회의시간이 아깝지 않게 만드는 방법
회의를 이끄는 리더가 해야 할 역할
회사의 리더라면 항상 회의를 어떻게 운영해야 할지에 대해 고민이 많을 것입니다. 의사결정을 위해서 회의를 하는 것이지만, 한편으로는 회의석상은 팀원들이 리더의 업무능력과 리더십 자질을 가장 직접적으로 체감할
수 있는 곳이며, 그렇기 때문에 많은 불만이 생기는 곳이기도 합니다.
회의시간이 너무 아까워요... 어차피 팀장님 하고 싶은 대로 할 거면서,
바빠죽겠는데 차라리 그 시간에 일이나 하는 게 나을 거 같아요.
이 글에서는 회의를 효과적으로 진행하기 위해 리더가 명심해야 할 여러가지 덕목에 대해 이야기해보고자 합니다.
회의시간에 존경받는 리더가 되기란 쉽지 않다좋은 회의란 무엇인가
회의를 효과적으로 이끌기 위해서 먼저 무엇이 "좋은 회의"인가를 정의해보아야 합니다. 제가 여러 회사를 거치며 수많은 회의를 경험해본 결과, 좋은 회의는 항상 세 가지 기준을 충족했습니다. '의사결정의 효과성', '회의시간의 효율성', '직원들의 수용성'입니다. 살펴보겠습니다.
① 회의에서 가치있는 의사결정이 이루어져야 합니다.
사실 회의를 하는 목적이 좋은 의사결정을 하기 위해서일 것입니다. 문제 상황이 복잡할 때, 더 많은 정보가 필요할 때, 다양한 관점의 의견이 필요할 때 우리는 회의를 통해 결정하게 됩니다. 회의를 통해 좋은 의사결정(실행 계획과 기한을 정하고, 역할과 책임을 할당하고, 때로는 장기적이고 중요한 전략적 방향성을 결정하는)이 나와야 할 것입니다.
② 회의는 효율적으로 빠른 시간 내에 이루어져야 합니다.
조직 문화에 대한 컨설팅을 하다 보면 '불필요한 회의가 많아서 시간 낭비가 심하다'는 의견을 정말 많이 접하게 됩니다. 팀원들이 회의시간을 아깝다고 느끼게 만드는 리더는 절대 좋은 리더가 될 수 없습니다. 회의에서는 그 의사결정의 질 뿐만 아니라 신속성 또한 중요한 요소입니다.
③ 모든 참가자가 회의내용을 이해하고 공감해야 한다.
또한 회의에 참석한 참가자들이 회의 내용에 대해 모두 이해하고 공감하는 것이 중요합니다. 만약 참가자가 참가자가 회의 결과에 공감하지 못한 채 있다면, 사실 그 사람은 회의 자리에 들러리로 앉아있는 것이나 다름 없습니다. 정말 시간이 아까운 일입니다. 이를 방지하기 위해서 구성원들이 그만큼 회의에 집중하고, 참여하도록 만들어야 합니다.
회의시간 단축시키는 꿀팁효과적인 회의를 위해 리더가 명심할 것
그렇다면 좋은 회의를 만들기 위해서 리더는 무엇을 해야 할까요?
먼저 리더는 말을 줄여야 한니다. 여러 회의를 관찰해본 결과, 회의 참가자는 여러 명인데도 대부분은 입을 다문채 침묵하고 있고, 리더의 발언이 70% 이상 차지하는 경우가 많습니다. 리더는 절대 전체 회의 시간의 30%를 넘게 발언해서는 안됩니다. 회의 참가 인원이 5명보다 많다면 그 비중은 더 줄어들어야 할 것입니다. 리더가 말을 많이 하면, 구성원들이 자유롭게 소통하는 데에 방해가 됩니다.
리더는 해결책을 제시하기보다, 좋은 질문을 하는 데에 집중해야 합니다. 리더라면 좋은 아이디어에 대해 고민하기보다, 다른 사람들이 의견을 충분히 낼 수 있도록 회의를 촉진하고 진행하는 데에 집중해야 합니다. 어차피 리더 본인이 떠오른 생각대로 결정할 것이라면, 애초에 회의를 할 필요가 없습니다. 단기적으로는 리더가 결정한 대로 시행하는 것이 더 적합한 의사결정일 수도 있습니다. 그렇지만 장기적으로 팀 전체의 역량을 높이기 위해서는 더 많이 질문하고, 의견을 요구하고, 발언을 유도해야 합니다.
리더는 주관식인 문제상황을 객관식으로 바꾸어주는 역할을 해야합니다. 리더는 회의석상에서 난상토론이 이루어지는 것을 좌시해서는 안됩니다. 비효율적인 난상토론이 계속되는 것은 회의시간을 늘리는 주범입니다. 그렇지만 이를 정리하기 위해서 리더가 직접 답을 내리는 것은 피해야 합니다. 리더는 주어진 이슈의 논점을 정확히 짚은 다음에 의사결정을 간소화하기 위한 옵션을 제시해야 합니다. (e.g. Yes or No 또는 몇 가지 선택지 중 하나)
리더는 주어진 논제의 유형을 정의하는 것도 중요합니다. 예를 들어, ① 모든 구성원들의 만장일치를 통해 결정해야 하는 사안인지(합의사항) ② 투표를 통해 다수결로 결정할 수 있는 사안인지(의결사항) ③ 또는 담당자가 실무자가 기본적으로 최종 결정할 권한을 가지되 다른 사람들은 의견만을 제시하는 주제인지(참고사항) 등으로 구분해볼 수 있습니다. 리더가 논제의 유형을 명확히 선언한다면, 팀원들은 어느 정도 깊이로 토론해야 하는지 쉽게 감을 잡을 수 있습니다.
리더는 해결책을 제시하기보다, 좋은 질문을 하는 데에 집중해야 합니다회의를 촉진하기 위한 몇 가지 실무 팁
빅마우스를 조심하세요
- 의도적인 관리 없이 회의가 자유롭게 진행되도록 두도 보면, 말하기 좋아하고 적극적인 사람 몇 명만 의견을 제시하기 십상입니다. 이런 경우 폭 넓은 관점을 듣지 못해 회의 결론이 한 쪽으로 치우칠 우려가 있고, 더불어 빅마우스 외의 참여자들은 소외감을 느낄 수 있습니다. 리더는 말을 많이 하는 빅마우스의 발언을 적절하게 제한할 필요가 있습니다.
균형잡힌 참여를 할 수 있도록 발언 기회를 적절하게 분배해야 합니다
- 필자는 회의를 진행하기 앞서 각 팀원들의 발언분량을 마음속으로 계획하곤 합니다. 예를 들어서, 오늘 김OO은 10%, 이OO은 15% 정도 비중으로 말을 많이 해줬으면 좋겠다 하는 식입니다. 이러한 비중은 회의의 주제나 팀원들의 역량에 따라 적절하게 조절합니다. 그리고 사전에 계획한 것보다 말을 많이 하지 않은 팀원이 있다면, 먼저 'OO님은 어떻게 생각하시나요?' 하는 식으로 의견을 먼저 묻는 것입니다. 중립적이고 소극적인 성향의 팀원들에게는 이러한 도움이 필요합니다.
특별히 영양가 없는 발언이라도, 모든 참가자가 적어도 한 번 이상은 말하게 만들어야 합니다.
- 이는 심리적인 문제와 관련 있습니다. 일단 참가자가 회의에서 의견을 표출했다면, 설사 그 의견이 받아들여지지 않는 하더라도, 일단 본인이 발언했다는 점에서 해당 의사결정에 참여했다고 생각하게 됩니다. (실제로는 그렇지 않다 해도요) 이는 나중에 회의 결과에 대해 주인의식을 가지고, 수용성을 높이는 데에 큰 도움을 느끼게 됩니다. 또한 회의의 고질적인 문제라고 할 수 있는, '회의시간이 아깝다'는 불만도 크게 줄일 수 있습니다.
좋은 리더가 되는 것은 쉽지 않습니다.
특히 회의석상에서 좋은 리더로서 회의를 잘 진행하는 것은 쉽지 않은 일입니다.
하지만, 적절한 전략을 통해 회의의 질을 높인다면, 생산성 높은 팀을 만들 수 있는 지름길이 될 것입니다.
