전자기록, 현장에서도 통할 수 있을까?

전자기록, 현장에서도 통할 수 있을까?

TBM, 점검표, 교육서명지…

“기록은 했지만 활용하지 못하는 서류”, 안전관리자는 매일 이 자료들과 싸웁니다.
종이 서류는 현장에서 익숙하고 손쉽지만, 관리와 활용에는 큰 한계가 있습니다.

그래서 저는 생각했습니다.

> “TBM 기록을 전자화하면, 매일 교육을 했다는 증거도 남고,
관리자는 매월 보고서로 자동 집계까지 할 수 있지 않을까?”




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해결 아이디어: Google Forms + Google Sheets + Google Drive

Step 1. 교육자료 및 TBM 항목을 구글폼으로 제작
→ 근로자는 스마트폰으로 직접 입력
→ 교육내용 확인 + 자가점검식 문항 포함

Step 2. 응답내용은 실시간 시트로 자동 정리
→ 현장별, 날짜별로 기록 관리
→ 작성자 확인을 위해 Google 계정 로그인을 요구

Step 3. 스캔본 업로드 + 시트 연결로 전체 문서 보관
→ 보호구 지급대장, 정기교육 서명지 등은 스캔 후 Google Drive에 업로드
→ 해당 링크를 시트에 연결해 사업장별, 항목별로 일원화 관리 가능


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그런데, 정말 법적으로 인정될까?

이 아이디어를 기획하고 사내에 제안했지만,
한 가지 중요한 논의가 남았습니다.

바로 **“전자기록이 법적으로 인정될 수 있는가?”**입니다.

결론적으로는, 전자기록도 일정 요건을 갖추면 법적 효력을 가집니다.
현행법은 이를 다음과 같이 규정하고 있습니다:

요건 설명 실무 대응 방법

작성자 확인 가능 누가 작성했는지 추적 구글 계정 로그인 or 이름 기입 필수
위·변조 방지 기록 변경 여부 확인 Google Sheets 변경기록 자동 저장
접근 통제 권한 있는 사람만 접근 Drive 공유 제한, 폴더 권한 설정
보관기간 충족 법정 보관기간 유지 Google Drive 폴더 구조화 및 백업


관련 법령

전자문서 및 전자거래 기본법

전자서명법 (2020년 개정)

산업안전보건법 시행규칙 제33조의2



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아직은 ‘검토 중’입니다

이러한 체계를 실제로 도입하긴 전,
감독기관과의 협의를 통해 전자기록의 효력에 대한 확인이 필요합니다.

그래서 지금은,

일부 파일럿 사업장에만 테스트 적용,

법무팀 및 안전총괄팀과 검토 중입니다.



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중요한 건 '기술'이 아니라 '흐름'

전자기록은 단순히 종이를 줄이는 일이 아닙니다.
그보다 더 중요한 것은 ‘기록 → 저장 → 분석 → 활용’의 흐름을 만드는 것입니다.

현장은 매일 바쁘고 위험합니다.
그러나 그 안에서 기록의 흐름이 멈추지 않게 만드는 것,
그게 우리가 디지털 전환을 고민해야 하는 진짜 이유 아닐까요?