왜 내 업무 협조요청만 뒤로 밀릴까?
인사가 만사, 일도 결국엔 사람이 한다
OOO자료를 명일까지 공유해 주시면 감사하겠습니다.
일정 조율이 필요하시면 말씀 부탁드립니다.
어느 부서에서 일을 하든, 우리가 직장생활을 하다 보면 그곳이 공직이든 사기업이든 장소와 업종을 막론하고 타 팀의 업무 협조요청을 받아야 하거나, 받은 적이 있을 것이다. 특히나, 당신이 속한 팀이 지원부서의 성격을 띠고 있다면 더더욱이나.
Commercial Finance라는 미국계 특유의 재무회계팀에서 일하는 나의 입장에서는, 우리 팀은 어딘가 요청을 하기보다는 각 부서에서 들어오는 요청사항을 대응하는 것만으로도 한세월이다. 단순하게 매출세금계산서 재발행을 요청받는다든지, 멀리는 제품별로 수익률을 정리한 자료를 받을 수 있냐든지 등.
재무회계팀, 주 업무는 말할 것 없이 회사의 장부를 올바른 기준에 맞게 관리해야 하는 업무겠지만 극한의 지원부서에서 일하는 이상 자료 협조 요청을 매번 무시할 수는 없는 노릇이다. 원래 고객 중 가장 진상 짓 많이 하고 대응하기 힘든 고객은 내부고객이라는 말도 있지 않나. 하루 출근 후 메일함을 열면, 어느 자료를 먼저 처리해야 할지 우선순위를 정해 오늘도 고객만족을 위해 일하는 건 아마 모든 재무회계팀의 일상일 것이다.
타 팀 또는 부서에 업무 협조요청을 하다 보면, 왠지 내 업무요청만 무시하고 잘 안 들어주는 것 같은 억하심정에 빠지기 쉽다. 분명 수요일까지 요청한 자료는 금요일이 되어도 오지 않으며, 그 자료를 받아 다시 2차 가공을 해야 하는 입장이라면 더더욱 그렇다. 그러나, 억울함을 갖기 전에 협조 요청을 많이 받는 입장에서, 당신의 협조 요청이 왜 밀리는지를 알려주고자 한다.
1. 요청 범위와 사유가 불분명할 때
: 요청을 굉장히 정확하게 해 주시는 분도 있지만, 대부분 업무 협조 요청은 이메일이라도 들어오면 양반이다. 메신저나, 지나가면서 툭 하고 '아, 그 전년도 실적 좀 받을 수 있나요?'하고 지나가기 일쑤다. 맥락도, 이유도, 범위도 없는 요청을 받게 되면 자연스럽게 '그게 왜 필요하시죠?'라는 대답을 하게 되고, 까칠한 직장 동료로 이미지가 변신하게 된다.
업무 요청을 받는 상대방은 당신이 왜 요청하는지를 읽어낼 수 없다. 업무 요청의 개요(이유), 자료의 작성 범위를 명확히만 해줘도, 우선순위는 급상승할 수 있다.
2. 굳이 긴급하게 보이지 않는 무질서한 긴급 요청
: 요청메일의 제목의 서두에 언제나 '긴급/초긴급' 또는 '회신요망!'등을 붙여서 보내시는 분이 있다. 이런 분의 요청은 대부분 5분 전에 보내놓고 2시간 뒤까지 거나, 심지어 지금 바로를 요청하시는 경우도 있다. 남 사정은 모르겠고 내 사정이 중요한 유형으로, 긴급하게 보내놓은 것 치고는 사실 메일 한통 보내고 가만히 있다가 '보셨죠? 다 하셨어요?'하고 치고 오는 경우가 많다.
물론, 대표이사급의 VIP수명업무를 하시는 분들은 이런 요청을 보내시는 게 이해는 된다. 진짜 급하신 게 눈에 보일 정도로 메일을 보내놓고 전화로, 메신저로, 심지어 자리에 찾아오셔서 내가 그 일을 하는지를 옆에서 같이 보시는 분도 있다. 당황스럽고 부담스러워도, 응급실 환자 처방전 낸다 생각하면 그럴 수도 있다 싶어 도와드린다.
3. 자기 업무를 대신 요청할 때
: 아마 가장 안 좋은 유형일 것이다. 업무 요청을 하면서 직접적으로 내 일 좀 대신해줘,라고 말하는 사람은 거의 없겠지만 이 글을 읽는 사람들의 머릿속엔 이런 사람이 떠오를 것이다.
내가 준 자료를 받은 사람이 적절히 가공하면 충분히 대응 가능한 자료인데, 나에게 그 자료를 그냥 채워달라고 할 때.
실무자들끼리 충분히 라포가 형성된 상태라면 흔히 일어날 수 있는 일이다. 좋은 게 좋은 거라면서 그냥 내가 해줄게~ 커피 한잔 사! 하면서 처리해 줄 수 있고, 나 또한 실무자였을 때는 시간이 종종 남을 때 그렇게 해준 기억도 많다.
팀장이 되고 나니, 업무의 총량 관리 차원에서 좋지 못했다. 도와주고 감사함이나 들으면 다행인데 호이가 계속되면 둘리라고 담당자가 한두 번 바뀌면 '원래 그 팀에서 해주던 건데 왜 안 해주세요?'소리나 듣게 되니, 팀 간의 업무요청엔 팀장을 꼭 참조에 넣으라는 꼰대 같은 소리를 안 할 수 없게 되었다.
긴 글을 요약하자면, 진부한 표현으로 인사가 만사라는 말처럼 일은 결국 사람이 한다는 말이다. AI가 발달하여 업무에 많은 도움을 받고 있다 한들 아직까지 실행과 결정은 사람이 하지 않는가.
그렇기 때문에 그 일을 하는 사람을 이해하고, 납득시킬 수 있도록 '합리적이고, 명확한'논조로 업무 요청을 하는 것은 매우 중요하다. 만약, 당신의 업무 요청이 지속적으로 밀리고 있다면, 한 번쯤 내가 어떻게 요청해 왔는지를 돌아보고 요청을 좀 더 '구체화'해보자.
