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by 프레미아 티엔씨 Jul 30. 2024

홍콩 원본대조 공증에 대한 가이드

법인 사업 활동 운영 시 특정 서류에 대한 원본대조 공증 서류를 제출해야 하는 경우가 있다. 특히 법인 설립, 법인 계좌 개설 신청 및 특정 허가 신청 등 다양한 경우에 공증 사본이 필요할 수 있다. 본 글에서는 공증 사본의 정확한 의미와 필요성 등을 비롯한 서류 공증에 대해 전반적으로 안내하겠다.

원본대조 공증이란?

원본대조 공증이란 공증일에 원본 서류의 사본임을 공식적으로 인증하는 문서다. 해당 사본은 원본의 사본임을 증명하는 공증인의 직인이 날인되어 있다. 그러나 공증 사본은 원본 서류의 진위 여부를 보증하지 않으며, 실제 원본 서류의 진정한 사본임을 인증할 뿐이라는 점에 유의해야 한다. 공증 사본이 필요한 문서의 일반적인 예시로는 출생 증명서, 여권, 운전면허증 등이 있다.

원본대조 공증의 중요성

홍콩을 비롯한 기타국가에서 대부분의 사업 진행 할 때 원본 문서의 인증된 정본을 제출해야 한다. 특히 홍콩 소재 은행에 법인 계좌 개설을 신청하는 절차, 홍콩에서 작성 및 서명된 문서를 국제 거래에 사용하는 절차 등이 포함된다. 원본대조공증은 사업 활동 외에도 정부 관련 절차 혹은 법적 목적 등 다양한 목적으로 사용된다.

공증의 가장 큰 장점은 원본 문서를 분실할 위험이 없다는 것이다. 특히 신분증의 경우 인증 완료된 사본을 원본 대신 제공할 수 있기 때문에 더욱 유용하다. 또한 서류에 기밀 정보가 포함되어 있거나 신원 확인에 사용되는 경우 원본 문서의 분실 또는 손상 위험을 방지할 수 있어 매우 유용하다.

홍콩 공증 가능 기관

홍콩에서는 일반적으로 다음 기관에서 발행한 원본대조 공증 서류가 인정된다.

· 공인 회계사 (A certified public accountant)

· 변호사 (A lawyer)

· 공증인 (A public notary)

특정 문서는 다음 기관에 의해서도 공증 사본으로 인정될 수 있다.

· 홍콩 법원 공인 담당자 (An authorized officer of a court in Hong Kong)

· 홍콩 법인 간사역 (A practicing company secretary in Hong Kong)

· 홍콩 거주자가 아닌 경우, 본국의 영사관 A consular officer of your home country (for non-Hong Kong residents)

원본대조 공증기재 내용

원본대조 공증 사본에는 공증인의 서명과 공증일자가 기재되어야 한다. 공증인은 서류 내 본인의 이름과 직함을 대문자로 명확하게 기재해야 한다. 또한 해당 서류가 원본의 진정한 사본임을 명시해야 한다. 마지막으로 공증 기관은 일반적으로 서류 내에 공증인 직인을 날인한다. 하기 이미지는 공증인 직인의 예시다.

공증인의 자격 및 주요 역할

홍콩 고등법원(The Hong Kong High Court)은 공증인을 임명하며, 공증인은 고등법원 공증인 등록부(Register of Notaries Public)에 등록되어 있어야 한다. 모든 공증인은 홍콩 공증인협회(Hong Kong Society of Notaries)의 규제와 관리를 받는다.

공증인은 다양한 서류를 인증하고, 진위를 증명하는 공인된 전문가다. 이에는 계약서, 여권, 운전면허증, 은행거래명세서 및 기타 비즈니스 거래와 해외 부동산 매매 등에 관련된 서류가 포함된다. 공증인은 일반적으로 7년 이상 변호사 업무를 수행한 후 공증 자격을 취득하고 공증인으로 임명된 변호사다.

공증인의 주요 역할은 서류 서명 절차를 검토하고 서명인의 신원은 확인함으로써 사기를 방지하는 것이다. 이 과정에는 서류 내 주요 사항에 대한 인지 여부 및 서명 의사가 있는지 판단하는 절차가 포함된다.

공증인이 일반적으로 담당하는 기타 서비스에는 선서 위원으로서 신고를 증명하고, 고객이 외국에서 사용할 위임장(Powers of Attorney)을 작성 및 증빙하는 것도 포함된다.

공증 서류란 무엇인가?

공증은 서류 위조를 방지하기 위한 절차에 사용되는 공식적인 용어로, 검증을 통해 사기 위험성이 있는 서류들을 파악할 수 있다.

공증을 받지 않을 때 서류의 효력이 없어 사용할 수 없으므로, 개인과 법인 모두에게 필수적인 절차입니다. 서류의 효력이 없으면, 공증 서류가 필요한 많은 비즈니스 절차가 지연될 수 있다. 또한 서류가 잘못 공증되었을 경우, 재공증 절차에 대한 시간 및 비용이 추가로 소요될 수 있다.

가장 큰 차이점은 원본대조필 서류는 해당 국가 내에서만 인정되지만, 공증 서류는 전 세계적으로 인정된다는 것이다. 또한 공증인은 공증이 완료된 사본만 인증할 수 있다.

아포스티유 공증

서류를 법적으로 인증하고 확인할 수 있는 또 다른 방법은 아포스티유 공증을 받는 것이다. 홍콩에서 작성된 서류를 해외 기관에 제출해야 할 때 아포스티유 공증을 받아 제출할 수 있습니다. 홍콩 거주자가 해외 법인 계좌를 개설하고자 할 때 아포스티유 서류는 필수 요건이 된다.

홍콩 고등법원은 아포스티유 공증 서비스를 제공한다. 이 서비스는 법인 설립 관련 서류와 공증인의 서명이 완료된 서류 등을 합법화하는 역할을 한다. 각 문서에는 고유한 아포스티유 번호가 할당되어 해당 문서가 확인되고, 진본임을 증명한다.

자세한 정보는 프레미아 티엔씨(PREMIA TNC) 공식 블로그 및 공식 웹사이트에서 확인할 수 있다. 관련 문의 사항 있다면 당사 이메일 또는 유선 연락하여 함께 논의 가능하다.