알면 술술 써지는 상황(동향) 보고서 작성법
미리 알고 준비해야 상황을 신속히 보고할 수 있어요
상황(동향) 보고서는 사건, 사고가 발생했을 때 상황을 정확하게 파악하여 신속하고 간결하게 작성하는 보고서이다.
직장생활을 하면서 겪고 싶지 않은 일이 사건, 사고를 마주하고 처리하는 것이다.
사건, 사고는 자주 일어나는 일이 아니고
갑자기 일어나서 평소 대비하지 않으면
빠른 대응이 어려워 힘든 상황에 처할 수 있다.
하지만, 평소에 대비하고 있으면
사건, 사고를 빨리 수습하고
정상 상황으로 빠르게 회복할 수 있다.
따라서, 평소 바쁜 업무로 시간이 없는 가운데도
업무 관련 사건, 사고 발생을 대비하여
보고에 필요한 의미 있는 사실과 특성을 요약, 정리하고,
핵심 설명을 빠짐없이 작성하기 위해서는
상황별 정형화된 양식을 사전에 준비하는 것이 필요하다.
즉, 상황(동향) 보고서는
시간흐름(과거-현재-미래) 속에서
사건(사고) 발생과 대응(조치과정),
그리고 향후전망과 대책을
읽는 사람(보고받은 사람)이
알기 쉽게 정리해서 작성해야 한다.
질문을 통해 상황(동향) 보고서의 윤곽을 잡고, 내용을 채워 나가면 보다 쉽게 작성할 수 있다.
1. ㅇㅇ 상황(동향) 보고서를 왜 지금 작성해야 하지?
(심각성, 시기성 고려하여 사고 발생 사실을 명시해야 한다.)
<질문하면서 해답 찾기>
1) 언제 (발생시기)
2) 어디서 (발생장소)
3) 어떻게 (발생경위)
4) 누가 ( 피해자, 피해받은 사람)
5) 무엇이 (피해재산)
6) 왜 (발생 원인)
<실제 문장 내용 및 활용 사례>
ㅇ (사건개요) 과거사실에 해당한다.
- 사건 발생 사실을 육하원칙에 따라 객관적으로 서술하고 이미 대응(조치)한 내용을 작성한다.
- (발생개요) 시기, 장소, 사건 발생경위, 재해자(부상자, 사망자), 재산피해 현황, 발생원인 등을 작성한다.
- (조치내용) 이미 조치한 대응 내용을 서술한다.
* 진행경과를 명시한다, (예) 병원 이송, 가족연락, 유관기관 비상연락, 수습대책반 구성 등
2. 사건발생과 조치결과에 따른 현재상황은 어떤지?
(정확한 현황 파악, 인식이 필요하다.)
<실제 문장 내용 및 활용 사례>
ㅇ (현재상황) 현재 사실을 정확히 작성한다.
- 주체별(우리 기관, 타기관, 언론 등)로 현재상황을 어떻게 보고, 대응 판단하여 조치하고 있는지 파악한다.
- (재해자 등) ㅇㅇ 병원 입원현황
- (우리 기관) ㅇㅇㅇ 가족 지원 TF 운영
- (유관기관) 관계기관 합동 원인분석 중
- (언론보도) ㅇㅇ방송, ㅇㅇ신문, SNS 등
3. 정확한 사실을 근거하여 향후 전망과 대책은?
ㅇ 앞으로 이런 상황이 전망되므로 이런 방향으로 대응하겠다는 전략 검토가 필요하다.
<실제 문장 내용 및 활용 사례>
ㅇ (전망) 미래 의견이다.
- 향후 예상되는 재산 손실, 사회피장 등 발생전망
ㅇ(대응방향) 앞으로 조치할 계획이다.
- 조기수습 : 치료, 복구 등
- 재발방지 : 원인조사 후 재발방지 대책 마련
4. 조기 수습 및 재발 방지 방안을 실현하기 위해 무엇을 추진하지?
<실제 문장 내용 및 활용 사례>
ㅇ 추진계획(행정사항)도 작성해야 한다.
- (이행수단) 예산, 인력, 조직, 법제도, 홍보, 갈등조정 등 검토
- (일정관리) 단기, 중장기
- (사후관리) 점검, 평가
