노션으로 일하는 방식 바꾸기: 협업 업무 시스템
노션(Notion) 활용 꿀팁: 작은 조직 맞춤형 운영 체계 만들기
노션으로 회사 업무 시스템을
구축할 수 있을까요?
그럼요, 물론입니다!
하지만 회사의 운영 방식을 고려해야 합니다.
원격 근무와 재택 근무가 늘어나면서 협업 작업 시스템의 필요성이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 팀이 원활하게 계획, 조직화, 협업할 수 있도록 돕는 다양한 협업 툴이 있지만, 노션을 추천하는 이유가 있습니다!
노션 도입을 고려 중이라면 기능, 장단점을 파악하여 팀에 적합한 툴인지 확인하는 것이 중요합니다.
노션의 주요 기능
노션의 가장 큰 장점은 높은 자유도입니다. 빈 페이지에서 시작해 상상할 수 있는 모든 문서 형식을 만들 수 있습니다. 기본 꾸미기부터 표 및 이미지 삽입, 데이터베이스 기능, 구글/슬렉 등 타 서비스 연동에 이르기까지 노션에서 할 수 있는 일이 많습니다.
전 아임웹으로 홈페이지를 제작하기 전 노션과 우피를 활용해 강의/컨설팅 비즈니스 웹사이트를 빠르게 만들었습니다. 노션으로 개인 웹사이트, 포트폴리오, 채용 브랜딩 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다.
마케팅 에이전시도 운영하고 있는데요, 고객사 미팅에 앞서 노션으로 맞춤 제안서를 만들기도 했습니다. 이 제안서로 프랜차이즈 본사와 마케팅 계약을 따냈고요.
노션의 장점
1인 기업이라면 대표 개인의 업무 목표에 맞춰 업무를 관리할 필요가 있습니다. 노션 업무 시스템의 장점은 현재 상황을 한눈에 파악하고 세부사항을 기록, 확인할 수 있다는 점입니다.
대기업의 ERP 시스템까진 아니겠지만 충분히 1인기업, 작은 조직이 활용하기에 훌륭합니다. ERP는 보통 정해진 형식과 아웃라인이 있지만, 노션에서는 1인 사업자부터 30인 기업까지 조직 구조에 맞게 대시보드, 개인 작업 템플릿 등을 최적화할 수 있습니다.
연매출 100억 원이 넘는 기업에서도 30명의 직원만으로 노션 하나만 가지고 협업 작업 시스템을 운영한 사례도 있습니다. 30~50명 규모 기업에서도 노션으로 보안 관리만 잘한다면 충분히 도입이 가능합니다. 단, 실시간 커뮤니케이션을 위해 슬랙 등 다른 툴과 함께 사용해야겠죠.
노션의 단점
가장 큰 단점은 노션에 익숙하지 않은 팀원들이 어려움을 겪을 수 있다는 점입니다. 특히 디지털 협업툴에 익숙하지 않은 세대일수록 노션의 핵심 기능과 업무 방식을 교육하는 것이 중요합니다. (저도 세팅과 더불어 교육까지 제공하고 있답니다!)
다음으로 모바일에서 사용하기가 다소 불편합니다. 지속적으로 개선 중이지만 슬랙 등 다른 툴에 비해 모바일 사용성이 떨어지는 편입니다. 그래도 기본적인 작업 확인 정도는 문제없으니 너무 걱정하지 마세요.
마지막으로 많은 사람들이 노션의 기능을 제대로 활용하지 못하고 있습니다. 메모하거나 기록할 때마다 새 페이지를 만들어 정보가 분산되는 식이죠. 그렇게 되면 필요한 정보를 찾기 어렵습니다.
우리 조직에 맞는 업무 프로세스를 정의하고 실행 방식, 업무 환경을 구축해야 합니다. 좋은 템플릿이 있다고 해도 조직에 맞지 않으면 소용없습니다.
잘 구축된 노션 업무 시스템은 이렇습니다.
직관적인 디자인
업무 관리, 문서 협업, 지식 공유 등을 위한 직관적인 디자인을 구축합니다. 비효율적으로 정보를 찾아 헤매는 시간을 줄일 수 있습니다.
중앙 집중식 작업 공간
회사 전체의 프로젝트 정보를 한곳에서 확인할 수 있습니다. 업무 목록, 프로젝트 타임라인, 회의록, 제안서 등을 모두 노션에 담습니다. 한곳에 모아두면 지저분해지지 않고 접근성도 높아집니다.
맞춤형 업무 관리
노션의 데이터베이스와 보드 뷰를 활용해 프로젝트에 맞는 업무 관리 시스템을 구축합니다. 우선순위, 담당자, 마감일, 상태 등으로 업무를 정리하면 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 태그, 필터, 리마인더 등의 기능도 활용해 업무 관리를 효율화하고 팀 생산성을 높일 수 있습니다.
위키화 및 메뉴얼화
위키와 같은 기능을 활용해 회사 내 지식 베이스와 문서 저장소를 구축합니다. 성공 사례, 가이드라인, 프로젝트 회고 등을 문서화하면 자연스럽게 팀/프로젝트 간에 지식과 경험을 공유하는 문화가 만들어집니다. 문서화된 지식은 새로운 팀원 온보딩이나 나중에 동일한 문제에 부딪혔을 때 활용할 수 있어 큰 도움이 됩니다.
스케줄링
최신 노션 캘린더가 기존 구글 캘린더와 연동되어 스케줄 관리를 더욱 효율적으로 할 수 있습니다. 또한 스케줄링 snippet 기능을 활용하면 고객과 미팅 날짜를 여러 개 잡은 후 조율할 수 있습니다.
실제로 잘 작동하는 노션 업무 시스템은?
제일 먼저 해야 할 것은!
우리 조직이 업무를 처리하는 방식을 파악해야 합니다. 프랜차이즈, 스타트업, 마케팅 에이전시, 오프라인 매장 등 조직마다 업무 방식이 다릅니다. 각 부서, 업무 성격별로도 다르죠.
협업툴 10번 이상 바꿨어요...
믿기 힘들겠지만 실제 사례입니다. 사업자 대표나 리더로서 비즈니스 운영 철학, 팀원 관리 방식, 현장 업무 방식에 대한 기준을 갖고 있어야 새로운 툴 도입에 실패가 덜합니다. 그렇지 않으면 시간과 비용만 낭비하는 꼴만 되겠죠!
네버슬립 컨설팅에서는 사업 및 조직관리를 위한 9개 영역에 대한 구글 시트 설문지를 통해 고객사의 현황을 철저히 진단합니다. 동시에 운영 철학과 업무 방식에 맞는 노션 업무 시스템을 구축해 드리고 있어요!
