김대리, 클라이언트에게 보냈던 기획안 어딨어?

파일 관리만 잘해도 일의 능률이 오른다

나는 학창 시절부터 그렇게 꼼꼼한 성격은 아니었다. 준비물, 숙제도 돌아서면 잊어버리기 일쑤였다.

하지만 정글과도 같은 직장의 세계에서 살아남으려다 보니 태생보다 세심하고 꼼꼼해져만 간다.

(TMI이지만.. MBTI 검사에서 20대 후반까지는 늘 P가 나왔었는데, 쌓여가는 연차와 함께 나는 J가 되었다.)

아직도 실생활에서는 덜렁대고 깜박거리는 나지만, 회사 업무만큼은 계획적이고 철두철미하게 처리하는 편이다.

간혹 사수가 이런 지시를 하는 경우가 있다.

'김대리, 작년 여름에 A클라이언트에게 보냈던 B기획안 문서 있나?'

일단 대답은 자신 있게 뱉어두고, ‘가만 보자... 그 파일이 7월 며칠쯤이더라...’

바탕화면 여기저기 흩어져 있는 파일도, 쌓여있는 메일함도 뒤져보지만 기획안은 보이지 않는다.(땀 삐질)

미션! 바탕화면에서 기획안 문서를 찾아라!

매번 필요한 파일을 허둥지둥 찾아 헤멜 필요 없는, 폴더(파일) 관리 방법을 알아보자!

1. 내가 하고 있는 업무 크게 분류해보기

제일 먼저 해야 할 일은 회사에서 본인이 하고 있는 업무를 크게 분류하는 것이다.

내가 하고 있는 다양한 업무들을 큰 기준으로 분류해보자!

필자는 위 화면과 같이 분류해보았다.

현재 진행되고 있는 업무(운영/구축/제안)를 크게 구분하고, 주 업무는 아니지만 간혹 발생하는 업무나 일시적인 업무들은 '기타' 폴더에 넣었다. 사내 프로젝트나 회사소개서 등 회사 관련 내부 업무들을 묶어 '회사'폴더에 넣었고, 업무는 아니지만 개인적으로 서치 해서 모아둔 트렌드 리포트, 자료, 문서 등은 '공부' 폴더에 넣어 두었다.

2. 결국 정답은 날짜순!

정확한 분류 기준이 어렵다면 날짜별로 분류하는 것을 추천합니다!

제일 큰 분류를 정하고 난 뒤 2번째 분류는 프로젝트 별로 정리해보았다. 가나다 순, 클라이언트 순.. 여러 가지로 정리해봤었지만 가장 보기 편한 것은 연도(날짜) 별로 정리해두는 것이었다. 필자의 경우에는 업무가 주로 중장기적으로 이루어지는 경우가 많기 때문에 연도별로 묶는 것이 나중에 찾아보기 가장 편했다.

이 부분은 본인이 하고 있는 업무 스타일에 따라 달라질 수도 있겠지만, 특수한 분류 방법이 있지 않다면 날짜별로 분류하는 것을 가장 추천한다.

3. 모든 파일명은 되도록 스타일을 통일하자

폴더만큼 중요한 것이 파일명 스타일을 통일하는 것이다. 어떤 파일명은 날짜가 제일 앞에 있고, 어떤 파일명은 날짜가 제일 뒤에 있다면 나중에 정렬을 이름 순으로 했을 때 뒤죽박죽 되는 경험(?)을 할 수 있다. 또한 클라이언트에게 보내는 파일이라면 더욱 파일명 스타일을 맞춰서 보내는 것이 좋다.

파일명 스타일을 통일해보아요!

모든 파일명을 다 통일하는 것이 어렵다면,

가장 기본이 되는 스타일을 정해둔 뒤 업무에 따라 응용해서 정해두면 나중에 찾기도 보기도 편하고 아카이빙하기도 좋다.

파일 구분이 세밀하게 되어야 하는 경우, 작성자가 여러명일 경우, 수정이나 보완이 계속 이루어지는 파일의 경우는 ‘응용 버전’과 같이 기본 스타일을 바탕으로 응용해서 사용하면 된다.

전체적인 모습은 이렇게 정리되었다!

가장 중요한 것은 다양한 문서들의 기준을 정해두고 잘 분류하는 것!

모든 것에는 뼈대가 중요하듯 폴더를 정리할 때도 뼈대(구조)가 가장 중요하다.

처음 구조가 잘 잡혀있으면 파일이 생성될 때마다 적절한 경로에 넣어주기만 하면 되기 때문에 이후 정리는 그리 어렵지 않다.

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내 머릿속만큼이나 어지러운 나의 바탕화면,

생각보다 정리하기 쉬워요! 내방 청소가 더 어려움^^(데헷)