신규 해외 공급업체 소싱:RFI
성공적인 파트너십의 첫 단추, RFI
새로운 비즈니스 기회를 모색하거나, 원가 절감, 품질 혁신, 안정적인 공급망 구축을 목표로 할 때 '신규 공급업체 소싱'은 기업의 핵심 과업 중 하나입니다. 특히, 잠재력 있는 해외 공급업체를 발굴하는 것은 비즈니스의 지평을 넓히는 중요한 전략이 될 수 있습니다. 하지만 막상 시작하려면 어디서부터 어떻게 접근해야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다.
성공적인 소싱의 첫걸음은 체계적인 프로세스를 정립하는 것에서 시작합니다.
일반적으로 RFI(정보 요청서) → RFQ(견적 요청서) → 계약 또는 발주의 단계를 거치게 됩니다. 이 과정은 잠재 공급업체에 대한 이해를 높이고, 공정한 경쟁을 통해 최적의 파트너를 선정하는 합리적인 기준을 제시합니다.
이번 글에서는 신규 공급업체 소싱의 전체적인 흐름을 살펴보고, 그중에서도 가장 중요한 첫 단추인 RFI(Request for Information), 특히 해외 업체를 대상으로 할 때 어떤 내용을 상세하게 담아야 하는지에 대해 깊이 있게 다뤄보겠습니다.
해외업체 RFI 상세하게 작성하기
RFI는 단순히 업체의 정보를 수집하는 것을 넘어, 우리의 '구매 철학'과 '중요하게 생각하는 가치'를 잠재 공급업체에게 전달하는 첫 번째 커뮤니케이션입니다. 특히, 문화와 법규, 비즈니스 환경이 다른 해외 업체를 대상으로는 더욱 명확하고 상세한 RFI 작성이 필수적입니다.
해외 업체 대상 RFI에 반드시 포함되어야 할 상세 항목은 다음과 같습니다.
Part 1: 회사 기본 정보 (Company Profile)
가장 기본적인 정보이지만, 업체의 신뢰도와 안정성을 판단하는 중요한 기준이 됩니다.
Company Overview: 회사명, 주소(본사, 공장), 설립 연도, 웹사이트, 연락처(담당자 정보 포함)
Legal & Financial Status: 법인 형태 (Corporation, LLC, etc.) 및 사업자 등록 정보 최근 3개년 재무제표 (요약본 또는 감사보고서) - 매출액, 영업이익, 부채비율 등 안정성 확인 주요 주주 및 지배 구조 신용평가등급 (가능한 경우)
Business Scope & Vision: 주력 사업 분야, 핵심 역량, 회사의 비전 및 중장기 목표
Organization: 전체 직원 수, 연구개발(R&D), 품질관리(QC), 생산 등 부문별 인력 현황 및 조직도
Major Customers & References: 주요 고객사 리스트 (3~5곳), 필요한 경우 추천서(Reference Letter)를 요청할 수 있습니다. (비밀유지협약(NDA)에 따라 공개가 어려운 경우, 산업군이나 국가 정도로 요청)
Part 2: 제품 및 생산 역량 (Product & Manufacturing Capability)
우리가 구매하려는 제품/서비스를 안정적으로 생산하고 공급할 수 있는지를 검증하는 핵심 파트입니다.
Product Information:
귀사에서 생산하는 주요 제품군 및 카탈로그
우리가 요청하는 품목(또는 유사 품목)에 대한 상세 정보 (사양, 재질, 특성 등)
최소 주문 수량(MOQ), 표준 리드타임
Manufacturing Facilities:
공장 위치, 규모(면적), 주요 생산 설비 리스트 및 노후도 (사진이나 영상 자료 요청 시 효과적)
자동화 수준 및 스마트 팩토리 도입 현황
생산 능력 (Production Capacity) 분석:
정량적 Capa: 우리가 요청하는 품목에 대한 월/연간 최대 생산 능력(Maximum Capacity)과 현재 가동률(Current Utilization Rate)을 구체적인 수치로 요청합니다. (예: 월 최대 100만 개 생산 가능, 현재 70% 가동 중)
병목 공정 (Bottleneck): 전체 생산성 증대에 가장 큰 제약이 되는 공정은 무엇이며, 이를 관리하기 위한 방안은 무엇인지 질문합니다.
Capa 증설 계획: 향후 생산 능력 증설 계획이 있는지, 있다면 구체적인 시점과 규모를 확인합니다.
유연 생산 체계: 현재 근무 형태(예: 1일 2교대, 주 5일)와 긴급 대량 발주 시 추가 근무(특근, 잔업)를 통해 생산량을 늘릴 수 있는 여력이 어느 정도인지 파악합니다.
주문량에 따른 리드타임 변화: 주문 수량 규모에 따라 리드타임이 어떻게 변동되는지에 대한 정보를 요청합니다. (예: 1만 개 주문 시 4주, 5만 개 주문 시 6주)
Technology & R&D:
보유 기술력 및 특허 현황
신제품 개발 프로세스 및 R&D 투자 규모
자체 설계 또는 기술 지원 가능 여부
Part 3: 품질 및 인증 시스템 (Quality & Certification System)
글로벌 비즈니스에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 품질에 대한 철학과 시스템을 명확히 확인해야 합니다.
Quality Management System (QMS):
ISO 9001, IATF 16949 (자동차), ISO 13485 (의료기기) 등 보유하고 있는 품질 경영 인증서 사
품질 관리 조직 및 인력 현황 (QC 인원 수, 경력 등)
수입 검사 → 공정 검사 → 출하 검사 프로세스에 대한 상세한 설명
품질 문제 발생 시 처리 프로세스 (원인 분석, 시정 조치, 재발 방지 대책 등)
Inspection & Test Equipment: 주요 검사/시험 장비 리스트 및 교정(Calibration) 주기 관리 방법
Compliance: RoHS, REACH 등 제품 유해 물질 관련 규제 준수 여부 및 증빙 자료
Part 4: 공급망 및 물류 (Supply Chain & Logistics)
해외 소싱의 성패를 좌우하는 리스크 관리 영역입니다. 원자재 수급부터 최종 납품까지의 과정을 확인해야 합니다.
Supply Chain Management:
주요 원자재 공급업체 리스트 (국가, 업체명) 및 협력 관계 (계약 기간 등)
원자재 재고 관리 정책 및 리스크 관리 방안 (예: 복수 공급사 운영 여부)
Logistics & Delivery:
주요 거래 은행 및 결제 조건(T/T, L/C 등) 선호도
수출 경험 (주요 수출 국가 및 비중)
포장 단위 및 방식 (파손 방지 대책 포함)
선호하는 인코텀즈(Incoterms) 조건 (EXW, FOB, CIF 등)
지정 포워더(Forwarder) 유무 및 협력 관계
Part 5: 지속가능성 및 기타 (Sustainability & Others)
최근 중요성이 급격히 부상하고 있는 ESG(환경, 사회, 지배구조) 관련 항목과 기타 협력 조건을 확인합니다.
Environmental & Social Responsibility:
ISO 14001(환경 경영) 등 관련 인증 보유 현황
노동 인권 관련 정책 및 규정 준수 여부 (아동 노동, 강제 노동 금지 등)
폐기물 처리 및 에너지 사용량 관리 방안
Communication: 우리 회사와 소통할 담당자의 영어(또는 한국어) 구사 능력 및 대응 채널(이메일, 메신저 등)
Confidentiality: 비밀유지협약(NDA) 체결 의사 및 관련 정책
Q&A: 귀사에서 우리에게 궁금한 점이나 추가적으로 제안하고 싶은 내용
성공적인 신규 공급업체 소싱은 단순히 저렴한 업체를 찾는 과정이 아닙니다. 우리 회사의 비전과 목표를 함께 달성해 나갈 장기적인 파트너를 발굴하는 여정입니다.
특히 해외 업체 소싱은 더 많은 변수와 리스크를 동반하기에, 첫 단추인 RFI 단계에서부터 꼼꼼하고 체계적으로 접근하는 자세가 무엇보다 중요합니다. 위에 제시된 상세 항목들을 바탕으로 우리 회사의 상황과 요구사항에 맞게 RFI를 수정하고 발전시켜 나간다면, 분명 성공적인 글로벌 파트너십의 초석을 다질 수 있을 것입니다.
다음 단계인 RFQ와 계약 과정 역시 RFI에서 얻은 정보를 바탕으로 더욱 심도 있는 검증과 협상을 진행해야 함을 잊지 마시길 바랍니다.
