업무 시간의 효율적 관리
안녕하세요. 연두씨입니다.
지난 글에서 업무의 우선순위에 대한 이야기를 했는데요, 얽히고설킨 많은 업무들을 순서대로 잘 정리했다 해도 각 업무들을 실제로 이행하는 시간들이 제대로 관리가 되지 않는다면 순위 정리한 게 무색하게도 비효율 적인 야근의 늪에 빠지게 됩니다.
나는 왜 이렇게 일이 많고, 야근을 해도 해도 끝이 없을까...
출근해서 숨만 쉬고 일만 했는데도 왜 때문에 끝이 보이지 않는 걸까...
하시는 분들께 업무 시간을 보다 효율적으로 쓰는 규칙 몇 가지를 말씀드리려고 합니다.
업무시간의 관리에서 가장 중요한 것은 목표 설정입니다.
무엇을 언제까지 하겠다는 목표를 설정하는 것이 가장 중요하고 중요하고... 사실, 그게 다예요.
우리가 종종 최고의 동기부여는 deadline이라고 하잖아요.
내 업무에 대해 나 스스로 deadline을 설정하고 이행하는 것. 그게 바로 업무 시간의 관리입니다.
목표를, deadline을 어떻게 설정하는지... 나름의 많은 규칙들이 있겠지만, 저는 최소한으로 아래 3가지를 말씀드리고 싶습니다.
1. 하루에 내가 해야 하는 업무를 정리하세요.
하루치의 업무를 리스트업 하시고, 해결한 건들은 완료로 체크합니다.
어떤 업무는 오늘까지 해야 하고 어떤 업무는 이번 주까지 해야 하고... 이 모든 업무를 우선순위에 맞춰 정리하면
daily로 해야 할 일들이 계획됩니다. 그 하루치의 일이 반드시 개수로(건수로) 리스트업 될 수 있도록 정리하세요.
to-do 프로그램을 써도 되고, 다이어리를 써도 되고 툴은 중요하지 않습니다. 본인이 편하신 걸로 하시되, 하루에 몇 개의 일을 처리해야 하는데, 내가 지금 몇 개까지 처리가 되었는지 한눈에 알 수 있도록 정리하는 게 중요합니다.
2. 생각하는 시간과 실행하는 시간을 나누어 계획하세요.
어떤 일에 대한 처리시간을 계획할 때 중요한 것은 한 가지의 일이라도 생각하는 시간과 실행하는 시간을 나누어서 두 개의 시간으로 계획하는 것입니다.
생각하지 않고 바로 실행할 수 있는, 그러니까 시간만 있으면 할 수 있는 일은 바로 실행 시간만 정리하면 되지만
생각을 해서 정리를 한 뒤 실행해야 하는 일은 늦어도 언제까지는 생각을 마무리하고 결론을 내야겠다는 deadline이 필요합니다. 이 deadline이 없으면 생각 좀 하다가 실행하다가도 또 좋은 생각이 나서 또 엎고 다시 고민하고 그럼 생각도 실행도 이도 저도 안되고 진도도 안나가게 됩니다.
하루짜리 기획을 한다면 23시간 고민하고 1시간 동안 문서로 쓰라고 했던 누군가의 말처럼, 생각과 실행의 시간을 나눌 때는 당연히 생각의 시간이 더 길어야 하고 깊이 있게 다뤄져야 하는 시간입니다.
생각을 할 때는 깊게 고민하여 세상 모든 변수를 다 챙겨서 고려하고, 그 고민이 끝나게 되면 그대로 빠르게 실행될 수 있도록 해야 업무가 빨리 진행됩니다.
3. 쉬는 시간을 정하세요.
하루치 해야 할 몫과 그 일들의 시간이 계획되었다면 각 업무 사이에 반드시 쉬는 시간을 정하세요. 학교에서 처럼 50분 일하고 10분 쉬어야지!라는 시간적인 분할이 아닌 어디까지 처리를 하고 나면 무엇을 하겠다 라는 보상의 시간을 넣으세요. 보상의 시간은 그 자체로 목표가 되어 일의 속도와 몰입감을 높일 것이고, 일이 끝났을 때에는 그 전 일에 몰입되었던 순간을 해제하고 리플래쉬 돼서 다음 업무에 다시 잘 집중할 수 있게 하는 역할을 합니다.
쉬는 시간에 정말 말 그대로 쉬어도 되고, 해야 할 일은 일인데 직접적인 업무가 아닌 일들... 예를 들면, 휴가계를 올리거나, 책상 정리하거나 다음 스케줄을 짠다거나 면담하러 간다거나 이런 거 하셔도 되고
아니면 상대적으로 low 한 업무들을 집중이 필요한 업무 사이사이에 넣으세요. 공지사항 등록이나 이미지 변경 같은 거
중요한 것은 집중과 리플래쉬가 보상처럼 번갈아 가면서 패턴이 돌아야 더욱 빠르게 일을 할 수 있다는 겁니다.
이렇게 규칙들을 정하고 업무를 해도 끝맺음이 잘 안 되고 다음의 일로 넘어가지 않을 때가 있습니다.
하나의 회의가 끝나지 않고 계속 이어지거나, 생각이 잘 정리가 되지 않아 생각의 시간이 계속될 때.
결론 안 나고 계속 계속 계속 계속 맴돌 때. 그때는 그냥 그대로 그만두세요. <---이거 진심입니다.
회의를 3시간씩 해도 결론이 안 나면 내일이 결정의 날이라도 그 회의 그냥 그 상태로 끊고 나중에 다시 하세요.
그 회의 더 해봐야 8시간을 해도 내일까지 해도 답이 안 나올 거예요.
너무 늘어진다 싶을 땐, 그걸 용기 있게 끊어내고 리플래쉬 하고 다른 걸 먼저 하시고 다시 차가워진 머리로 그 업무를 다시 계획 세워서 진행하는 게 훨씬 도움이 됩니다.
제 경험으로 쓴 내용들이라 다소 주관적일 수 있겠습니다. 어디까지나 참고만 하시고요.
소중한 내 시간을 더 효율적으로 쓸 수 있도록 나에게 맞는 자신만의 룰과 팁들을 계속 고민해 보시면 좋을 것 같습니다.
