좋은 프로세스는 조직에 어떻게 기여할까?
좋은 프로세스는 사람의 판단을 대신하는 것이 아니라 도와준다.
앞에서 프로세스의 필요성과 한계, 그리고 잘못된 프로세스가 초래하는 문제를 살펴보았다. 그렇다면 프로세스를 제대로 설계하고 올바르게 적용하면 조직은 어떤 이점을 얻을 수 있을까?
프로젝트의 성공요인은 매우 복잡하다. PM의 리더십, 이해관계자의 참여, 팀워크, 요구사항 변경관리, 추정의 신뢰도 등 대부분은 ‘사람’과 ‘환경’에 의해 결정된다. 따라서 어떤 프로세스도 프로젝트 성공을 보장할 수 없다.
그럼에도 모든 조직이 프로젝트 수행 프로세스를 만들고 관리하며,
기업 규모가 커질수록 프로세스를 강조하는 이유는 분명하다. 좋은 프로세스는 프로젝트 성공을 반복할 가능성을 높이기 때문이다.
프로젝트는 수행사 PM의 역량, 고객사 PM 성향, 그리고 두 사람의 궁합에 따라 결과가 달라질 수 있다. 좋은 프로세스는 단순히 업무절차나 양식을 정의한 것이 아니라 현실의 상황에 대응하는 조직의 경험을 담아야 한다. 그래야 검증된 업무절차와 체크포인트를 프로세스에 반영하여 조직 내 프로젝트들이 일정 수준 이상의 성과를 내는 조직을 만든다. 좋은 프로세스는 ‘반복 가능한 성공 패턴’을 조직에 만들어준다.
좋은 프로세스가 프로젝트 성공의 가능성을 높이는 6가지 포인트는 다음과 같다.
1) 프로젝트 상황에 적합한 개발방식을 선택한다.
세상에 틀린 방법론은 없다. 특정 상황에 적합한 방법론과 적합하지 않은 방법론이 있을 뿐이다. 워터폴, 애자일이 대표적이지만 현실에서는 이를 혼합한 다양한 방법론이 더 많다. 좋은 프로세스는 상황에 적합한 방법론과 프로세스를 선택하고 테일러링 하는 가이드도 포함한다. 이러한 기준이 없으면 조직은 항상 PM 개인의 경험과 감(느낌)에 의존하게 되고, 결과적으로 프로젝트 낭비가 발생할 가능성이 높다.
2) 리스크를 조기에 발견하고 대응한다.
프로젝트 실패의 대부분은 예상하지 못한 문제가 갑자기 발생하는 것이 아니라, 초기에 작은 문제가 누적되다가 어떤 계기에서 한 번에 큰 이슈가 되는 형태로 발생한다.
좋은 프로세스는 이러한 리스크를 조기에 드러나게 한다.
• 계약 전 검토 프로세스, 프로젝트 실행 단계별 검토 프로세스
• 리스크 식별 및 공유(고객사/수행사) 프로세스
• 프로젝트 진척상황(일정, 비용, 품질) 분석을 통한 조기경보 체계 구축
좋은 프로세스는 리스크를 숨기지 않고 조직이 최소한의 비용으로 관리하도록 돕는다.
3) 품질을 개인의 역량에 맡기지 않고 프로세스로 관리한다.
품질이 개인의 역량에 좌우되는 조직은 안정적일 수 없다. PM이 바뀌면 품질기준이 흔들리고, 개발자가 바뀌면 테스트 누락이 발생한다.
좋은 프로세스는 누구라도 준수해야 할 품질기준과 목표 달성을 위한 프로세스를 제공한다. 업무 완료기준(DoD, Definition of Done), 테스트 기법/프로세스(단위 테스트, 통합테스트), 성능측정 가이드 등이 그 예다. 사람의 역량에 의존하는 품질이 아니라 프로세스 성숙도에 기반한 품질이 지속적인 개선이 가능하다.
4) 협업과 소통 수준을 향상시킨다.
다음과 같은 이유로 프로젝트 협업이나 소통이 미흡하면 작은 실패가 큰 실패로 이어지기도 한다.
· 같은 개념을 다른 용어로 말해 의사소통 낭비가 발생함
· 프로젝트에 참여하는 다양한 역할자들의 책임이 모호함
· 주요 이해관계자에게 정보전달이 누락되거나 잘못 전달됨
· 의사결정 경로가 불명확함
좋은 프로세스가 있으면 프로젝트 팀은 다음을 명확히 할 수 있다.
· 공통된 용어·구조로 소통
· 부서 간 역할·책임·협업도구 명확화
· 무엇을 어떤 채널로 누구에게 언제 공유해야 하는지 기준
· 갈등을 줄이고 협업 흡수력을 높이는 팀 구조
5) 프로세스는 조직의 교훈과 학습을 반영하는 수단이다.
프로세스가 없다면 프로젝트 경험은 프로젝트 팀원과 PM 개인에 머물고 사라진다. 그러나 성과가 높은 조직은 프로젝트 수행을 통해 축적된 교훈이나 경험을 프로세스에 반영하여 조직의 자산으로 전환한다. 이는 암묵지를 형식지로 전환하여 조직에 확산하는 활동이다.
6) 개인의 역량차이를 보완한다
현실에서는 PM·개발자·테스터의 역량차이가 크다. 경력이 짧거나 역량이 미흡한 인원이 프로젝트에 투입되는 경우가 많다. 경력 1년 PM이 투입될 수도 있고, 외주 인력이 많을 수도 있다. 좋은 프로세스는 숙련도가 낮은 팀원이 참여해도 평균정도의 성과를 창출하게 한다. 모든 PM에게 처음은 있다. 처음으로 PM직을 수행할 때에는 조직 내 프로젝트 관리 프로세스에 의존할 수밖에 없다.
좋은 프로세스는 성공을 보장하지는 못한다. 그러나 프로세스가 없다면 실패는 예측 불가능해지고 프로젝트 결과는 개인 능력·운·환경 변화에 의존하게 된다. 좋은 프로세스는 사람의 판단을 대신하는 것이 아니라, 힘든 상황에서 사람이 올바른 판단을 할 수 있도록 지원한다.
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