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by 이지원 Oct 07. 2022

[아이캠퍼] 간담회 회고하기 - 팀 간담회 3편

중간 점검을 해 보겠습니다

9월 한 달 동안 소통을 증진하자는 명목 하에 총 2번의 소통 간담회를 진행했다. 각각 한 번은 서울 센터 근처에서, 다른 한 번은 파주 본사에서 진행되었다. 의도치 않게 파주와 연남 양 쪽을 다녀오면서 나름대로 기대를 하고 있었던 것 같다. 그러니까, 어느 정도는 팀 간 갈등이 줄어드는 등 상황이 나아졌으리라 하는 기대였다.

하지만 기대를 가장 크게 저버리는 것 또한 기대를 한 내 자신이라고 했던가. 기대와는 정 반대의 상황이 펼쳐졌다. 팀 간 갈등이 어느 정도 해소되는 것 처럼 보였던 건 잠깐이고, 오히려 다른 이슈들이 튀어나왔던 것이다.

감당하지 못할 문제의 보고를 건드렸다

하지만 이슈만을 캐 낸 건 아니었다. 분명 얻어간 것 또한 있었다. 지금부터는 직접 팀 간 간담회를 진행하면서 느꼈던, 노하우라면 노하우일 수 있지만 고민할 거리라면 고민할 거리가 생겼다고 할 수 있는 내용들에 대해 정리해보고자 한다. 이른바, 회고록이다.

수월한 소통을 위하여

앞선 내용에서는 수월한 소통 간담회를 위해 무엇을 준비해야 하는지 말헀다. 보장된 익명성(익명 서베이), 그리고 적절한 완충제(사회자가 간접 진행, 의견 충돌 시 유도리 있게 진행)가 바로 그것이었는데, 본인의 정체가 드러나지 않으면서 노골적인 질문을 할 수 있는 환경을 만들어주는 것이 중요했다.

하지만 간담회를 끝내고 난 뒤, 추가적으로 인사 측면에서 준비하거나 진행해야 할 사항들이 있었다. 앞서 말한 두 개의 준비물이 표면적인 상황을 예측하고 대응할 수 있는 '보편적이고 실용적인' 준비라면, 지금부터 나열할 준비들은 각 기업의 문제와 상황을 상당히 많이 탈 수 있는 개별적인 준비들이다.

어떤 준비/대비를 해야 하나 (회고)

1. 시간 대비를 철저히 하자

아무래도 정해진 교육이 아닌, 두 팀이 발화를 하는 것을 위주로 진행하기 때문에 시간이 짧거나 길어질 수 있다. 특히 인사 부분에서 생각하지 못했던 주제에서 두 팀 간의 갈등 혹은 의견 나눔이 빈번하게 이러질 수 있는데, 이럴 때를 대비에서 가용할 수 있는 시간 20분 정도는 빼 놓는 것이 좋다. 만약 그 시간으로도 완전히 간담회 시간을 맞출 수 없다고 생각이 들면, 사회자로서 먼저 개입 후 차후에 해당 논의에 대해서 따로 나눌 수 있는 자리를 만들거나, 각 팀의 입장을 명문화해서 서로 공유할 수 있도록 하는 것이 좋다.

2. 분위기를 환기할 수 있는 프로그램 (동영상) 을 준비하자

특히나 중간에 삽입하면 더 효과가 좋은 프로그램이다. 아무래도 팀 간 소통 간담회다 보니 논의가 지속되다 보면 분위기가 격앙되거나 심각해지기 쉬운데, 그렇게 계속 진행하다간 소통 간담회가 아니라 갈등 간담회가 될 수 있어 분위기 환기는 필수적이다. 보통은 간담회 주제에 맞는 동영상을 유튜브에서 준비하거나 짧은 레크리에이션을 기획하면 좋다.

레크리에이션에 커피 기프티콘을 곁들이면 더욱 효과적이다.

3. 간담회 중간 중간 나오는 이슈들을 잘 듣자

간담회 중간 중간 나오는 이슈들이 정말 팀 내에서 문제삼는 이슈일 수 있다. 특히 반복적으로 팀 사이에서 다른 팀에 대한 이슈나 고민사항, 혹은 반복적인 사내 이슈가 나올 경우 해당 이슈가 소통을 가로막는 주된 장애물일 수 있다. 이럴 떄에는 해당 이슈를 잘 기억 해 두었다가 따로 보고하거나 다른 프로그램을 기획할 때 주된 해결 이슈로 사용하면 좋다. 특히 사회자가 지속적으로 간담회를 진행하는데도 간담회 참석자들의 대화 주제나 질문 방향이 지속적으로 그런 방향으로 반복될 경우, 해당 문제가 팀 간 소통 혹은 협업을 방해하는 주된 이슈라고 여기면 된다.

4. 생각보다 사회자가 적극적으로 나서는 것이 중요하다

팀 간 간담회를 진행하는 만큼 사회자는 보조의 역할로만 빠져야 한다고 생각하면 큰 오산이다. 대부분의 회사에서 팀 간 간담회 같은 자리는 흔치 않고, 참여하는 사람들도 능숙하게 자신의 의견을 밝히기보단 어색해하기 마련이다. 또, 미리 준비해오지 않는 이상 능숙하게 의견을 진행할 수 있는 사람도 많지 않다. 그렇다보니 사회자(혹은 진행자)가 먼저 나서서 해당 의견을 물어보고 첨언을 하는 것이 매우 중요하다. 사회자의 역량에 따라 발언하지 않을 사람이 발언할 수도 있고, 아주 딥한 문제까지 이끌어 낼 수도 있다.

그렇다고 유느님 정도의 진행 능력이 필요한 건 아닙니다

회고를 마치며

팀 간 간담회를 끝냈다고 해서 모든게 끝난 건 아니다. 오히려 지금까지 했던 활동들은 조직 내 소통을 활성화하기 위한 아주 기초적인 단계일 뿐이다. 인사담당자인 필자에게는 좀 슬픈 소식이긴 하지만, '소통 활성화' 라는 것은 매우 어렵고 또 복잡한 원인이 얼기설기 얽혀 있다.