 학부모에게 배포하는 안내장에 가깝지만, 학교 관점에서는 내부 결재를 거쳐 발송하는 공식 문서입니다. ChatGPT를 이용해 학부모들이 알아보기 쉽게 시험 일정과 이후 행사를 안내하는 글을 작성해 보려고 합니다.

- ChatGPT 프롬프트: (요약) "○○중학교 2학기 기말고사 및 학사일정 안내 가정통신문 작성. 수신: 3학년 학부모님, 발신: ○○중학교장. 제목: 2학기 기말고사 일정 및 학사 일정 안내. 내용: 기말고사 기간(12/1~12/5) 과 시간표, 성적통지일(12/12), 겨울방학식(12/23) 등 향후 주요 일정 안내. 학부모 협조사항: 시험 기간 중 자녀 학습 격려, 시험 이후 일정 참고 등. 어조: 친절하지만 격식을 갖춰서._"

- ChatGPT 생성 초안 (발췌):

수신: 3학년 학부모님께

발신: ○○중학교장

제목: 2025학년도 2학기 기말고사 일정 및 향후 학사 일정 안내

안녕하십니까? 항상 본교 교육활동에 아낌없는 관심과 협조를 보내주시는 학부모님께 감사의 말씀을 드립니다.

본교 3학년 **2학기 기말고사** 일정 및 기말고사 이후 **주요 학사 일정**을 다음과 같이 안내드리오니 학생들의 원활한 학사 진행을 위해 참고해주시기 바랍니다.

1. **2학기 기말고사 일정**: 12월 1일(월) ~ 12월 5일(금) (5일간)

- 시험시간표: 국어(12/1), 수학(12/2), 영어(12/3), 사회/과학(12/4), 선택과목(12/5) 순으로 진행됩니다.

- 시험 시간: 매일 08:30 ~ 12:30 (1교시당 50분, 과목별 1교시 시험)

2. **성적 통지 및 상담 주간**: 12월 12일(금) 개별 성적표 배부 예정. 12월 15일(월) ~ 12월 19일(금)에는 성적 상담 주간을 운영하여 담임교사가 학생별 학업 성취도에 대해 안내해드립니다.

3. **향후 학사 일정**:

- 12월 23일(화): 2학기 종업식 및 겨울방학식

- 12월 24일(수) ~ 1월 7일(수): 겨울방학 (1월 8일(목) 09:00 개학)

- 1월 20일(화): 졸업식 예정

**학부모님 협조 사항**: 기말고사 기간 동안 학생들이 건강한 상태로 시험에 임할 수 있도록 가정에서 생활지도 부탁드립니다. 충분한 수면과 균형 있는 식사가 학습 효율을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 아울러 시험 이후의 일정도 확인하시어 자녀가 준비해야 할 사항(예: 졸업앨범 제출물 등)이 있는지 챙겨주시기 바랍니다.

앞으로도 본교 교육 활동에 변함없는 관심을 부탁드리며, 남은 기간 학생들이 유종의 미를 거둘 수 있도록 최선을 다하겠습니다. 감사합니다.

2025년 11월 20일

○○중학교장 (직인 생략)

생성된 가정통신문 초안은 실제 학교에서 배포하는 가정통신문의 어투와 형식을 상당 부분 잘 따르고 있습니다. 첫 문장은 학부모에게 감사 인사를 전하며 시작하고, 본문에서는 번호를 붙여 기말고사 일정, 성적 통지, 방학 일정 등을 일목요연하게 정리했습니다. 마지막에는 학교장 직인을 표시하는 부분까지 언급되어 있어 완결성을 높였습니다. ChatGPT에게 “친절하지만 격식을 갖추라”고 요청한 덕분에, 너무 딱딱하지 않으면서도 예의 있는 표현으로 작성된 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어 “안녕하십니까?”로 시작하여 “감사의 말씀을 드립니다” 같은 인사말을 포함한 것이 그 효과입니다.

이 예시를 통해 학사 일정 안내문과 같이 내용이 비교적 정형화된 문서도 ChatGPT로 빠르게 초안을 만들 수 있음을 알 수 있습니다. 시험 과목별 일정이나 날짜 등은 학교별로 다를 수 있으니, 생성된 초안을 받은 후 자교의 실제 일정으로 수정하면 될 것입니다. 또한 ChatGPT가 자동으로 추가한 부분(예를 들어 “졸업앨범 제출물” 같은 언급)은 실제와 다를 수 있으므로, 이러한 부분은 최종 검토 시 사실에 맞게 고쳐야 합니다.

(3) 고등 학교 행사 협조 공문

○○고등학교에서 지역사회 연계 진로박람회 행사를 개최하려고 합니다. 이와 관련해 관할 경찰서 및 동사무소에 협조를 요청하는 공문을 보내야 합니다. 주요 협조 내용은 행사 당일 교통 통제 지원과 주민 안내 방송입니다. 또한 교육청에도 이러한 행사를 연다는 것을 보고할 겸 협조 요청을 할 예정입니다.

- ChatGPT 프롬프트: (요약) "○○고 진로박람회 행사 관련 대외 협조 공문 작성. 수신: △△경찰서장, △△동 주민센터장, △△교육지원청 중등교육과장 (각각 별도 발송). 발신: ○○고등학교장. 제목: 지역연계 진로박람회 개최 협조 요청. 내용: 행사 일시(6월 15일 14:00~18:00), 장소(본교 운동장 및 강당), 대상(본교 학생 및 지역 중학생, 학부모 등 총 500명 예상), 주요 프로그램, 협조 요청 사항(행사 시간대 학교 앞 도로 부분 통제 및 순찰 지원; 인근 주민 대상 행사 소음 양해 및 안내방송 협조). 공문 형식과 정중한 어조._"

- ChatGPT 생성 초안 (발췌):

수신: △△경찰서장

△△동 주민센터장

△△교육지원청 중등교육과장

발신: ○○고등학교장

제목: 지역연계 진로박람회 개최에 따른 협조 요청

1. 귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다. 본교에서는 지역사회와 연계한 **진로박람회 행사**를 아래와 같이 개최하고자 하오니, 원활한 행사진행을 위해 협조를 부탁드립니다.

- 행사명: 2025 지역연계 ○○고 진로박람회

- 일시: 2025년 6월 15일(일) 14:00 ~ 18:00

- 장소: ○○고등학교 운동장 및 강당

- 참석 대상: ○○고 학생 및 학부모, 인근 중학교 학생, 지역 주민 등 약 500명

2. **협조 요청 사항**

가. **교통 지원 (△△경찰서)**: 행사 진행 시간대에 학교 정문 앞 도로의 차량 통제 및 순찰 지원을 요청드립니다. 특히 행사 시작 및 종료 시간에 학생들의 안전한 통행을 지도해주시기 바랍니다.

나. **주민 안내 (△△동 주민센터)**: 행사 개최로 인한 학교 주변 소음 및 교통 변동에 대해 사전 안내방송 등 주민 홍보 협조를 부탁드립니다. 주민 불편이 최소화될 수 있도록 적극적인 협조를 요청드립니다.

다. **교육청 보고 (△△교육지원청)**: 해당 행사의 취지와 내용을 보고드리오니, 행사 진행에 참고하여 주시기 바랍니다. 필요 시 지도 및 추가 지원도 부탁드립니다.

3. 본 행사는 학생들의 진로 탐색을 돕고 지역 사회와의 교류를 증진하기 위한 취지로 마련되었습니다. 귀 기관의 협조에 깊이 감사드리며, 앞으로도 지속적인 유대와 협력을 기대합니다.

붙임: 행사 계획서 및 교통 통제 요청서 각 1부. 끝.

이 공문 예시는 하나의 문서를 여러 기관에 발송하는 형태를 보여주고 있습니다. ChatGPT가 수신을 나열하여 경찰서장, 주민센터장, 교육지원청을 동시에 표기했는데, 실제 업무에서는 기관별로 내용이 약간씩 다른 공문을 각각 보내는 것이 일반적입니다. 예컨대 경찰서에는 교통 지원 위주로, 주민센터에는 주민 안내 위주로, 교육지원청에는 행사 보고 위주로 작성하여 별도 공문을 만들 수도 있습니다. 다만 이 초안은 한 번에 모두 넣어 작성한 결과이므로, 사용자는 이를 토대로 각 수신처에 맞게 세부 내용을 조정하여 개별 공문으로 활용하면 됩니다.

내용 면에서, 첫 문장은 관례에 따라 상대 기관의 발전을 비는 인사말로 시작했고, 1항목에서 행사 개요를 제공한 뒤 2항목에서 협조 요청 사항을 기관별로 항목화한 점이 돋보입니다. ChatGPT가 프롬프트의 지시대로 각 기관명을 괄호로 넣어가며 협조사항을 구분해 준 것은 매우 실용적입니다. 마지막으로 행사 취지와 감사 인사를 넣어 공문의 결론을 맺은 부분도 공식 문서로서 자연스럽습니다.

이 사례에서 볼 수 있듯이, ChatGPT는 복잡한 협조 공문의 초안도 빠르게 생성해 줍니다. 사용자는 출력된 초안을 토대로 수정/보완하여 현실에 맞는 공문으로 다듬으면 업무 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

(4) 초등 교구 구매 지출품의

경기도 소재 △△초등학교 3학년 담임교사는 학급 수업용 교구를 새로 구매하려 합니다. 예산은 학급운영비에서 지출할 예정이며, 지출품의서를 작성해야 합니다. 구매 품목은 학생 활동용 화이트보드 세트 30개와 칠판 마커 50개이며, 총 금액은 약 20만원 정도입니다. 해당 품의를 ChatGPT로 작성해 보고자 합니다.

- ChatGPT 프롬프트: (요약) "△△초 3학년 1반 학급운영비 교구 구매 지출품의서 작성. 품의 제목: 3학년 1반 학습교구 구매. 예산: 학급운영비. 내용: 소형 화이트보드 30개 (단가 5,000원), 칠판마커 50개 (단가 500원) 구매, 총액 계산, 구매 사유(학생 소그룹 활동 자료 준비). 행정실에 결재 요청하는 형식으로._"

- ChatGPT 생성 초안 (발췌):

제목: 3학년 1반 학습교구 구매 지출 품의

1. **구매 품목 내역**

- 소형 화이트보드 30개 (단가: 5,000원) …………… 150,000원

- 칠판 마커 50개 (단가: 500원) …………………… 25,000원

- **합계: 175,000원** (일금 일십칠만오천원정)

2. **구매 사유**

- 3학년 1반 학생들의 소그룹 활동 및 토의 수업 활성화를 위해 화이트보드 및 마커가 필요합니다. 기존에 보유한 교구가 노후되거나 수량이 부족하여 신규 구입이 요구됩니다.

- 해당 물품들은 학급별 활동 자료 준비를 위함이며, 학생들의 참여도를 높이고 수업 효과를 향상시키는 데 기여할 것으로 기대됩니다.

3. **예산 계정 및 집행 계획**

- 예산 계정: 2025학년도 학급운영비 (계정코드: 12345-* )

- 집행 방법: 학교 회계 규정에 따라 지정 납품업체를 통한 구매 예정 (조달 절차 준수).

- 집행 시기: 품의 승인 후 5월 중 즉시 구매 진행.

상기와 같이 학습교구 구매를 위한 지출을 품의하오니 재가하여 주시기 바랍니다.

결재: 담임 ○○○ / 행정실장 ○○○ / 교장 ○○○

이 예시는 ChatGPT가 작성한 지출품의서 초안으로, 실제 학교 예산 품의서의 구성을 잘 반영하고 있습니다. 품목 내역을 표 형식은 아니지만 목록으로 나열하고, 단가와 수량, 금액, 합계를 명시한 부분은 실무에 매우 유용합니다. 금액 합계 옆에 한글 금액까지 표기한 점은 실제 행정 서류 작성을 염두에 둔 세심함이 엿보입니다. 구매 사유 항목에서는 왜 필요한지를 두 줄 정도로 잘 설명했으며, 예산 계정 및 집행 계획 부분까지 추가되어 있어, 학교 예산상의 처리 절차를 의식한 문구가 생성되었습니다. 마지막에 결재란 예시까지 포함한 것은 놀라운 디테일인데, 실제 전자결재 시스템에서는 결재선 설정으로 대체되므로 이 부분은 참고로만 활용하면 됩니다.

이 초안을 실제 사용하려면, 우선 금액과 계정 코드의 정확성을 확인해야 합니다. AI가 제시한 계정코드는 예시일 뿐이므로 실제 학교의 학급운영비 코드로 수정해야 합니다. 또한 “지정 납품업체 조달” 등의 표현도 학교마다 상황이 다를 수 있으므로 필요한 경우 삭제하거나 수정합니다. 그 외에는 거의 그대로 활용해도 될 만큼 완성도가 높은 초안이라고 할 수 있습니다. 이처럼 ChatGPT를 통해 지출품의서의 기본 틀과 논리를 빠르게 잡아놓고, 이후 세부 사항(코드, 금액, 승인번호 등)은 사용자가 채워넣는 방식으로 업무를 처리하면 효율적입니다.

(5) 중학교 행사 물품 지출품의

○○중학교에서 체육대회 행사 물품을 구매하려 합니다. 필요한 물품은 선수용 단체 티셔츠 100벌과 우승 트로피 3개이며, 예산은 학교 체육활동 예산에서 집행할 계획입니다. 체육 담당 교사가 지출품의서를 작성해야 하는데, ChatGPT의 도움을 받아 품의서 개요와 품목 내역을 정리해 보고자 합니다.

- ChatGPT 프롬프트: (요약) "○○중 체육대회 물품 구매 지출품의서 작성. 제목: 2025 체육대회 물품 구매. 예산: 체육활동비. 품목: 티셔츠 100벌(단가 8,000원), 우승 트로피 3개(단가 50,000원). 구매 이유: 전교생 체육대회 원활한 진행 및 시상 준비. 합계 계산, 예산 코드 임의로 넣기._"

- ChatGPT 생성 초안 (발췌):

제목: 2025학년도 체육대회 물품 구매 지출 품의

□ 품의 개요

- 행사명: 2025학년도 전교 체육대회 (5월 20일 개최 예정)

- 품의 내용: 체육대회 진행 및 시상에 필요한 물품(팀 티셔츠 및 트로피) 구매

□ 구매 품목 내역 (체육활동비 예산 사용)

1. 팀별 단체 티셔츠 100벌 – 단가 8,000원 × 100 = 800,000원

2. 우승 트로피 3개 – 단가 50,000원 × 3 = 150,000원

**합계: 950,000원** (일금 구백오십만원정)

□ 구매 사유

- 원활한 체육대회 운영을 위해 참가 학생용 팀 티셔츠를 제작하여 팀 구분을 쉽게 하고 응원 분위기를 조성하고자 함.

- 체육대회 우승 학급 시상을 위한 트로피가 필요하여 사전에 준비하고자 함.

- above 물품들은 체육활동 예산으로 집행 가능하며, 학교 체육 활성화 취지에 부합함.

□ 예산 및 집행 계획

- 집행 예산 항목: 2025학년도 학교체육활동비 (예산코드: 56789-**)

- 집행 방법: 학교 지정 조달 계약을 통해 일괄 구매 (공동구매 절차 준수).

- 집행 일정: 체육대회 2주 전인 5월 초 구매 완료 예정.

위와 같이 2025학년도 체육대회 물품 구입을 위해 **지출을 품의**하오니, 승인 부탁드립니다.

이 지출품의서 예시에서도 ChatGPT는 품의 개요, 품목 내역, 사유, 예산 계획 등을 항목별로 잘 구성해 주었습니다. 특이하게도 각 항목 앞에 모양 기호(□, 숫자 등)를 사용하여 가독성을 높였으며, 합계 금액에 굵은 표시와 한글 표기를 붙이는 등 실제 문서와 흡사한 스타일을 보여줍니다. “above 물품들은…”과 같이 영어 혼용이 된 부분은 눈에 띄는데, 이는 아마 “이상의 물품들은”을 잘못 표현한 것으로 보이므로 최종 문서에서는 한글로 수정해야 합니다.

또한, 결재란이나 결론 문구는 없지만 마지막에 “지출을 품의하오니 승인 부탁드립니다.”라는 문장으로 마무리하여 결재 요청의 취지를 분명히 했습니다. 현장에서는 품의서 말미에 결재선을 명시하거나 결재란을 그려넣는 것으로 끝내므로, 이 초안을 사용할 때 적절히 추가하면 될 것입니다.

이 사례를 통해, 행사 준비를 위한 지출품의서도 ChatGPT로 손쉽게 초안을 마련할 수 있음을 확인했습니다. 교사는 생성된 내용을 바탕으로 실제 수량이나 금액을 검토하고, 필요시 학교장의 결재를 득하여 바로 예산 집행을 진행하면 됩니다.

라. 주의사항

ChatGPT를 활용해 행정문서를 작성할 때는 몇 가지 주의해야 할 점이 있습니다. AI가 편리함을 주는 도구인 것은 분명하지만, 공식 문서 작성에서는 사람이 끝까지 책임지고 점검해야 할 부분들이 있기 때문입니다. 다음 사항들을 유념하여 안전하고 정확하게 활용하시기 바랍니다.

(1) 개인정보 제공 금지

ChatGPT와 같은 공개 AI 도구에 학생이나 교직원의 개인정보를 입력하지 않도록 각별히 주의해야 합니다. 예를 들어 학생의 이름, 연락처, 주민번호, 상세한 학교명 등은 프롬프트에 넣지 말고 익명화하거나 일반화해서 입력하세요. 왜냐하면 ChatGPT는 사용자 입력 내용을 학습할 수 있으며, 만약 외부에 이 데이터가 유출되면 개인정보 침해 위험이 있습니다. 민감한 정보는 절대로 공유하지 않는 것이 원칙입니다.

(2) 예산 항목 및 금액 확인

AI는 제시한 예산 코드나 금액 합계를 가끔 잘못 계산하거나 사실과 다르게 넣는 경우가 있습니다. 예를 들어, 앞서 예시에서 ChatGPT가 임의로 넣은 예산 코드는 실제 학교의 코드와 일치하지 않을 수 있고, 합계 금액 산출이 틀릴 가능성도 있습니다. 그러므로 산출 내역과 합계금액을 반드시 검산하고, 예산 항목 코드도 학교 예산편성표를 확인하여 정확히 수정해야 합니다. 또한 예산 잔액이 충분한지, 해당 지출이 적정한 예산 항목에서 집행되는 것인지도 교사가 직접 검토해야 합니다. ChatGPT는 맥락상 그럴듯한 내용을 줄 수는 있지만 실제 예산 규정까지 완벽히 알지는 못하므로, 최종 책임은 작성자에게 있음을 기억합니다.

(3) 문서 형식 및 규정 준수 여부 검토

ChatGPT가 만들어준 초안은 대체로 형식을 잘 따르지만, 세부적으로 보면 학교나 교육청의 공식 서식과 100% 일치하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 공문의 결재란 위치, 대외공문 발신번호 부여, 직인 표시 방식 등은 기관별로 차이가 있습니다. AI가 이런 부분까지 정확히 재현하기는 어렵기 때문에, 최종 문서 편집 단계에서 공식 서식에 맞게 조정해야 합니다. 필요하면 학교에서 사용하는 문서 템플릿을 참고하여 글꼴, 여백, 문단 간격 등을 손봐야 합니다.

(4) 사실 관계와 내용의 정확성 확인

ChatGPT는 그럴듯한 문장을 만들어내지만, 사실과 다른 내용이 섞여 들어갈 가능성이 있습니다. 특히 법령이나 지침 언급, 날짜 계산, 통계 수치 등은 정확하지 않을 수 있으므로 유의하세요. 문서에 포함된 행사 일정, 장소 이름, 인원 수, 금액 등 모든 사실 정보는 교사가 다시 한번 확인해야 합니다. 또한 AI가 제안한 표현 중에 현실에 맞지 않는 부분(예컨대 존재하지 않는 부서명이나 과장된 인사말 등)은 없는지 검토합니다. 항상 AI가 제공하는 정보를 신뢰할 수 있는 출처와 교차 확인하는 태도가 필요합니다. 최종 결재 문서에서는 오직 정확한 정보만 담겨야 함을 명심합시다.

(5) 적절한 보안 및 활용 범위

학교 행정문서는 대체로 공개되어도 무방한 내용이 많지만, 내부 기안문이나 민감한 사안의 보고서에는 보안 사항이 포함될 수 있습니다. 이러한 경우 ChatGPT에 맡기기보다는 직접 작성하는 편이 낫습니다. 또한 AI를 사용했다는 이유로 문서의 대외 신뢰도가 떨어지지 않도록, 출력된 초안을 교사가 충분히 다듬어 자신의 언어로 소화하는 것이 바람직합니다. 결국 최종 문서는 교사 자신의 결과물이어야지, AI가 작성했다고 드러날 필요는 없습니다.

(6) AI 활용 규칙 준수

2024년 이후 일부 교육청이나 학교에서는 교직원의 AI 활용에 대한 가이드라인을 제시하고 있습니다. 예를 들어 “학생 정보 입력 금지”, “외부 문서 유출 주의” 등의 지침이 있을 수 있으니, 소속 기관의 방침을 확인하고 준수합니다. 가이드라인이 없다 해도 상식적인 수준에서 위의 사항들을 지키면 무리가 없을 것입니다.

요약하자면, ChatGPT는 편리한 도구이지 완벽한 대체자가 아니므로 최종 확인과 책임은 인간에게 있다는 점을 항상 염두에 두세요. 이것만 유의한다면 우리는 AI의 도움을 안전하게 받으면서도 문서 품질과 신뢰성을 충분히 확보할 수 있습니다.

6. 결론

행정업무에 시달리는 교사들에게 ChatGPT와 같은 생성형 AI는 가뭄의 단비와도 같습니다. 반복적이고 형식이 정해져 있는 문서 작업을 AI에 일부 맡김으로써 얻는 시간 절약과 효율성 향상은 작지 않습니다. 앞서 살펴본 사례들에서 우리는 ChatGPT가 공문의 격식이나 품의서의 형식을 상당 부분 준수하여 초안을 만들어주는 것을 확인했습니다. 이를 바탕으로 교사는 문서 작성 과정을 간소화하고, 보다 중요한 교육 활동이나 학생 지도에 그 에너지를 돌릴 수 있게 됩니다. 실제로 AI를 활용하면 복잡한 문서 작성 과정이 단순해지고 검토 작업도 신속하게 처리되므로, 교사는 핵심 업무에 전념할 수 있습니다. 또한 형식적 오류를 미리 방지하여 문서의 완결성을 높일 수 있습니다.

물론 AI가 모든 것을 완벽히 처리해주지는 않습니다. 그러나 교사가 필요한 부분을 똑똑하게 활용하고 마지막 책임감을 갖고 다듬는다면, ChatGPT는 분명 든든한 조수가 되어 줄 것입니다. “교사의 일을 대신해주는 것이 아니라, 교사가 더 잘할 수 있도록 거들어주는 것” 이것이 AI 활용의 올바른 자세일 것입니다.

마지막으로, 이렇게 행정업무에서 절약된 시간과 노력은 고스란히 아이들의 교육과 성장을 위해 재투자될 수 있다는 점에서 그 의미가 있습니다. 공문 한 장, 품의서 한 장을 작성하는 데 들이던 수십 분을 아이들과의 상담이나 수업 연구에 쓸 수 있다면 그보다 가치 있는 일은 없을 것입니다. ChatGPT를 비롯한 AI 기술의 활용은 교육 현장에서 “삶의 균형”을 되찾고, 궁극적으로 교사들이 교육에 전념할 수 있게 하는 수단이 될 수 있습니다.

행정업무의 짐을 조금 내려놓고, AI와 함께 스마트하게 업무를 처리해 보세요. 처음에는 어색해도 곧 자신의 업무 스타일에 맞는 활용법을 터득하게 될 것입니다. 그것이 곧 미래 교육을 준비하는 교사의 새로운 역량이기도 합니다.