하루는 24시간이고 난 뭘 했는데 벌써 밤일까
생산성 높이는 일정정리 방법과 툴
체력이 약한 나에게 시간관리는 필수적이다. 같은일을 해도 친구들에 비해 빨리 지치고.. 잠을 못자면 다음날 컨디션이 박살나서 밤샘도 최대한 피한다. 이러다보니 나의 적은에너지와 한정적인 낮 시간을 최대한 효율적으로 활용하는 법을 자연스럽게 찾아왔다. 그리고 얼마전에 친구(대문자P)가 어떤 툴로 일정정리하냐고 물어보길래 이게 궁금한 사람이 있구나 싶어서 글을 써본다.
본인도 정말 많은 시간관리/기록 앱을 써봤고 최종적으로 지금은 구글캘린더 + 투두메이트 + 라이즈(데탑앱)이 세가지를 종합적으로 쓰고있고, 가끔 노션이나 애플 미리알림(Reminders), 애플캘린더, 옵시디언을 부가적으로 활용하고있다. 이렇게 써놓으니까 되게 많아 보이는데 주로 쓰는건 위 세가지이다.
1. 구글캘린더
구글캘린더에는 '일정'이나 '마감일(데드라인)'을 기록한다. 나는 구글캘린더 월간보기를 기본으로 설정해놨다. 이건 개인적인 취향의 영역인데 나는 계획을 세울때 시간별로 일정을 빡빡하게 세우지는 않고 그날 어떤일정이 있는지, 그날 몇시에 어떤 회의가 있는지만 적기 때문에 한눈에 보이는 월간보기가 편하다. 그리고 일정이 밀리거나 바뀌면 일정이 비어있는 다른 날짜로 빠르게 옮겨야하기 때문에 유동적으로 수정이 편한 월간보기가 좋다.
구글캘린더는 일정별로 색을 나눠서 볼 수 있는게 가장 큰 장점이다. 친구와의 약속같은 개인일정은 파란색, 학회/동아리 같은 대외활동은 연두색, 학교 과제는 핑크색, 회사 지원 공고 같은 중요한 일정은 빨간색으로 색을 나눠서 일정을 정리하고 있고 회의처럼 시간이 중요한 일정은 제목에 시간을 같이 적어둔다.
일정 이름이 잘려서 보이고 추가도 힘들다..단점이 있다면 구글캘린더를 모바일앱에서 사용할때는 화면이 잘 보이지 않고 모바일 앱으로는 일정 추가하고 섬세하게 수정하기가 좀 까다롭다는점.. 하지만 나는 주로 노트북에서 일정정리를 하기 때문에 이 점은 감수하고 쓰는중이다. 일단 무료이고 구글계정만 있으면 누구나 쓸 수 있다는 점이 좋다
2. 투두메이트
월간보기, 하루보기가 있다투두메이트는 이름처럼 투두리스트를 적을 수 있는 앱이다. 모바일앱이랑 데탑앱의 호환성이 정말 좋아서 모바일앱만 활용하는 분들도 많다. 전체적으로 앱자체가 군더더기 없고 깔끔해서 좋다. 친구랑 내 투두리스트를 공유하고 경쟁할 수 있는 기능이나 감정 기록하는 일기장 기능도 있는데 나는 그런건 안쓰고 그냥 할일만 적는용도로 사용한다. 이것도 구글캘린더랑 마찬가지로 월간보기로 놓고 활용한다. 이렇게 월간으로 놓고 봐야 일정이 밀리면 다른 날짜로 옮기고 정리하기가 쉽다.
그리고 할일 목록을 이렇게 내가 원하는 리스트(그룹화)를 만들고 색으로 분류할 수 있어서 편하다.
노란색이 다 테스크들구글캘린더에도 이런 투두리스트를 적는 Tasks 기능이 있는데 이를 안쓰는 이유는
1. Tasks는 색상으로 분류할수가 없다. 목록을 활용해서 학교, 대외활동, 기타활동으로 나눌 수는 있는데 이건 월간보기 달력에서 그냥 테스크색상으로 통일돼서 보인다.
2. 일정이랑 할일이 한번에 다 보이니까 달력에 뭐가 너무 많아져서 오히려 헷갈린다.
3. 테스크 순서 조정이 안된다. 나는 할일을 우선순위에 따라서 정렬하는데 구글 캘린더 tasks는 이게 안된다! 그냥 등록된 순서대로 위에서부터 보이니까 중요한 할일이 맨아래 '더보기'에 숨겨져서 안보일때도 많고 그런점들이 쓰면서 불편했다.
그래서 구글의 tasks는 6개월정도 쓰다가(안좋다 하더니 꽤 오래 썼네..) 위의 이유로 할일은 투두메이트에 따로 적고있다.
'ETC'안에 있는 하위 투두목록을 '학교'목록 위에 배치할수가 없음투두메이트의 불편한점은 전체일정중에서 우선순위별로 할일을 정리 할 수 있으면 좋을텐데 그게 안된다는점. 내가 그룹화 해둔 카테고리 안에서만 할일을 움직일 수 있다보니 우선순위 따라서 엄청 자유롭게 이동하진 못한다. 이건 그룹화 기능을 활용하면 어쩔 수 없는 문제이긴 하다.
그리고 장기적인 일정을 적기는 힘들다는 점. 아무래도 하루 단위로 할일을 기록하다보니 주간목표, 월간목표같은게 있고 그걸 이루기 위한 하루목표가 있으면 좋을텐데 그런점이 아쉽다.
물론 자동으로 정해진 날에 할일을 추가해주는 루틴기능(ex. 매주 수요일, 브런치 글 쓰기)이나 정해진 시간에 할일을 알려주는 리마인더 기능 등.. 사용성이 정말 좋고 이 모든게 무료라는 점에서 투두메이트는 적극 추천! 모바일에서도 확인하고 수정하기 편해서 일정정리 입문하기에 정말 좋은 앱이라고 생각한다.
3. 라이즈 - Rize
라이즈는 데탑용 시간기록 앱이다. 미국앱이라 아직 한국어 지원이 되진 않지만 기능이 어렵지 않아서 괜찮다.
예전에 수능공부할때도 시간을 재면서 하루 순공시간을 스터디 플래너에 적어놨었는데 라이즈도 비슷한 개념이다. 내가 노트북을 하는동안 내가 사용하는 프로그램과 시간을 전부 추적하고 정리해준다.
과제를 하는동안 분명 2시간은 한거같고 너무 피곤한데 시간보면 30분 지나있고 이런적이 많아서 내가 몇시간이나 집중하고 있는지를 확인해야겠다는 생각으로 이 앱을 시작했다. 원래 처음에는 그날 공부한 시간을 스톱워치로 기록하는 원시적인 방법을 쓰다가 지금은 이걸 자동화할 수 있는 앱인 라이즈를 사용중이다. 나처럼 모든일을 노트북이나 컴퓨터로 해결하는 디자이너들이나 개발자들에게 적극 추천!
내가 데탑에서 어떤 앱을 사용했는지 뿐만 아니라 어떤 웹 사이트를 이용했는지에 따라서 알아서 분류까지 해준다. 예를들어 피그마앱 사용한 시간 = 디자인으로 자동 분류되고 웹사이트>브런치 사용 = 글쓰기(writing)으로 자동분류된다. 이외에 자잘한 사이트는 분류가 안될때도 있지만 꽤 정확하다.
민트색이 포커스, 분홍생이 미팅, 파란색이 브레이크 시간이다또 프로젝트별로 나눠서 시간을 관리할 수 있다. 나는 졸업전시 프로젝트랑 교양강의 프로젝트를 나눠놨는데 생각보다 교양에 시간을 많이 쏟고 있어서 놀랐다. 일간,주간,월간단위로 내가 어떤 프로젝트에 얼마나 시간을 쏟았는지도 확인가능하다. 물론 이건 내가 프로젝트 지정을 해주고 시간도 지정을 해줘야하지만 별로 불편하지는 않다. (참고로 프로젝트 트래킹은 프로페셔널 플랜에서만 제공된다)
라이즈에는 총 세가지 세션이 존재하는데 포커스, 미팅, 브레이크 이렇게 있다. 나는 원래도 50분 공부하고 10분 쉬는 뽀모도로 방법을 애용해왔어서 포커스세션 50분 진행하고 브레이크 10분하고 이런식으로 라이즈도 사용하고있다. 포커스세션은 꼭 따로 타이머를 켜지 않아도 특정활동을 오래 하고있으면 알아서 포커스로 분류해주기도 한다.
이렇게 화면아래에 작게 위젯으로 타이머가 돌아가서 남은 타이머 시간이나 오늘 하루 일한 시간등을 한눈에 볼 수 있다. 이외에도 피그마를 계속 쓰다가 카톡을 켜서 다른일을 하고있으면 집중하라는 방해알림이 뜨기도 하고 포커스가 50분이 넘어가면 잠깐 쉬라는 알림도 뜬다. 이걸 내가 따로 설정하지 않아도 앱에서 다 자동으로 해준다!
Rize는 정말 시간을 효율적으로 관리할 수 있고 내가 이 프로젝트에 이렇게 많은 시간을 쏟았다고? 또는 시간을 이렇게 안쏟았다고? 를 한눈에 확인할 수 있어 좋다. 구글캘린더랑 연동도 되고(이 기능은 잘쓰진않음) 처음 앱을 쓰면 좀 복잡할 수 있는데 며칠 써보면 금방 적응된다. 물론 "뭘 이렇게까지 기록해..." 하는 분들도 있을거같긴하지만 나처럼 시간을 정확히 재고 이를 시각화 하고싶은 사람에게 적극 추천.
프로 플랜 1년치 결제하면 40만원 정도근데 학생이 쓰기에는 가격이 좀 비싸다. 지금은 한달 트라이얼 끝나고 스탠다드 요금제 한달권을 구독했는데 이건 프로젝트 트래킹 기능이 없어서 한달 후에는 아마 더 저렴한 다른앱을 쓰게될수도.. 라이즈에 기록해놓은 플젝이나 시간이 아깝기도 하고 비슷한 앱을 못찾아서 어떻게 될지는 모르겠다
그리고 아래 코드입력하거나 링크로 연결하면 프로페셔널 플랜 한달 트라이얼 할 수 있으니까 궁금한 분들은 직접 체험해보고 결정하시길..
코드 : B0D810
https://rize.io?code=B0D810&utm_source=refer&name=Jay
4. 노션
가장 유명한 생산성앱의 대표주자인 노션. 지금도 잘쓰고 있지만 일정관리용으로는 더이상 쓰지않는다.
이유는 너무..자유롭다. 노션의 최대 장점인 자유로움. 정말 다양한 템플릿을 만들고 활용할 수 있는데 너무 자유로워서 오히려 독이되는 느낌이었다. 필요할때마다 다양한 옵션들을 수정할 수 있는데 그거 수정하느라 시간이 다간다. 예쁘게 달력 꾸미기에만 시간 쓰다가 정작 안에 내용은 알맹이가 없거나 잘 안쓰게 되는 경우도 많았다.
학회 일정관리할때 쓰는중지금은 중요한 프로젝트나 일정 끝날때마다 회고록 정리할때랑 여럿이서 과제나 활동할때 (ex. 학회 관리 용도로 사용중이다. 그리고 디자인과 특성상 필기할일이 많이 없어서 수업내용정리 용도로는 더 안쓰게 되는거같다. 교수님이 중요한 공지할때는 그냥 과목 페이지 새로 만들어서 아래에 주차별로 대충 써놓는 정도.
물론 여러명이 함께하는 프로젝트에서는 대적할만한 프로그램이 없고 예쁘게 꾸밀 수 있는 무한한 가능성, 학생은 무료로 쓰는점도 좋지만 기능이 많고 복잡하다는점이 양날의 검인것같다. 그래도 프로젝트 정리, 회고록 용도로는 추천.
5. 애플 미리알림과 애플 캘린더
둘다 애플 자체앱인데 나처럼 애플생태계 (아이폰+아이패드+맥북) 조합을 쓰는 사람에게는 좋다. 둘 다 모바일이랑 데스크탑앱의 호환성이 정말 좋고 구글캘린더와 달리 애플캘린더는 모바일에서도 글자들이 안뭉개지고 잘 보인다. 근데 구글캘린더로 정착하니까 다시 애플캘린더로 바꾸기가 귀찮아서 안바꾸는중이다.
미리알림은 장기목표나 그날그날 사고싶은 위시리스트 적는 용도로 사용하고 있다. 애플캘린더도 갑자기 약속 잡혔는데 노트북으로 구글캘린더를 열기가 힘든 상황일때 애플캘린더에 적어놓는 방식으로 활용하고 있다. 두 앱 모두 어느상황에서든 핸드폰으로 빠르게 열 수 있다는게 큰 장점. 구글캘린더+투두메이트에는 꼭 해야되는 일정, 지켜야 하는 중요한 마감일을 적는다면 애플 캘린더+미리알림에는 특별한 규칙없이 가볍게 하고싶은일, 사고싶은것들을 생각날때마다 적는 용도로 쓰고있다.
6. 옵시디언
글쓴건 부끄러워서 가림옵시디언은 개인을 위한 기록용 앱이다. 이건 예전에, 특히 프로젝트 안하고 놀때는 조금 쓰다가 지금은 자주 안쓰고 아주 가끔씩만 쓰는데 영화 감상문, 독서 감상문, 여행 기록같은거 깔짝깔짝 쓰는 용도로 활용중이다.
전체적으로 앱 자체는 노션과 비슷한 기록용 앱인데 문서마다 링크를 걸어서 연결된 모습을 하나의 거미줄처럼 볼 수 있다. 주로 개발자들이 공부하고 그 내용을 정리하는 용도로 많이 쓰는 거 같았다. 저 기능이 재밌어 보여서 시작했는데 막상 써보니 나는 저렇게 링크할 일이 없어서 그냥 일반 메모앱처럼 쓰고있다.
노션은 팀 프로젝트, 디자인 플젝 정리 할때 사용하고 옵시디언은 좀 더 개인적인 여가생활+취미활동 정리할때 쓰는데 잘 손이 가지는 않는다. 노션보다 앱이 가볍고 진입이 쉬운건 장점이라고 생각한다. 본인은 이미 여러가지 앱을 쓰고있어서 옵시디언의 위치가 좀 애매해졌다. 노션보다는 쉽고 일반 메모보다는 기능이 많은 앱을 찾고있다면 옵시디언도 나쁘지 않다.
내가 쓰는 앱들은 이정도이다. 얼핏보면 너무 많은것같지만 한가지 앱에서 모든걸 해결하다보면 기능이 너무 많고 플로우가 복잡해져서(노션처럼..) 지금 이 체제가 딱 익숙하고 좋다. 그리고 프로젝트를 몇개 하느냐에 따라서 학기별로 일정정리하는 앱을 유동적으로 바꾸기도 한다. 앞으로 더 변할수도 있지만 당분간은 이정도로 쓸것같다.
추가로 굿노트도 쓰고있는데 일정정리용으로는 안쓰고 교양수업 필기용도로만 쓰고있다. 그리고 손으로 쓰는 다이어리나 플래너는 맨날 가지고 다니기 귀찮고 나는 어차피 모든 관리를 노트북으로 하기때문에 (+어딜가도 노트북 들고다님) 노트북으로 확인해가면서 일정을 수정하는게 훨씬 편해서 이런 방법을 선택했다. 나도 이 방법에 정착하기까지 많은 앱들을 써보고 실험해봤고 앞으로도 그럴 예정이기 때문에 각자 자기에게 맞는 방법을 쓰면 될듯. 이렇게 열심히 정리해놔도 슬프게도 회의나 과제제출 놓칠때도 꽤 있고.. 이런부분까지는 어쩔 수 없는것같다.
만약 자신이 대문자 P이고 한가지 앱만 쓴다면 투두메이트를 추천한다. 일단 정말 쓰기 쉽고 무료이다! 처음에는 이정도로 시작하고 본인 필요에 맞춰서 늘려가면 될것같다. 물론 나도 적어놓은 앱들을 항상 다 쓰지는 않는다. 몇달 후만 지나도 많이 바뀔거같지만 당분간은 이렇게 유지할 예정이다. 이 글을 읽는 모든 분들도 본인에게 맞는 방법을 찾아서 시간관리 잘 하시길! 다음에는 집중력 관리 루틴에 관한 글을 써봐야겠다.
