무역 계약서, P/I와 P/O 역할과 순서만 알아도 절반은 성공이다
오랜 시간 공들인 영업과 마케팅 끝에 드디어 바이어가 “계약하자”는 신호를 보내왔다. 기쁨도 잠시, ‘계약서’라는 단어 앞에서 대부분의 초보 수출자는 머릿속이 하얘진다. 수십 장에 달하는 법률 용어로 가득한 서류를 떠올리며 무엇을 어떻게 써야 할지 막막해진다.
하지만 걱정할 필요 없다. 대부분의 중소기업 무역 실무에서 거창하고 두꺼운 계약서를 쓰는 경우는 드물다. 거래의 시작은 보통 한두 장 짜리 간단한 약식 계약서, 즉 ‘견적송장(Proforma Invoice, P/I)’으로 이루어진다. 이 P/I와 ‘구매주문서(Purchase Order, P/O)’의 역할과 순서만 제대로 이해하면 계약 과정에서 주도권을 잃지 않을 수 있다.
◇ P/I (Proforma Invoice): 판매자가 보내는 ‘견적서’이자 ‘ 약식 계약서’
P/I는 수출자(판매자)가 수입자(바이어)에게 발행하는 서류다. 이는 단순한 가격표가 아니다. 거래할 제품의 품명, 규격, 수량, 단가, 총금액, 대금 결제 조건, 선적 조건(인코텀즈) 등 실제 계약에 필요한 핵심 내용을 모두 담은 ‘거래 제안서’이자 ‘가계약서’의 성격을 띤다. 수출자는 이 P/I를 통해 “우리는 이러한 조건으로 당신에게 물건을 팔고 싶다”는 의사를 공식적으로 전달한다.
◇ P/O (Purchase Order): 구매자가 보내는 ‘주문 확인서’
P/O는 반대로 수입자(바이어)가 수출자(판매자)에게 발행하는 서류다. 말 그대로 물건을 구매하겠다는 공식적인 주문서다. 바이어는 P/I에 명시된 모든 조건을 검토한 후, 내용에 동의하면 이를 기반으로 P/O를 작성하여 보낸다. 이는 “당신이 제안한 조건에 동의하며, 그대로 주문하겠다”는 공식적인 승낙의 표시다.
◇ 그래서 순서는? P/I가 먼저인가, P/O가 먼저인가?
많은 사람이 이 순서를 헷갈린다. 원칙적으로 계약은 ‘청약(Offer)’과 ‘승낙(Acceptance)’으로 이루어진다. 이 원칙에 따르면 거래의 순서는 명확하다.
수출자가 P/I를 발행한다 (청약)
수입자가 P/I를 검토 후, P/O를 발행한다 (승낙)
즉, 수출자가 P/I라는 구체적인 거래 조건을 먼저 제안하면, 수입자가 그 내용을 확인하고 P/O를 발행하여 계약을 확정 짓는 것이 정석적인 흐름이다. 수입자가 받은 P/I에 서명해서 회신하는 것과 함께 P/O를 발행하면, 양측의 의사가 합치되었다는 명확한 증거가 되어 계약이 성립된다.
물론 실무에서는 이 순서가 바뀌는 경우도 있다. 바이어가 먼저 특정 제품을 구매하고 싶다는 의사를 담은 P/O를 보내오고, 수출자가 그에 대한 확인의 의미로 P/I를 발행하며 세부 조건을 조율하기도 한다.
하지만 어떤 경우든 가장 중요한 것은 양측의 합의 내용을 담은 서류가 명확하게 오고 가야 한다는 점이다. 애써 성사시킨 거래의 첫 단추인 계약 단계에서 P/I와 P/O의 개념을 혼동하여 불리한 조건에 서명하거나 분쟁의 소지를 남기는 일은 없어야 한다. 계약서라는 말에 더 이상 위축되지 말고, P/I를 통해 당당하게 당신의 거래 조건을 제안하는 것부터 시작해야 한다.
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