행사 팜플릿, 리플릿 줄이기
2019 MICE Show ASIA 참관기 - 행사 인쇄물 절감노력
2019년 10월 16일부터 싱가포르에서 개최된 2019 MICE SHOW ASIA 행사를 다녀 왔습니다. 이벤트 산업의 최신 트렌드를 볼 수 있는 행사였습니다.
가장 인상 깊었던 세션은 환경을 주제로 한 세션들이었습니다. 행사 진행 시 사용되는 쓰레기와 에너지 낭비를 줄이자는 움직임었습니다. 이와 관련된 두 가지 세션을 소개해 드립니다.
The curious case of eliminating papers in events
SPEAKERS:- Yusno Yunos, CEO & Founder, Evenesis- Mohd Sharkawi Mohd Salehuddin, AVP Events & conferences
행사를 주최하고 진행하는 동안 수 많은 종이를 사용하고 낭비하고 있음. 예컨대, 등록 신청서, 티켓, 명찰, 설문지, 인보이스 등 수 많은 종이를 우리는 의식하지 못한 채로 사용하고 있음.
지속가능한 MICE 산업을 위해서는 이러한 낭비를 줄여나가야 하며 이는 선택이 아닌 필수 사항이 되어 가고 있음.Technology는 이러한 문제를 해결하기 위해 존재하는 것임.
현재 행사에서 사용되는 종이를 디지털화하여 App으로 전달하는 것을 제안함.종이를 App으로 전환하였을 때 얻을 수 있는 장점은 다음과 같음
- 수정을 해야 할 정보가 생겼을 경우 이미 인쇄된 종이를 재출력할 필요가 없어지므로 자원을 절약할 수 있음
- 행사 중 사용한 명찰(Badge)은 행사가 끝난 순간 쓰레기가 됨. 이를 작은 IoT 장치로 변경하면 다음 행사에서 재활용할 수 있으며, 개인 정보를 비롯한 간단한 Guide, Navigation 정보를 후면에 디스플레이로 제공할 수도 있음.(각 부스, 또는 특정 지점에 IoT 장치와 통신하는 센서를 설치하면, 카메라 설치 없이 방문자 동선 정보를 수집할 수도 있을 것 같음, 추가로 NFC를 통한 결제 등이 가능)
- 등록 대기 시간을 줄일 수 있음. 참가자가 신청서를 받고, 작성하고, 담당 직원이 이를 다시 입력하는 시간을 줄일 수 있음. 또한 등록 신청서를 작성하지 않아도 되므로 종이를 절약할 수 있음-명찰 양도, 재입장 시 본인 확인 문제를 얼굴 인증을 통해 해결할 수 있음
- 주최자의 행사 전 단계의 업무(pre 단계) 시간도 줄일 수 있음. Chatbot을 통해 정보를 입력하고, 참가자 신청을 받음 “10월 17일 첫 번째 세션 발표자를 바꿔줘” - 이름은? ”김OO” - 10월 17일 첫 번째 세션 발표자를 “홍길동”에서 “김Oo”로 바꾸시겠습니까? ”네” - 변경되었습니다.- 홍보 또는 마케팅 메세지를 전달할 수도 있음.
- 행사 종료 후 마케팅 관련 통계 자료를 제공할 수 있음서비스 사용 비용이 추가되는 것에 대한 우려가 있을 수 있음.
하지만 종이 인쇄물을 사용하는 것과 비교했을 때 크게 차이나지 않는 합리적인 가격이며, 이는 전체 행사 비용의 5% 가량에 불과함. ROI를 따져보았을 때 이득임.또한 전통적인 방식에 대한 관계자, 참가자들의 기대, 익숙함 등이 장벽이 될 수 있음. 따라서 처음부터 모든 것을 바꾸기 보다는 각 행사의 성격에 따라 수용 가능한 작은 기능부터 점진적으로 변경해 나가는 것을 제안함
Q. 행사 진행 중에 서버가 다운 되거나 시스템이 오작동할 경우 대책은?
A. 우선 언제나 대안이 필요함. 로컬 서버 운영이 하나의 대안이 될 수 있음. 작은 규모(서비스 이용자 수가 적은) 행사부터 적용해보고 점진적으로 큰 규모 행사에 도전해 보는 것이 좋아 보임. (마이크로 서비스 결합 형태로 개발하여 하나의 서비스가 다운 되더라도 나머지 서비스는 정상적으로 사용할 수 있도록 하는 것도 좋아보임)더불어, 한국에서 네트워크 연결 끊김 문제는 큰 이슈 사항이 아닐 수 있으나, 행사장 내부 무료 WIFI 서비스를 제공하는 것을 추천함
The Power of M - Meaningful Meetings Highlighting Sustainability Solutions
SPEAKERS:- Ailynn Seah, MBA CMP, VP of Sales - MIC & Assoc, Marina Bay Sands- Roger Simon, Associate Director
환경 문제는 2012년부터 세계 주요 이슈로 대두되어 왔으며, 2016년 이후로는 상위 5 이슈 중 60%를 차지할 정도임. MICE 업계에서도 지속 가능한 자원을 이용하여 쓰레기를 줄이고 자원 효율을 높인 행사를 개최하는데 관심을 기울이고 있음.
싱가포르 Marina Bay Sands(이하 MBS)에서는 행사 종료 후 주최 및 참가 기관에게 그들이 사용한 에너지, 쓰레기 양을 기록한 통계 보고서를 제공해왔음. 이를 바탕으로 많은 기업들이 이산화탄소를 줄이기 위한 방법에 대해 관심을 기울이고 노력하고 있음.
예컨대, 폭스바겐 사는 2028년 까지 약 70 종의 전기 자동차를 생산할 예정임. 위와 같은 변화의 기류는 모두 MBS에서 발생하는 수 많은 meaningful meeting에 의한 것임. Sustainable Events를 위한 더 많은 meeting들이 일어나길 바람.
싱가포르의 이벤트 전문회사 REED사의 Paperless Event 사례
REED(이하 리드)사는 전 세계 지사를 두고 약 3,700명의 직원을 둔 세계 최대 전시 업체 중 하나임. 싱가폴에 아시아 본사가 있으며, 한국에는 REED Seoul 서울 지점이 있음. 리드의 향후 관심사는 업무 효율성과 지속가능성(환경)임. 이에 따라 내부 ERP를 운용하고 있음.
Q. 리드의 향후 관심사가 업무 효율성이라고 하였음. 혹시 업무 효율성 증대를 위해 전시 홍보, 체크인, 가이드를 위한 소프트웨어를 사용하고 있는지?
A. 업무 효율성과 더불어 지속 가능성은 중요한 문제임. 유료 전시의 경우 전용 APP과 같은 소프트웨어를 적극 사용하고 있음. 무료 전시의 경우에도 소개 홈페이지를 제작하여, 현재 모든 전시에서 종이로 된 Brochure는 제작하지 않음.
Q. 하드카피를 사용하던 방식에서 APP을 사용하는 방식으로 변경하는데 어려움은 없었는지?
A. 한 번에 많은 것을 변경하면 혼란과 저항이 발생한다. 따라서 작은 변화부터 시작해야 하며, 업체 관계자에게는 지속적인 교육, 참가자에게는 적응할 충분한 시간을 제공한 뒤, 다음 변화를 적용하였다.
