전자계약 서비스로 주주총회를 진행할 수 있을까요?
안녕하세요. 변변찮은 최변입니다.
코로나19 확산으로 다양한 비대면 툴이 나오고 있습니다. 신문물을 선도하는 IT기업은 물론, 대기업과 스타트업들까지, 다양한 기업들이 간단한 절차로 계약체결/인감날인 업무를 끝낼 수 있는 전자계약 서비스를 이용하고 있습니다.
전자계약 서비스를 이용하면 계약체결/인감날인 업무에 소요되는 시간과 비용을 간소화할 수 있습니다. 뿐만 아니라 여러명 간 계약체결도 수월하게 진행 가능하며, 사후관리도 용이하죠. 그런데, 개인 간의 계약서 뿐만 아니라 회사의 주주총회 같은 공적(?)인 경우에도 전자계약 서비스로 가능할까요?
정기주주총회 시즌에 많은 회사들은 ㅇㅇ싸인, ㅇㅇ전자계약 서비스로는 주주총회를 할 수 없냐고 많이들 물어보십니다. 가능한지 한번 살펴보겠습니다.
# 전자서명/전자문서의 법적 효력
전자문서 및 전자거래 기본법에서는 “전자문서”를 “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보”라 정의하면서, 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항).
그리고 전자서명법에 의해 법령의 규정 또는 당사자 간의 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가지지요(전자서명법 제3조 제2항).
전자계약 서비스를 통해 진행하는 전자서명과 전자서명이 완료된 전자문서는 위와 같은 관련 법률들에 의해서 법적 효력이 인정되는 것입니다.
# 주주총회 관련 서류에 전자계약 서비스로 전자서명해도 될까?
> 주주총회 의안 중 등기사항이 없다면? 가능합니다.
주주총회 관련 서류들 중에서도 “서면에 의한 의결권 행사서(제368조의3)”, “위임장”과 “참석장”, “주주총회 의사록”과 “총주주서면결의서(주주총회 진행을 서면결의로 대신하는 경우)” 등 계약서처럼 당사자의 인감날인이 필요한 서류들이 있습니다.
앞서 설명드린 것처럼, 당사자들이 날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 온전히 날인으로서의 효력을 가지기 때문에, 주주총회 관련 서류들이라 하더라도 회사의 주주/임원들이 사전에 날인방식을 전자서명으로 하기로 결정하였다면 전자계약 서비스를 이용하여도 법적 효력이 부정되지는 않을 것입니다.
> 주주총회 의안 중 등기사항이 있다면? 변경등기를 위한 첨부서류 구비가 어렵기 때문에 권고드리지 않습니다.
주주총회 의안 중 등기사항이 있다면 “공증받은 주주총회 의사록”을 변경등기를 위한 첨부서류로 제출해야 하는데, 이때 의사록 공증을 위해서는, 공증인의 참석인증을 받는 경우가 아니라면, 반드시 정족수 이상의 주주들의 인감 및 인감증명서가 필요합니다(공증인법 제31조 제2항).
한편, 상법상 소규모회사 특례에 따라 “총주주서면결의서” 작성으로 주주총회 개최를 대신하는 경우에는, 법원(등기소)에서 변경등기를 위한 첨부서류로 “총주주서면결의서”에 날인한 주주들 전원의 인감증명서(법인의 경우 법인인감증명서)를 첨부서류로 제출할 것을 요구하고 있습니다.
실물 서류를 제출하지 않는 “전자등기” 방식으로 변경등기를 진행하는 방법도 마련되어 있으나, “전자등기”의 경우 인터넷 등기소 홈페이지 내에서 변경등기 신청 과정 중 별도의 전자서명을 요구하고 있기 때문에, 사전에 전자계약 서비스를 통해 하였던 전자서명을 활용하기 어렵습니다.
위와 같이 변경등기를 위한 첨부서류로 주주들의 인감이 날인된 서류 및 인감증명서를 실물, 또는 인터넷 등기소 홈페이지 내에서의 별도의 전자서명을 요구하고 있기 때문에, 주주총회 의안 중 임원선임, 정관개정, 유상증자(이사회가 구성되어 있지 않은 경우) 등 주주총회 의결 이후 등기부를 변경해야 하는 내용이 포함되어 있다면, 주주총회 관련 서류들의 날인을 전자계약 서비스로 진행하는 것을 권고드리지 않습니다. 변경등기를 위한 첨부서류 구비가 어렵기 때문입니다.
언택트 시대에 발맞춰 “비대면/온라인” 병행 방식의 주주총회 개최/진행을 고려하는 회사들이 많습니다. “비대면/온라인” 병행 방식의 주주총회 개최/진행하신다면, 먼저 이번 주주총회 의결사항 중 등기사항이 있는지를 확인하시고, 애써 준비하여 진행한 주주총회의 의결 내용이 등기부에도 문제없이 원활히 반영할 수 있도록 변경등기를 위한 첨부서류 구비도 꼼꼼하게 챙기시기를 당부드립니다.
https://page.stibee.com/subscriptions/49643
