직장 생활에서 업무분장
제대로 하고 있나?
상급자와 하급자가 함께 일하는 게 강한 조직이다!
업무분장, 정말 제대로 되어 있을까?
회사에서 가장 많이 들리는 말 중 하나가 "이건 내 일이 아니야"이다. 업무분장은 상하급자 간, 그리고 같은 부서 내에서도 중요한 이슈다. 그런데 현실적으로 보면 업무가 제대로 나누어져 있지 않은 경우가 많다. 오늘은 이 문제를 재무 관리팀의 사례를 통해 살펴보고, 우리가 어떻게 바꿔야 할지 이야기해 보려 한다. 참고로 '나는 부장인데 이런 일은 대리가 해야지' 이런 잘못된 문화를 바로잡아야 한다. 직위의 높낮이를 따지기 이전에 상급자고 팀장이면 결론적으로 그 일을 누가 하든 끝내야 하는 책임감이 있어야 한다. 내가 생각하는 상급자의 덕목은 '지시하고 나무랄 수 있는 권한이 있다면, 하급자를 지키는 책임도 있다'이다. 잘 못된 관행으로 하급자만 부려먹고 이 자체를 직장 생활의 위계라 생각하는 잘 못된 문화를 이제는 바로잡아보자!
전표 입력, 정말 하급자의 일일까?
예를 들어, 재무 관리팀에는 팀장과 팀원 둘이 있다고 가정해 보자. 이 팀의 주요 업무 중 하나가 전표 입력이다. 보통 이런 기본적인 입력 업무는 하급자가 맡는다. 이 자체는 틀린 말이 아니다. 하지만 나는 이렇게 하지 않는다.
왜냐하면 전표 입력이라고 해서 무조건 쉬운 업무만 있는 게 아니다. 때로는 복잡한 분개를 해야 하는 경우도 있다. 단순 입력 업무는 팀원이 맡을 수 있지만, 어려운 분개가 필요할 때는 상급자가 직접 도와주어야 한다. 팀원이 그 어려운 분개를 입력한다고 해도 업무능력 발전에 크게 도움 되지 않는다. 그래서 그 능력은 나중에 배워도 늦지 않다. 그리고 전표입력과 연결된 최종 중요 업무가 결산이다. 나는 결산을 해야 한다. 전표입력은 결산에서 아주 중요한 기초다. 이 업무를 하급자에게 맡기고 결산은 상급자가 따로 한다? 안 맞지 않는가. 전표입력부터 상급자가 함께 해야 한다. 어차피 보조장부를 보며 맞추는 작업을 하지만, 그전에 이미 함께하면 쉬워진다. 하지만, 그렇게 생각하고 있었는가? 전표입력에 연결되어 있는 상급 업무까지 생각지 않는다.
이게 바로 ‘업무분장의 현실적인 문제’다. ‘기본 업무’라는 이유로 무작정 하급자에게 맡기는 것이 아니라, 실제로 그 업무 안에서 누가 함께해야 할지를 신중하게 따져봐야 한다.
버려야 할 물건, 정말 하급자가 결정할 수 있을까?
또 다른 예를 들어보자. 사무실을 이전하고 나니 가구와 집기가 많이 남았다. 창고가 꽉 차버려서 정리가 필요했다. 그런데 대리급 이하 직원들에게 "이거 다 버려라"라고 지시가 내려왔다. 단순한 업무처럼 보이지만, 며칠이 지나도 해결되지 않았다.
왜일까?
버릴 것과 남길 것을 결정하는 건 생각보다 쉽지 않다. 멀쩡한 것도 있고, 나중에 필요할 것 같은 것도 있고, 버렸다가 문제가 될까 봐 고민되는 것들도 있는 것이다. 제대로 보지도 않고 '다 버려라'라는 지시는 올바른 걸까? 그리고 며칠이 지나도 해결되지 않는 상황을 상급자는 왜 점검하지 않는 건가? 결국 임원이 나서서 진행 안되는지를 파악하고 나서 "이건 버리고, 이건 남기자"라고 정리를 해주자 일이 금방 끝났다.
이 사례에서 보듯이, 단순해 보이는 업무도 실제로는 단순하지 않을 때가 많다. 상급자가 ‘나는 상급자니깐 이런 일 안 해’라고 생각하는 순간, 조직 전체의 업무 효율이 떨어진다.
왜 이런 일이 반복될까?
사실 이런 일은 회사 곳곳에서 반복된다. 업무를 나누는 기준이 ‘단순 vs 복잡’이 아니라, ‘상급자 vs 하급자’로 구분되기 때문이다.
그런데 상급자가 손을 조금만 보태면 금방 해결될 일을 단순 업무라며 하급자에게 일방적으로 떠넘기는 경우가 많다. 이런 문화는 이제 바뀌어야 한다.
함께 일하는 조직이 강한 조직
회사는 상하 관계로만 움직이는 조직이 아니다. 상급자는 하급자가 성장할 수 있도록 도와야 하고, 하급자는 상급자의 경험을 배우며 함께 성장해야 한다. 단순히 "이건 내 일이 아니야"라고 선을 긋는 순간, 조직의 성장은 멈추게 된다.
이제는 상급자도 함께 움직여야 한다. 기본적인 업무라도 어려운 부분은 직접 도와주고, 하급자가 결정을 내리기 어려운 일은 상급자가 방향을 잡아줘야 한다. 그렇게 해야 궁극적으로 조직 전체가 편해진다.
‘나는 부장이니깐, 나는 차장이니깐’ 하는 시대는 이제 변해야 된다. 함께 고민하고, 함께 일할 때 조직은 더욱 강해진다. '밑에 직원들을 지키고 보호하는 게, 상급자의 의무다'라고 생각하자~업무분장, 이제는 좀 더 현실적으로 바꿔야 할 때다. 그래야 본인들도 편할 것이다!
