공유오피스 경영일기1편_운영메뉴얼

운에 없던 공유오피스를 운영하게 되었습니다.

본 컨텐츠는 코너스톤스페이스라는 강남 신사역에 있는 공유오피스를 21년 말 운영 종료하며, 그간의 성장을 기록, 운영노하우를 필요하신 분들과 함께 공유하기 위한 글입니다.

코너스톤스페이스는 5년 평균 92% 입주율로 운영된 공간이며, 부부의 세계, 스타트업, 블랙머니 등 100개 이상의 광고, 드라마를 통해 고객 분들과 만났던 하이엔드 스페이스입니니다.

코너스톤스페이스를 마주하다

21년 3월 1일 이 공간으로 처음 출근했다. 5년이나 지난 지금이야 집만큼 편안한 공간이지만, 처음 마주했을 때는 '숨 막히는 위압감?' 이 있었다. 푸른빛 계열의 공간, 사방이 트인 회의실 당시 호텔 근처도 갈 일이 없던 나에게는 살며 만난 가장 고급스러운 공간이었다.

코너스톤 라운지, 아마 이 글을 보신 분들도 어디선가 한 번은 영화, 광고, 드라마에서 마주쳤을지 모른다.

내가 이런 공간을 운영한다는 것? 오마카세를 한번 먹어보지 못한 사람이 오마카세를 운영하는 것과 같았다.

직전 커리어 패스가 마케터와 금융강사 정도였던 그때, 모든 것을 걸음마 떼는 것처럼 배우기 시작했다.

그리고 그 배움이 가능했던 것은 부족한 나의 의견을 지지해주는 대표님, 제대로 된 학습을 시켜주신 이사님들, 나의 단점을 커버하고 완성시켜준 동료들이 있었기에 가능했던 것 같다.

운영 초기 코너스톤은 공유오피스(100평 4개층, 총 400평 규모) & 카페(70평)를 함께 운영하는 구조였다. 카페는 Revenue Share 구조를 가지고 전문적으로 카페를 운영하시는 곳에 위탁했고 헤드와 커뮤니케이션을 통해 방향성만 논의하는 정도였고, 공유오피스는 직접 운영했어야 했다.

눈이 쌓인 길, 누군가는 희생해서 길을 내야 한다.

코너스톤 운영 초기, 공간 183석 중 3분의 1 정도가 입주했을 뿐인데 하루 종일 분주했다. 공간을 매니징 하는 개념을 갖고 운영을 했던 것이 아니고, 매일 마주한 사건들 수습하기 바빴던 것이다. 몇 달을 이런 식으로 해도 끝이 날 것 같지 않았다.

매뉴얼이 필요했다. 내가 겪었던 시행착오를 겪지 않을 매뉴얼. 처음엔 그냥 적었다. 일어난 상황과 해결방법을 그리고 적다 보니 작성된 문서량이 많아짐과 동시에 카테고리의 분류의 필요성을 느꼈다.

일정량이 쌓이다 보니 자연스레 카테고리는 점점 명확해졌고, 이 매뉴얼을 통해 업무처리 시간이 현저히 줄어듬이 느껴지자 강하게 요청하지 않아도 매뉴얼이 자발적으로 채워지기 시작했다.

사람은 역경을 절대 즐기지 않는다.

역경 이후의 성장의 즐거움을 느꼈을 때 역경을 기꺼히 즐긴다.

매뉴얼 적는 것은 귀찮고 번거롭다.

매뉴얼 작성 이후 효율화된 과정을 느꼈을 때 비로소 매뉴얼을 미친 듯이 적기 시작했다.

 

코너스톤 스페이스의 매뉴얼 카테고리

(업무 초기 만들고 업데이트하지 않아 카테고리가 딱히 로지컬 하진 않다...)

업무환경

- 코너스톤 사용 폰트 / 미션 성명서 / 주요 문서 / 연락망 / 업무 TooL & Comm 약속 / 복지혜택 & 수당

OP (오피스 입주 / 회의실 대관)

- 입주: 실행 수순에 따른 업무 매뉴얼 / 대관 / 카페테리아: 운영방법

MKT

- Dashboard / 디자인팀 작업 요청 방법 / Homepage 관리 / SNS / PLATFORM / AD / 제휴사 관리

Facility (시설)

- 공간 기본 세팅 / 이용 서비스

Account (회계)

- 은행 /  인보이스 / 결제방법 / 기타

이렇게 모든 일을 풀어 적다 보니 공유오피스를 작동시키는 데 핵심 기여하는 업무 / 비관여 업무가 무엇인지 자연스레 머릿속에 구분하게 되었고, 높아진 이해도는 매뉴얼을 통해 아낀 시간을 서비스 개선하는데 쓸 수 있게 되었다.

비즈니스 개선은 효율화가 다 되었다는 전제로 가능하지 않을까 싶다. 특히나 오퍼레이션이 지속적으로 일어나는 일이라면. 내가 지나간 눈길을 누군가는 빠르게 따라올 수 있도록 확실히 길을 만들어 주어야 한다. 매뉴얼로.

어떻게 개선했는지 궁금하신가여? 다음 편에서 이어가겠습니다.