툴과 사고의 전환 – 통합형 실무가로 Ch.2 | EP.02
많은 사람들이 반복되는 업무에 질리고,
그 피로 속에서 커리어를 부정적으로 느낍니다.
그러나 조금만 시각을 바꾸면
그 반복은 축적의 시작점이자,
커리어 설계의 재료가 됩니다.
Chapter 1. 단절된 커리어, 다시 연결하기(4회)
Chapter 3. 시간, 성과, 몰입의 커리어 설계(5회)
“이거, 매번 다시 쓰고 계세요?”
말끝마다 한숨을 쉬던 A는 처음 그 질문을 들었을 때,
잠깐 머리가 멈췄다고 했다.
그가 담당하던 일은 매주 정기 회의 보고서 작성,
성과지표 수집, 마케팅 피드백 취합, 그리고 다음 주 작업 계획 정리였다.
하루에도 몇 번씩 “이거 지난 주에 뭐라고 썼더라?”를 중얼거리고,
이메일과 슬랙, 구글 드라이브, 심지어 본인의 노트까지 뒤적이며
자료를 복기하느라 시간을 썼다.
그런 그에게 동료가 말한 것이다.
“이거 Notion으로 템플릿 만들어놓고, 자동으로 GPT로 회의 요약 시키면 되지 않아요?”
그 한 마디가 A의 커리어를 완전히 바꿔놓았다.
A는 자신이 싫어했던 일이 ‘업무’ 자체가 아니라
‘매번 처음부터 다시 하는 방식’이라는 것을 뒤늦게 알았다.
그의 피로는 일이 많은 것이 아니라,
‘반복되는 일을 구조화하지 않았기 때문’이었다.
A는 ‘기획서 초안’을 작성할 때마다
지난 기획서 파일을 열고, 앞뒤 문장 복사하고, KPI만 바꾸는 일을 반복해왔다.
‘주간회의’도 매번 비슷한 내용을 다른 양식으로 정리했고,
‘보고서’도 누락과 오류를 반복했다.
“이 일을 AI에게 넘길 수 있다면?”
“이 반복을 템플릿으로 만들 수 있다면?”
그때부터 A는 일을 ‘하는 사람’이 아니라
‘설계하는 사람’으로 바뀌기 시작했다.
예전에는 반복이 ‘수련’이었다.
인쇄소에서 식자공은 하루 종일 활자를 맞추고,
코더는 한 줄 한 줄을 손으로 입력하며 실력을 키웠다.
그러나 지금은 다르다.
반복은 더 이상 사람의 영역이 아니다.
AI는 인간보다 훨씬 빠르고 정확하게 반복을 수행한다.
사람은 반복을 ‘인식하고’, ‘구조화하고’, ‘위임하는’ 존재가 되어야 한다.
즉, 반복은 우리가 해야 할 일이 아니라,
우리가 잘 넘겨야 할 일이다.
A는 Notion에 “주간보고 템플릿”, “기획서 초안 구조”, “성과지표 자동 수집 시트”를 만들었고,
GPT API를 연결해 회의 내용을 자동 요약하는 프로세스를 만들었다.
이제 그는 같은 일을 하지만, 전혀 다른 방식으로 일한다.
그는 더 이상 매번 손으로 반복하는 사람이 아니라,
반복을 시스템화한 기획자로 불린다.
그가 만든 구조는 팀 전체의 효율성을 높였고,
A는 자신의 커리어를 ‘노동’이 아니라 ‘설계’의 언어로 말할 수 있게 되었다.
이 글은 ‘반복’이라는 단어에 피로를 느낀 사람에게 바치는 글이다.
단순 작업, 루틴, 반복 보고서, 정기 회의, 자료 정리…
이 모든 게 너무 익숙해진 사람.
하지만 왠지 일하는 게 아니라 버티고 있는 것 같은 사람.
당신에게 묻는다.
“그 반복, 왜 지금도 당신이 직접 하고 있나요?”
이제 반복은 구조화되고, 자동화되고, 위임될 수 있다.
그 가능성을 설계하는 사람이
AI 시대의 실무 주도권을 가진다.
“같은 일인데 왜 이렇게 매번 시간이 오래 걸리지?”
많은 사람이 업무에서 느끼는 이 막연한 피로감은
‘일의 양’이 아니라 일의 반복성과 불확실성의 결합에서 비롯된다.
같은 회의 보고서라도
매번 문장을 처음부터 써야 하고,
기획안도 비슷한 형식인데 늘 백지를 마주하게 된다.
여기서 핵심은 반복 자체가 피로한 것이 아니라,
반복이 ‘구조화되지 않은 상태’로 남아 있기 때문에 피로하다는 점이다.
반복은 단순히 귀찮고 지루한 것이 아니다.
반복이 나타났다는 것은
그 일이 이미 패턴화될 수 있는 시점에 도달했다는 증거다.
반복은 ‘자동화’의 첫 번째 전제이며,
‘표준화’의 시작이고,
‘효율화’의 단서다.
즉, 반복은 귀찮음이 아니라 설계의 출발점이어야 한다.
우리는 반복되는 일을 마치 ‘매번 새롭게’ 하는 것처럼 느낀다.
문서도 새로 열고,
내용도 다시 생각하고,
표현도 매번 고민한다.
그러나 알고 보면, 그 일의 80%는 지난번과 같고
실제로 달라지는 건 일부 수치나 날짜, 사례뿐이다.
이 반복이 구조화되지 않으면
우리는 무의미한 창조를 반복하고,
창조와 실행의 에너지를 낭비하게 된다.
하루 종일 바빴다.
여러 문서를 만들었고, 회의에도 참석했고, 메모도 했다.
그런데 왜 남은 게 없을까?
그 이유는 단순하다.
우리는 반복을 구조화하지 않았기 때문이다.
예를 들어보자.
오늘 기획한 문서가 내일 회의에서 재활용되지 않고
피드백은 슬랙에서 흘러가고
수치 자료는 엑셀에서만 존재하며
메모는 노션, 구글 킵, 애플 메모에 흩어져 있다면
우리는 늘 같은 반복을 하면서도,
매번 새로 시작하는 것처럼 살고 있는 셈이다.
디지털 시대의 실무자는 이제
“얼마나 반복을 많이 하느냐”보다
“얼마나 반복을 구조화하느냐”로 평가된다.
이력서에 ‘업무 처리 능력’이라 쓰는 대신,
“정기 업무를 Notion 템플릿화하고, GPT 기반 회의 요약 시스템을 만들었습니다”라고 쓰는 것이
오늘날 더 강력한 스토리다.
반복은 기획자가 되는 첫 번째 재료다.
반복되는 걸 보았는가?
그렇다면 이제 묻자.
“이걸 어떻게 설계할 수 있을까?”
같은 1년을 일해도
하나는 반복에 지쳐 퇴사하고,
다른 하나는 반복을 구조화해 팀의 툴킷을 만든다.
차이는 재능이 아니라 태도다.
‘이건 매번 하게 되는 일이구나’라고 인식하고,
그 흐름을 메모하고,
형식과 절차를 만들고,
자동화 도구나 GPT로 위임하는 순서.
이 단순한 흐름을 실천하는 사람이
결국 커리어의 주도권을 갖게 된다.
반복을 피하지 말자.
오히려 반복을 ‘설계의 힌트’로 삼는 태도가 중요하다.
같은 제목의 메일을 계속 쓴다? → 메일 템플릿으로 바꾸자
매주 회의록 작성이 반복된다? → Notion 템플릿을 만들고 GPT로 요약하자
반복되는 보고가 있다? → 슬랙→GPT→정리→보고서 흐름을 만들자
이런 흐름이 모이면
우리는 ‘반복자’가 아니라
‘구조 설계자’가 된다.
“같은 일을 반복하며 다른 결과를 기대하는 것은 미친 짓이다.”
이 말은 물리학자 아인슈타인의 어록 중 하나로 널리 알려져 있다.
하지만 오늘날의 실무 환경에서는 이렇게 바꿔야 맞는다.
“같은 일을 반복하면서도, 구조화하지 않는 것이야말로 진짜 낭비다.”
그만큼, 반복되는 일을 구조화하고 자동화하려는 사고 전환은
오늘날 실무자에게 필수 역량이 되었다.
사람들은 종종 자동화라고 하면 거창한 기술을 떠올린다.
GPT, Zapier, Notion API, 매크로, 구글 스크립트…
하지만 정작 중요한 것은 ‘어떤 도구를 쓰느냐’가 아니다.
핵심은, ‘이건 반복되니, 구조화할 수 있겠다’는 사고의 눈을 갖는 것이다.
예를 들어, 매주 회의록을 쓰는 일이 있다고 해보자.
이걸 자동화하려면 무엇보다 먼저 필요한 건
‘회의 구조’를 인식하는 것이다.
회의 시작 시간과 종료 시간
참가자 명단
안건 목록
각 안건별 핵심 논의사항
결정사항과 후속조치
이렇게 반복되는 패턴을 구조화한 뒤
이에 맞는 템플릿을 만들고
음성 인식 → 텍스트 변환 → 요약 자동화 도구를 붙이는 식으로 확장할 수 있다.
자동화는 기술보다 사고 전환의 문제다.
우리는 실무에서 눈앞의 할 일에 급급하다 보니
‘일을 더 빨리 하는 법’만 고민한다.
하지만 진짜 중요한 건
‘앞으로 10번 더 하게 될 일을 지금 구조화하는 것’이다.
구조화는 단순한 정리 정돈이 아니다.
그 자체로 실무자의 ‘생산성 자산’이다.
예를 들어,
회의록 작성용 템플릿
반복 보고서 작성 포맷
이메일 문의 대응용 FAQ 문서
콘텐츠 발행 워크플로우 표준안
고객 VOC 분류 기준표
이런 것들이 모이면
한 사람의 일 처리 속도가 빨라질 뿐 아니라,
그 사람의 일하는 ‘방식’이 조직의 기준이 된다.
단순히 시간을 아끼는 것 이상의 의미가 있다.
자동화는 단순 반복을 넘어,
생산성의 범위를 확장시킨다.
예를 들어,
구글폼으로 수집한 데이터 → 구글시트로 자동 정리 → 슬랙 알림 자동 전송
캘린더 일정 → 슬랙 일정 리마인더 → AI 챗봇으로 사전 Q&A 대응
GPT 프롬프트 정리 → 반복 문서 초안 자동 생성
이런 흐름이 만들어지면
한 사람이 수행할 수 있는 일의 총량이 늘어난다.
단순히 시간을 줄이는 것이 아니라,
‘한계를 초과해서 일할 수 있는 구조’를 만드는 것이 자동화의 진짜 힘이다.
많은 이가 기술을 두려워한다.
“나는 컴맹이라…”, “그런 거 못 배워요”, “AI는 어렵잖아요…”
하지만 오늘날의 도구는
‘잘 만드는 사람’보다
‘잘 연결하고 설계하는 사람’을 더 필요로 한다.
예를 들어 Zapier 같은 자동화 도구는
코딩을 몰라도 슬랙–이메일–시트–캘린더를 연결할 수 있게 해주며,
Notion도 GPT 플러그인을 통해 초안 작성과 데이터 정리를 돕는다.
우리가 배워야 할 건 ‘툴 사용법’이 아니라,
툴로 무엇을 연결하고 구조화할 것인지의 시야다.
동일한 직무, 동일한 연차의 실무자 두 명이 있다고 해보자.
하나는 매번 새로 보고서를 쓰고, 회의를 기록하고, 피드백을 정리한다.
다른 하나는 자동 템플릿을 만들고, 피드백을 정제해 문서화하며,
툴을 통해 업무흐름을 반자동화했다.
둘은 겉보기엔 같은 일을 하지만,
‘일의 방식’과 ‘확장성’에서 전혀 다른 커리어를 걷게 된다.
자동화의 핵심은
“내가 없을 때도 이 일이 흘러가게 하는 구조를 만들었는가”에 있다.
이것이 실무자가 경력자, 그리고 설계자로 넘어가는 기준점이다.
“나는 여전히 같은 일을 하고 있습니다.
하지만, 이제 전혀 다른 방식으로 일하고 있습니다.”
이 말은 콘텐츠 마케터로 일하는 B씨가
사내 공유 세션에서 발표를 시작하며 던진 문장이었다.
사람들은 처음엔 고개를 갸웃했지만,
이후 발표를 들은 동료들은 하나같이
“일을 새롭게 보는 눈이 열렸다”고 말했다.
B씨는 3년 차 콘텐츠 마케터다.
그의 주요 업무는 블로그 운영, 뉴스레터 기획, SNS 콘텐츠 관리였다.
언뜻 보면 매일 다채로운 일을 하는 듯 보였지만,
실제로는 “주기적인 루틴 업무의 반복”이 대부분이었다.
매주 화요일: 뉴스레터 기획 회의
매주 수요일: 콘텐츠 배포 스케줄 조정
매주 목요일: 블로그 초안 작성
매주 금요일: 통계 분석 보고서 작성
처음엔 이 일이 재미있었다.
하지만 1년이 지나자 B씨는 점점 지쳐갔다.
새로운 것을 배운다는 느낌이 없었고,
‘난 그냥 반복하는 사람이 되어버렸구나’란 허탈감이 쌓였다.
그런 B씨가 변하게 된 건
사내 GPT 워크숍에 참여하면서였다.
강사는 이렇게 말했다.
“당신이 반복하는 모든 것에는 구조가 숨어 있습니다.
그 구조를 발견하고, 설계하고, 넘겨주세요.
그래야 진짜 창의적인 일이 시작됩니다.”
그 말이 뇌리를 때렸다.
B씨는 그날부터 ‘반복되는 업무 리스트’를 적기 시작했다.
그리고 거기에 공통된 흐름이 있음을 발견했다.
예를 들어,
업무 반복 흐름
뉴스레터 기획 주제 선정 → 콘텐츠 수집 → 초안 작성 → 편집 → 발송
블로그 작성 키워드 리서치 → 구조 구성 → 본문 작성 → 이미지 삽입
SNS 콘텐츠 포맷별 유형 분류 → 템플릿 적용 → 해시태그 선택
B씨는 이 흐름을 기반으로 Notion에 템플릿을 만들고,
GPT 프롬프트를 설계해 초안 생성을 자동화했으며,
콘텐츠 배포는 Zapier로 각 채널과 연동시켰다.
놀랍게도, B씨의 일의 양은 거의 줄지 않았다.
그는 여전히 매주 뉴스레터를 쓰고, 블로그를 운영하고, SNS를 관리했다.
하지만 주변에서 그를 부르는 언어가 바뀌었다.
“이 일, B씨한테 한번 물어보자.”
“B씨가 만든 시스템으로 우리 팀도 해볼 수 있을까?”
“이 업무 프로세스, B씨가 만든 걸로 매뉴얼화하자.”
이제 그는 단순 실무자가 아니라
‘업무 구조를 설계한 사람’, ‘툴을 기획한 사람’으로 불리게 된 것이다.
실제로 연말 OKR 리뷰에서
그는 ‘팀 효율화에 가장 기여한 구성원’으로 뽑혔고,
팀장도 “이제 B씨가 하는 일은 실무가 아니라 설계다”라고 평가했다.
B씨는 이제 자신의 커리어를
‘콘텐츠 마케터’라고 소개하지 않는다.
대신 이렇게 말한다.
“저는 콘텐츠 제작 워크플로우를 설계하고,
실무 자동화를 통해 팀의 생산성을 개선한 기획자입니다.”
그는 단지 마케터가 아니다.
일을 반복하는 사람에서,
반복을 설계한 사람으로 성장한 사례다.
그가 이룬 변화는 어떤 거대한 이직이나
포지션 전환 때문이 아니다.
반복의 흐름을 구조화하고,
툴을 이용해 자동화하고,
그 경험을 자신만의 커리어 언어로 해석한 것.
그 모든 것은
일상 속 반복에서 출발한 혁신이었다.
“나는 늘 애매한 사람이었다.
어디에도 완전히 속하지 못하고,
항상 ‘그 사이’에서 일했다.”
UX 디자이너였던 정윤(가명)은 자신의 커리어를 이렇게 정의했다.
그는 개발자도 아니고, 마케터도 아니며, 디자이너이기도 했다.
정확히 말하자면, 그 세 역할 사이에서 중재하고 조율하는 역할을 해왔다.
정윤의 초기 커리어는 대학 졸업 후 작은 스타트업에서 시작됐다.
정식 디자이너가 없던 조직에서
그는 PowerPoint로 UX 설계를 시도하고,
개발자에게 화면 흐름을 설명하며 일했다.
문제는 그다음이었다.
“이력서에 쓰려니까 뭐라 써야 할지 모르겠더라고요.
디자이너도, 기획자도, 개발자도 아니고…
그냥 뭐든지 조금씩 아는 사람 같았어요.”
그는 ‘경계인’이었다.
많은 실무자들이 정윤처럼 역할의 경계에 놓여 있다.
특히 소규모 팀이나 스타트업 출신일수록
‘기획+운영+고객응대+디자인’ 같은 잡역을 경험하게 되며,
이 경험을 커리어로 포장하기 어려워한다.
이건 누구나 하는 일이잖아요?
너무 복합적이라 설명이 안 돼요
그냥 잡무였어요
하지만 문제는 일이 아니라 해석의 부재다.
구조화되지 않으면
아무리 복잡한 경험도
단지 “애매한 보조자”로 전락하고 만다.
정윤은 팀을 옮긴 뒤 변화의 실마리를 찾게 된다.
이직한 곳은 규모가 있는 교육 플랫폼 회사였고,
그는 “UX 리서치 기반 콘텐츠 기획자”라는 직함을 달았다.
하지만 실상은 이전과 별반 다르지 않았다.
여전히 자료 조사, 화면 기획, 툴 세팅, 개발자 브리핑, QA까지 모든 과정을 거쳤다.
어느 날, 팀장이 말했다.
“정윤 씨가 한 업무 흐름을 매뉴얼로 만들 수 있을까요?
다음 신입 교육 때 활용하고 싶어요.”
그때 그는 처음으로
자신이 반복해 온 일의 흐름을 기록하기 시작했다.
1. 고객 니즈 수집
2. 인터뷰 설계 및 진행
3. Figma 화면 구성
4. 에디터와 콘텐츠 구성 회의
5. Notion 문서로 기획안 정리
6. Jira에 개발 요청
7. QA 피드백 후 리팩토링
그는 깜짝 놀랐다.
막연하게만 느껴졌던 일이
이렇게 선명한 흐름을 갖고 있었다니.
이 흐름을 기반으로
그는 ‘업무 구조화 문서’를 만들기 시작했다.
프로세스별 담당자, 툴, 산출물, 피드백 방식까지 구체화했고,
이를 사내 위키에 올렸다.
결과는 놀라웠다.
정윤의 문서가 팀 내 레퍼런스가 되었고,
신입사원 교육에도 반영되었으며,
타 부서에서도 “정윤의 기획 흐름”을 배우고자 요청했다.
더 놀라운 건, 그 스스로의 커리어 언어가 달라졌다는 점이다.
이전에는 “UX 비슷한 일 했어요”라고 말하던 그가,
이제는 자신을 이렇게 소개한다.
“저는 콘텐츠 설계와 사용자 흐름을 구조화해,
개발과 디자인을 연결하는 설계자 역할을 수행해왔습니다.”
정윤은 이제
기획팀과 디자인팀 모두로부터 인정받는다.
그는 여전히 경계에 있지만,
그 경계는 이제 불안정한 애매함이 아니라
‘통합과 연결의 허브’가 되었다.
이것이 바로 반복을 구조화한 커리어의 힘이다.
정리되지 않은 일은 아무리 많이 해도
이력으로 남지 않는다.
하지만
구조화된 경험은
직무경계를 넘고,
기능을 통합하며,
새로운 직함조차 만들어낸다.
정윤은 지금 ‘일을 잘하는 사람’이 아니다.
그는 ‘일의 흐름을 설계한 사람’이다.
반복을 관찰했고
흐름을 기록했으며
그 과정을 문서화하고
공유 가능한 구조로 만들었다
이 단순하지만 중요한 실천이
그를 애매한 경계인에서
중심적인 설계자로 바꾸어놓았다.
당신도 지금 그 경계에 서 있는가?
그렇다면, 그 흐름을 기록하자.
그 반복을 구조화하자.
그 순간부터
당신의 경력은 새롭게 쓰이기 시작할 것이다.
“나는 반복에 갇혀 있었던 것이 아니라,
반복을 해석하지 않았던 것이었다.”
많은 사람들이 반복되는 업무에 질리고,
그 피로 속에서 커리어를 부정적으로 느낍니다.
그러나 조금만 시각을 바꾸면
그 반복은 축적의 시작점이자,
커리어 설계의 재료가 됩니다.
반복되는 일은
그 자체로 의미가 없을 수 있습니다.
그러나 그것을 관찰하고 구조화하면
더 이상 피로가 아니라 패턴이 되고,
패턴은 곧 루틴이 됩니다.
루틴은 자동화되고,
자동화는 여유를 낳고,
여유는 더 높은 수준의 기획과 설계를 가능하게 합니다.
� 그래서 제안합니다:
반복되는 일 하나를 골라보세요.
지금 바로.
그 일이 매주 반복된다면,
그걸 1회성 수행이 아닌
‘재사용 가능한 시스템’으로 만들어보는 겁니다.
예를 들어,
주간 보고서 → 템플릿화
고객 응대 → FAQ 자동화
콘텐츠 기획 → 일정·툴·산출물 흐름 시각화
협업 회의 → 공유 문서 구조 설계
그 어떤 것이든 좋습니다.
반복은 반드시 구조화의 실마리를 품고 있습니다.
� 실천 루틴 제안
1. 반복 업무를 관찰하기
2. 흐름(순서와 시간)을 시각화하기
3. 필요한 툴/자료/피드백 지점을 명시하기
4. 문서화하고, 반복 가능하게 구성하기
5. 자동화 도구(GPT, Notion, Zapier 등)와 연결해보기
이 루틴을 통해
‘일을 덜 하는 사람’이 되는 것이 아닙니다.
‘일을 설계할 줄 아는 사람’이 되는 것입니다.
이것이 반복의 진짜 가치입니다.
1. 지금 반복되는 업무 중, ‘루틴’으로 만들 수 있는 건 무엇인가요?
2. 그 루틴을 툴이나 자동화로 구조화해본 적이 있나요?
3. ‘나는 이 일을 왜 반복하고 있는가?’라고 스스로에게 물어본 적이 있나요?
4. 내가 오늘 처리한 일 중, ‘누군가에게 넘겨도 되는 패턴’은 무엇이었나요?
5. 반복에 갇혀 있나요, 반복을 설계하고 있나요?
이 질문들에 진지하게 답해보는 하루가
당신의 커리어를 실행자에서 설계자로
한 걸음 더 나아가게 만들 것입니다.