스타트업이 협업할 때 알아두면 좋은 3가지
업무 효율 컨설팅 사례
2021년 연말에 진행했던 작은 커머스 회사에서 현재 업무 방식이 잘 진행되고 있는지 확인 차 미팅을 요청했다. 나도 컨설팅 후 어떻게 변했는지 궁금하기도 하고, 새로운 업무 방식이 필요하진 않은가 궁금해서 방문했다.
확실히 이전보다는 업무 방식이 많이 개선되었지만 여전히 시행착오가 많아 보였다. 그중 소개하면 좋을 만한 질문 3가지를 가져왔다.
1. 조직 전체 일정을 노션으로 관리하려면 어떻게 하나요?
구글 캘린더에서 관리하고 있는 조직의 주요 일정과 세부 일정을 노션의 데이터베이스 캘린더로 관리하고 싶어 하셨다. 노션에 있는 데이터베이스 캘린더 보기로 프로젝트 전체 + 세부 일정을 관리하면 두 가지 문제점이 있다.
1. 하나의 데이터베이스에 많은 양의 일정을 담기에는 UI가 불편하다.
아래의 이미지에서 보이듯이 프로젝트 일정 여러 개를 넣으면 한눈에 보기 힘들다. 한눈에 보고 싶어서 만든 캘린더 보기가 오히려 한눈에 보기 어려워진다.
2. 프로젝트 세부 일정을 두 번 작성해야 한다.
해당 프로젝트의 세부 내용을 관리하는 페이지가 따로 있는데 전체 + 세부 일정을 한 곳에서 관리하려면 이미 관리 중인 페이지에 전체 + 세부 일정을 입력하고 전체 일정을 관리하는 DB에 또 작성해야 한다. 일정을 두 번 입력하며 관리를 위한 관리를 하게 되는 것이다.
프로젝트 DB와 할 일 DB를 구분해서 관리
프로젝트 전체를 관리하는 PROJECT DB와 세부 할 일을 관리하는 할 일 DB 2개로 나누어 관리하면 전체 일정과 세부 일정을 쉽게 볼 수 있다.
PROJECT DB의 속성에는 프로젝트의 제목, 달성률, 담당 PM, 프로젝트 진행 기간 등을 넣고, 페이지 내에는 해당 프로젝트를 진행하는데 필요한 세부 내용들을 넣는다. 할 일 DB를 링크된 데이터베이스로 가져온 다음 필터링하면 해당 프로젝트를 진행하는 데 필요한 세부 할 일들과 일정, 진행 상황을 파악할 수 있다.
각 할 일들을 완료로 넘기면 자동으로 진행률이 올라간다.PROJECT DB에 캘린더 보기를 추가하여 보면 전체 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 파악할 수 있다.
각 프로젝트의 세부 할 일들을 할 일 DB에 모두 입력하면 아래 이미지처럼 캘린더에서 세부 일정들을 파악할 수 있다.
2. 슬랙과 노션을 연결해서 쓰는 법
업무용 메신저 슬랙(Slack)이 필요한 이유 중 하나는 프로젝트 별로 대화를 구분하기 위함이다. 개인용 메신저처럼 팀 전체가 하나의 대화방에서 여러 프로젝트 대화를 나누면 소통에 혼선이 생겨 불필요한 리소스가 발생한다. 그러나 슬랙을 이용해 프로젝트 별로 대화를 구분하면 소통에 혼선을 줄일 수 있다.
새로운 프로젝트를 시작하면 슬랙에서는 채널을 생성하고, 노션에서는 프로젝트 페이지를 생성한다. 그리고 이 두 개를 이어놓으면 편리하다.
노션 오른쪽 상단에 ... 을 눌러 'Slack 채널 연결' 버튼을 누르면 연결한 노션 페이지와 하위 페이지들의 업데이트 사항들을 슬랙으로 받아볼 수 있다.
예를 들어 세부 할 일을 진행 전에서 진행 중으로 옮겼을 때, 진행 중에서 완료로 옮겼을 때.
진행 상황에서 진행 중의 업무를 피드백으로 옮기면 슬랙으로 메시지가 온다. 업무에 대해 피드백을 요청할 사람이 따로 '해당 업무 확인 부탁드립니다'와 같이 따로 메시지를 보내지 않아도 피드백을 남길 사람은 노션으로부터 받은 알림을 클릭해 바로 해당 페이지에 들어가 업무 내용을 확인할 수 있다.
왼쪽 노션 페이지에서 수정한 내역들이 오른쪽 슬랙 채널에 메시지로 오는 것을 볼 수 있다.슬랙으로 온 메시지가 특정 피드백을 요구하지 않고 해당 업무가 완료되었음을 알려주기만 하는 거라면 완료된 업무에 대해 관련 있는 사람은 따로 확인이라는 메시지를 보내지 않고 이모지를 추가해 확인했음을 알려도 된다.
노션으로 온 메시지에 대해 새로운 의견을 추가하거나 메시지를 전달해야 할 때는 스레드를 생성하여 댓글로 추가할 수도 있다.
3. 업무를 관리할 때 진행 상황을 체크박스로 사용하면 안 되는 이유
업무 진행 상황을 체크박스로 관리하는 분들이 있다. 나 혼자 업무를 진행하는 거라면 내가 했는지 안 했는지 파악하기 위해 체크박스를 이용하면 된다. 그러나 공동 작업하는 프로젝트의 업무라면 체크박스로 진행 상태를 파악하면 애매한 상황들이 생긴다.
예를 들어 내가 '블로그 콘텐츠 기획'이라는 업무를 완료하여 체크 완료로 표시했는데, 해당 업무는 다른 동료와 함께 진행하는 업무여서 다른 동료에게 피드백을 요청했다. 다른 동료가 확인했을 때 사소한 수정 사항이 생겨 나에게 간단히 수정을 요청하고 완료는 아니기 때문에 체크 박스를 해제했다. 그 후 PM이 들어와 진행 상황을 봤는데, 블로그 콘텐츠 기획 업무가 완료되지 않았다고 인지하고 업무 완료를 요구했다.
이 상황에서 우리는 업무를 진행하지 않은 것인가? 완료한 것인가? 이 때는 업무를 진행 중이거나 피드백을 진행 중이라고 대답할 수 있을 것이다.
이런 상황이 발생할 것을 대비하여 스스로 업무를 했는지 안 했는지 파악하는 정도의 할 일 관리가 아니라면 체크박스로 업무 진행 상황을 표시하는 것은 적합하지 않다.
따라서 공동 작업을 하는 프로젝트와 업무라면 아래와 같이 진행 상황을 표시하면 어떨까?
요청 ➡️ 진행 중 ➡️ 피드백 ➡️ 완료 ➡️ 보류
새로운 업무가 생성될 때는 '요청'으로 생성이 되고, 업무를 전달받은 담당자가 업무를 진행하면 '진행 중'으로, 완료하면 '피드백'으로 진행 상황을 표시한다. 업무 요청자가 업무 상태를 확인하고 수정 사항이 있으면 다시 '진행 중'으로 변경한 다음 수정 사항을 전달한다. 담당자가 업무를 수정하고 '피드백'으로 상태를 변경한 후, 요청자가 업무가 완료되었다고 판단하면 진행 상황을 '완료'로 변경하여 업무 요청을 종료하는 식이다. 물론 업무를 진행하다가 특정 사정에 의해 보류되면 '보류'로 변경하면 된다.
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