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by TAYLOR Jul 19. 2022

노션과 구글폼로 경영지원 페이지 만들기- 1.지출 증빙

5인 이하 규모 사업장에서 간단하게 만들 수 있는 무료 경영지원 사이트

막 시작한 PR 회사에 들어갔다. 직원은 대표님 두 명과 나뿐. 나는 갓 졸업한 사회초년생으로 할 줄 아는 거라고는 생산성 도구를 잘 다루는 정도. PR에 대해서는 전혀 알지 못했다. 그러나 회사는 고객사를 확보하며 빠르게 성장해 나갔고, 아직 시스템은 빠른 성장을 쫓아가긴 역부족이었다. 그래서 나는 쓸모있는 사람이 되기 위해 내가 아는 생산성 관련 지식을 모두 끌어모아 번거로운 업무들을 자동화 시키고자 했다. 그 중 가장 귀찮으면서도 하지않으면 안됐던 경영지원은 나의 첫번째 도전 과제였다.

PR일을 하다보면 고객사에 지출영수증을 첨부할 일이 잦았다. 매주 있는 기자 점심 미팅, 고객사 이동 비 등 청구를 위해서 정확하게 기록하는 것이 핵심이었다. 또한, 매달 고객사에 인보이스를 발송해야하는 데 보낼때마다 인보이스 엑셀 템플릿을 손으로 일일이 수정하는 것이 불편했다. 게다가 인보이스를 만들어서 보낸 후 스택을 위해 다시 한 번 엑셀에 기록하는 건 시간이 이중으로 들었을 뿐더러 종종 오기입 사항이 나타났다.

번거로운 업무들에 하루가 훌쩍 지나가는 것을 보며 다양한 프로그램을 이용해보기도 했다. 플렉스, 퀵 인보이스, 시중 ERP 데모 버전 등등.. 그러나 모두 5인 이하 규모의 사업장에는 적합한 프로그램은 아니었다. 이용하지 않는 지원 항목이 많거나, 템플릿 구축에 또 다시 시간을 써야했다. 템플릿 구축이 쉬운 것은 반대로 자유도가 떨어진다는 문제가 있었다.

그래서 있는 재료로 자급자족하기로했다. 구글폼으로 지출증빙과 인보이스를 제너레이터를 만들었으며, 이를 한 눈에 관리 할 수 있도록 노션으로 경영지원 페이지를 제작했다. 구글폼은 시트와 연동되어 자동으로 지출 기록이 스택되었으며, 노션은 별다른 도메인 없이도 링크를 활용하여 팀원들과 편하게 공유할 수 있다는 장점이 있었다.

경영지원은 작은 기업에게는 언제나 아픈손가락이라고 생각한다. 그래서 내가 만든 지출 관리 시트와 인보이스 제너레이터를 제작 방법을 공유하고자한다. 경영지원에는 문외한이고, 직원의 입장에서 편리함을 추구하며 만들었기 때문에 보안이나 관리면에는 크게 신경을 쓰지 못했다. 혹시나 지나가다 구경하시는 재무담당자님이 계시다면 피드백을 주시면 감사하겠습니다.

구매요청, 휴가신청 등의 사항은 지출관리에서 약간 폼만 약간 바꾼 버전이다. 기본적인 틀만 이해한다면 각자의 회사 상황에 맞게 응용 할 수 있을 것이다.

1. 지출 관리 시트

1) 매우 기본적이지만, 경영지원을 위한 구글 계정을 생성한다. 특히 작은 규모의 사업장의 경우 직원 변동이 잦기 때문에 회사 대표 메일을 이용하자.

2) 지출 증빙을 위해 필요한 내역 정리

나는 지출 결의서의 내용을 참고했다.

지출자 / 지출 날짜 / 이용한 법인 카드 / 총 금액 / 지출 증빙을 위한 영수증 / 지출 항목 / 구체적인 지출 사유 / 지출 매장명

(지출 증빙을 위한 영수증은 법인의 경우 나중에 감사가 있을 지 모르니 꼭 갖고 있어야 한다고 얘기를 들었다. 온라인으로 이미지를 저장하면 좋을 것 같아 항목을 추가했다.)

3) 구글 폼을 생성하여 항목을 추가한다. 적합한 항목 속성은 아래와 같다. 모든 항목을 필수로 설정하자. 항목 하단 오른쪽에 필수 버튼이 있다.

지출자 - 단답형 텍스트

지출 날짜 - 날짜

이용한 법인 카드 - 객관식 질문
> 옵션에 카드 뒷번호를 추가했다. 개인카드이용에 대하 내용은 아래서 다시 한 번 설명하겠다.

총 금액 - 단답형 텍스트

지출증빙을 위한 영수증 - 폴더 추가

> 향후 영수증을 찾아야 할 때를 위해 파일명 통일을 요청했다. (파일명 통일 : 지출자_지출내용_지출매장_지출날짜)

지출 항목 - 객관식 질문

> 비품, 회식, 야근식대, 간식, 교통, 고객사 청구용, 기타

구체적인 지출 사유 - 장문형 텍스트

지출 매장 명 - 단답형 텍스트

Tip 꾸준히 영수증을 청구하는 고객사가 있다면, 고객사를 선택할 수 있는 섹션을 만들자.

밑에서 얘기하겠지만, 시트를 통해 고객사 청구금액을 한 번에 확인하고 관리하기 편리하다.

지출항목 오른쪽 하단의 기타 선택 > 답변을 기준으로 섹션 이동하여 고객사 청구만 다음 섹션으로 넘어가도록 설정. 고객사 청구를 하지 않는 지출자 편의를 위해 섹션1이 끝나면 바로 설문 제출로 넘어가게끔 하는 것 또한 잊지 말 것.

4) 응답 내역을 시트에 기록하기 위해 구글 시트를 생성하자. 상단의 네비게이터에서 응답을 선택하고 오른쪽 상단의 시트 버튼을 눌러 새로운 시트를 생성한다.

5) 제출한 내역을 확인 할 수 있도록 지출자에게 응답 사본을 전송한다. 이는 개인 카드로 지출한 직원이 메일로 받은 지출내역을 대표에게 전달하여 돈을 돌려 받는 방법으로도 응용이 가능하다.

설정으로 들어가 응답 항목에서 이메일주소 수집을 키고, 응답자에게 응답 사본 전송 - 항상을 선택한다.

6) 폼은 완성 되었다. 이제 상단의 보내기 링크를 선택하고 URL을 만들자.

7) 테스트를 통해 시트에 잘 업데이트가 되는 지 확인해 본다.

TIP2 SUMIFS함수를 이용하면 한 눈에 보는 지출 확인 시트를 만들 수 있다. 나는 새로운 시트를 추가해 청구 항목에 따라 월 별 / 고객사 별로 정리했다. 사용한 함수는 아래와 같다. 함수 사용 방법은 오빠두엑셀 사이트를 참고했다.
3C셀 함수 =SUMIFS('설문지 응답 시트1'!$E:$E,'설문지 응답 시트1'!$C:$C,">="&DATE(2022,1,1),'설문지 응답 시트1'!$C:$C,"<="&EOMONTH(DATE(2022,1,31),0),'설문지 응답 시트1'!$G:$G,"=비품")