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by Jamin Nov 16. 2024

내가 보려고 쓴 슬랙 사용법

(다시) 매일 글쓰기 (055/100)

저는 MSN 메신저와 네이트온, 스카이프를 지나 지금은 슬랙을 쓰고 있습니다. 네, 써보니 확실히 슬랙은 좋은 도구입니다. 하지만 잘 써야겠죠. 저는 이렇게 생각합니다. 생산성 도구는! 도구에 담긴 철학을 이해하고 그에 맞게 사용해야 진정한 효과를 낼 수 있습니다. 슬랙은 단순한 채팅 도구가 아니라, 협업을 극대화할 수 있는 강력한 플랫폼입니다. 이를 위해서는 슬랙의 철학을 잘 이해하고, 그에 맞는 사용법을 익혀야 합니다.

슬랙의 철학 중 중요한 건? 투명성과 효율성

슬랙의 주요 철학은 투명성과 개방성, 비동기적 소통, 그리고 협업 강화입니다. 슬랙은 모든 팀원이 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있게 함으로써 투명한 커뮤니케이션을 지향합니다. 예를 들어, 모든 프로젝트 관련 대화가 공개 채널에서 이루어질 때, 팀원들은 최신 정보를 빠르게 파악할 수 있으며, 이를 통해 업무에 대한 이해도와 신뢰가 높아집니다. 이는 조직 내 신뢰를 구축하고, 각자가 더 나은 의사결정을 할 수 있게 도와줍니다. 또한, 비동기적 소통은 팀원 각자가 자신에게 맞는 시간에 일할 수 있도록 도와줍니다.

예를 들어, 글로벌 팀이 서로 다른 시간대에서 일할 때, 비동기적 소통은 효율적인 협업을 가능하게 하며, 팀원들이 자신의 생산성을 최적화할 수 있도록 지원합니다. 이러한 철학들은 슬랙을 단순한 메시징 도구를 넘어, 조직의 문화와 효율성을 변화시키는 플랫폼으로 만들어줍니다. 이를 제대로 활용하기 위해서는 몇 가지 원칙을 지켜야 합니다.

공개 채널을 활용합시다

슬랙 커뮤니케이션의 기본 원칙은 공개 채널을 적극적으로 활용하는 것입니다. 공개 채널을 통해 정보의 투명성을 높이고 중복된 소통을 줄임으로써 팀 전체의 정보 흐름을 효율적으로 관리할 수 있습니다. Slack 사용자의 80% 이상이 팀 내 투명성이 개선되었다고 응답했으며, 62.4%는 관련 프로젝트 정보를 더 쉽게 찾을 수 있다고 답했습니다. 공개 채널은 팀 전체에 유익한 정보의 흐름을 만들어줍니다. 중요한 정보가 필요할 때, 관련된 모든 내용을 한 곳에서 찾을 수 있는 것은 큰 장점입니다.

대부분의 정보는 팀 전체에 유익하며, 공개 채널에서 공유하는 것이 적절합니다. 이를 통해 정보는 조직 내의 누구나 접근할 수 있고, 투명성이 높아지며, 중복된 질문과 회의가 줄어듭니다. 물론 인사나 보안과 같은 민감한 정보는 비공개 채널에서 논의해야 하지만, 개인적인 질문이라도 다른 팀원에게 도움이 될 수 있다면 공개 채널에서 이야기하는 것이 좋습니다.

사실, 공개 채널에서 이야기하기 어려운 내용이라면 신중하게 판단하고 비공개로 논의하는 것이 좋습니다. 사실은 그 조차도 왠만하면 하지 말아야 하는 경우가 더 많겠구요. 슬랙에서의 커뮤니케이션도 일종의 회의라고 봅시다. 투명해야 합니다. 공개적으로 공유할 수 있는 내용은 최대한 공개 채널에서 공유함으로써 서로의 이해와 협업을 돕는 것이 중요합니다.

한 메시지에는 한 가지 주제만, 한 쓰레드에서.

효율적인 커뮤니케이션을 위해서는 한 메시지에는 한 가지 주제만 담아야 합니다. 관련된 논의는 스레드를 통해 이어가며, 단일 주제를 유지함으로써 수신자가 핵심을 명확하게 파악할 수 있도록 합니다. 메시지를 작성할 때는 수신자의 입장에서 명확하게 이해할 수 있도록 하고, 5W1H(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게)를 충실히 반영하여 정보 전달의 정확성을 높입니다.

또한, No hello 원칙을 지켜 단순한 인사 대신 바로 핵심적인 내용을 전달하는 것도 중요합니다. 단순히 "안녕하세요"라고 시작하는 대신, 바로 중요한 내용을 전달함으로써 상대방의 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 커뮤니케이션의 효율성을 높이고, 불필요한 대화를 줄일 수 있습니다. 필요하다면 과감하게 쓰레드를 나누고, 쓰레드 간의 링크를 통해 연결하면 됩니다. 각 주제를 명확하게 분리하여 논의하면 커뮤니케이션의 흐름이 명확해지고, 혼란을 줄일 수 있습니다.

또한, 메시지를 작성할 때는 가능하면 명확하고 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다. 이를 통해 수신자가 메시지를 이해하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있으며, 더 나은 협업을 이끌어낼 수 있습니다. 예를 들어, "이 부분을 확인해주세요"라는 일반적인 요청보다는 "이 파일의 3번째 섹션을 금요일 오후 3시까지 검토해 주세요"처럼 구체적인 요청과 기한을 명시하는 것이 좋습니다. 또한, "다음 주 월요일까지 이 자료를 요약해 주세요"나 "회의록의 두 번째 항목에 대해 의견을 주세요"처럼 명확한 작업 내용과 기한을 포함하면 혼동을 줄이고 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다. 이는 명확한 의사소통을 가능하게 하고, 팀원 간의 기대치를 조정하는 데 도움을 줍니다.

비동기 소통을 존중합시다

슬랙은 즉각적인 응답을 요구하는 도구가 아닙니다. 우리는 서로의 집중 시간을 존중하고, 비동기적인 방식으로 소통해야 합니다. 52%의 직원들이 비동기 소통을 선호하며, 42%는 비동기 소통이 업무의 미래라고 생각합니다. 비동기 소통은 특히 리모트 근무 환경에서 중요한 역할을 합니다. 예를 들어, 팀원들이 각자 다른 시간대에서 일하고 있을 때, 비동기적인 소통은 서로의 시간을 존중하고, 가장 효율적으로 협업을 가능하게 합니다.

예컨데 글로벌 팀의 경우, 미국에 있는 팀원이 작성한 메시지를 유럽에 있는 팀원이 아침에 확인하고 답변할 수 있습니다. 이렇게 서로 다른 시간대에서 일하면서도 중요한 정보를 놓치지 않고 공유할 수 있기 때문에 비동기 소통은 매우 유용합니다. 또한, 집중이 필요한 작업을 할 때 비동기 소통은 방해를 최소화하고, 각자의 업무 흐름에 맞춰 일할 수 있도록 도와줍니다.

메시지를 작성할 때는 수신자가 10초 이내에 요청 내용을 이해하고 행동에 옮길 수 있도록 명확하고 구체적으로 작성해야 합니다. 예를 들어, "금요일 오후 3시까지 검토해 주세요"처럼 요청과 기한을 명확히 포함하면 좋습니다. 이는 수신자가 빠르게 이해하고 필요한 작업을 할 수 있도록 도와줍니다. 급하지 않은 용무는 상대방의 집중 시간을 배려하며 충분히 기다리고, 정말 긴급한 상황이라면 정중하게 요청하고 실시간 도구를 활용합시다. 이렇게 하면 상대방의 업무에 방해를 최소화하고, 서로의 집중력을 존중하는 문화를 만들 수 있습니다.

또한, 비동기 소통을 효과적으로 하려면 메시지의 목적과 필요한 행동을 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 요청하는 내용과 그 이유를 명확히 설명하고, 구체적인 기한을 제시함으로써 수신자가 쉽게 이해하고 행동에 옮길 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, "다음 주 화요일 프레젠테이션의 개요를 첨부합니다. 10분 이상 소요하지 않고 전체 구조를 검토해 주시고 중요한 내용이 누락된 부분이 있다면 알려주세요. 목요일 오전까지 피드백을 주시면 감사하겠습니다."와 같이 구체적인 지침을 제공하는 것이 좋습니다.

좋은 글쓰기로 리모트 협업을 강화합시다

슬랙에서도 좋은 글쓰기가 중요합니다. 슬랙에서의 커뮤니케이션은 글로 이루어지기 때문에, 명확하고 효과적인 글쓰기는 협업의 질을 크게 좌우합니다. 좋은 글쓰기는 오해를 줄이고, 커뮤니케이션의 속도와 효율성을 높이며, 팀 전체의 생산성을 향상시킵니다. 메시지를 작성할 때는 독자의 이해 수준과 관심사를 고려하고, 중요한 정보를 앞에 배치하여 핵심 내용을 빠르게 전달해야 합니다. 역피라미드 구조를 사용해 가장 중요한 정보를 먼저 제시하고, 세부 사항은 뒤에 배치하는 것이 좋습니다. 이는 수신자가 가장 중요한 정보를 빠르게 이해할 수 있도록 돕고, 시간 낭비를 줄여줍니다.

명확하고 간결하게 작성하는 것이 중요하며, 불필요한 중복 표현은 피하고 능동태를 사용해 직접적이고 강력한 메시지를 전달합시다. 예를 들어, "매우 증가했다"라는 표현보다는 "20% 증가했다"처럼 구체적인 수치를 사용해 명확성을 높이는 것이 좋습니다. 이는 메시지를 더 이해하기 쉽게 만들고, 정보의 정확성을 높여줍니다. 예를 들어, 프로젝트의 진행 상황을 설명할 때 "진행이 많이 되었습니다"보다는 "현재 70% 완료되었습니다"라고 표현하면, 독자에게 명확한 상태를 전달할 수 있습니다.

또한, 메시지를 작성할 때는 가능한 한 독자의 입장에서 생각해야 합니다. 독자가 이 메시지를 읽었을 때 바로 이해할 수 있는지, 필요한 정보를 충분히 제공하고 있는지를 고려해야 합니다. 슬랙 메시지 작성 시에도 역피라미드 구조를 사용하여 가장 중요한 정보를 먼저 제시하고, 세부적인 사항을 뒤에 배치합니다. 각 단락은 하나의 주요 아이디어만 담아 3-5문장으로 간결하게 유지하고, 서론-본론-결론의 구조를 통해 흐름을 명확히 합니다. 전문 용어나 약어를 사용할 경우 처음 등장할 때 간단히 설명을 덧붙여 이해를 돕습니다.

가능한 한 능동태를 사용해 문장을 직접적이고 강력하게 구성하고, 불필요한 중복 표현은 제거하여 간결하게 작성해야 합니다. 적절한 접속사를 사용해 문장 간의 관계를 명확히 하고, 모호한 형용사나 부사 대신 구체적인 수치나 사실을 사용해 표현합니다. 예를 들어, "매우 증가했다" 대신 "20% 증가했다"와 같이 구체적으로 표현하여 명확성을 높입니다. 불필요한 부사나 형용사는 줄이고 명확하고 간결한 문장을 유지해야 합니다. 독자에게 기대하는 행동이나 다음 단계를 명확하게 제시하고, 주장을 뒷받침할 때는 데이터와 이유를 함께 제시하여 설득력을 강화합니다.

알림 관리: 집중력을 지킵시다

효율적인 슬랙 사용을 위해 알림 관리도 중요합니다. 중요한 키워드에 대한 알림을 설정하고, 불필요한 알림은 최소화하여 집중력을 높입니다. Slack의 연구에 따르면 비동기 소통은 대면 회의와 비효율적인 소통 방식을 대체하여 주당 평균 3시간을 절약합니다. 이는 팀원들이 더 중요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보해줍니다.

특정 시간대에는 방해 금지(Do Not Disturb) 기능을 사용하고, 근무 외 시간에는 메시지 예약 전송 기능을 활용해 시차가 있는 팀원들을 배려합시다. 이는 팀원의 워크-라이프 밸런스를 존중하기 위한 중요한 배려이기도 합니다. 근무 시간 외에 아이디어가 떠올랐다면 이를 기록하고 적절한 시간에 전송하도록 합니다. 급하지 않은 용무의 경우 상대방의 집중 시간을 배려하며 여유 있게 기다려야 합니다. 정말 긴급한 상황이라면 정중하게 요청하고 허들, Zoom, 회의 등의 실시간 도구를 활용합니다.

알림을 관리할 때는 자신에게 필요한 정보만 선택적으로 받을 수 있도록 설정하는 것이 중요합니다. 특정 키워드에 대한 알림을 설정하거나, 특정 시간대에는 알림을 일시적으로 차단할 수 있습니다. 집중이 필요한 시간대나 근무 외 시간에는 방해 금지 시간을 설정하고, 팀원들과 DND 시간을 공유하여 상호 이해를 도모합니다. 이러한 배려는 서로의 업무 효율성을 높이고, 더 나은 협업 환경을 만들어 줍니다.