우리 기업의 생산성 높이기
비즈니스 토론클럽ㅣ27기ㅣ애자일ㅣ토론후기
글을 시작하기 전에 질문을 드립니다. 혹시 공감된다면, 계속 읽어보시면 좋을 것 같고, 이미 잘 해내고 계신 분들은 이 글을 읽느라 여러분의 시간을 낭비하지 마세요 :)
그럼 질문 !
당신의 '생산성'은 어떠신가요 ?
�항상 나의 스케줄을 계획하는데, 거의 항상 실패하진 않나요 ?
�우리는 돈을 버는 방향으로 일하고있나요 ? 혹시 별로 급하지 않은 일들을 처리하느라 시간을 보내고 있진 않나요 ?
�일할때는 집중력이 높은 편인가요? 불안한 마음에 회사에 그저 오래만 머무는 것은 아닌가요?
�당신은 하루 중 당신의 초집중 가능한 시간이 얼마나 되는지 아시나요 ?
�HOXY '야근 - 출근 - 피곤 - 집중력저하 - 다시 야근'의 악순환 패턴을 반복하고 계시진 않은가요 ?
이 모든 질문은 생산성에 관한 내용입니다. 안타깝게도 저는 이 모든 질문에 속해 있는, 알고보니 '생산성'이 아주 좋은 사람은 아니었습니다. 여러분들은 어떠신가요 ? 이미 생산성관리를 잘하는 대표, 잘하는 직원, 잘하는 기업은 존재하겠지만, 사실상 대부분의 초기기업이나 스타트업은 '생산성관리'를 잘 못할 것이라 생각합니다. 개인의 생산성 관리를 아주 잘 하는 사람이 굉장히 드문 것 처럼요. 개인 스스로도 본인의 생산성 관리가 어려운데, 기업의 생산성 관리가 참으로 어려운 것은 어찌보면 당연한 소리죠.
다행인 것은 저는 인사이터의 Deep Dive 토론클럽 <애자일> 모임에서 '효과적인 생산성 관리'에 대한 힌트를 얻었습니다. 인사이터에서 정의하는 애자일 토론클럽의 목적은 '생산성' 을 높이고, '전환율'을 높여 '매출'을 올리는 것입니다. 매출 향상을 위한 가장 중요한 핵심 요소 두가지를 전환율과 생산성으로 본 것이죠. 스타트업이나 초기기업이 생산성과 전환율을 높이는 방법만 알아도 사실 그 기업은 실패할 확률을 줄일 수 있습니다. 스타트업에 계신 분들에겐 구미가 확 당기는 이야깁니다. 오늘은 1회차에서 제가 배운 '생산성'에 집중해서 이야기해보고자 합니다.
혹시 상기 질문에 고객를 끄덕이며 좌절하고 있던 분들은 글을 읽으며 한번 본인과 기업에 적용해 보세요 ! 분명 도움이 되실 겁니다. 저는 동료들이랑 같이 하고 있는데, 굉장히 크게 도움이 되고 있습니다.
이미 INTRO 질문에서 저는 생산성 관리를 해야하는 이유에 대해 말씀드렸습니다. 생산성 관리를 잘 해야만, 개인의 성과가 좋아지고, 그로 인해 기업의 성과가 좋아지고, 적은 비용 대비 큰 이득을 거둘 수 있습니다. 그럼 어떻게 해야 생산성 관리를 해야하는 것일까요 ? 본론부터 시작하겠습니다.
생산성 관리
STEP01. 처음엔 소요시간만 체크하기
우선 생산성 관리를 위해 우리가 가장 먼저 해야할 일은, 업무에 소요되는 나의 시간을 '트랙킹'해야 합니다.
'계획'에 실패하는 이유는 '의지'의 문제가 아닙니다
물론 '의지박약'이 이유일 수도 있습니다. 하지만 의지가 있음에도 계획에 실패하는 본질적인 이유는 우리의 케파와 능력을 정확히 모르기 때문입니다. 그래서 우리는 하는 일별로 얼마나 시간이 걸리는지 트랙킹해야만 합니다. 아마 직접 우선 소요시간 부터 체크해보시면 깜짝 놀라게 되실거에요.
�깜짝 놀라게 되는 일�
첫 번째. 내가 생각했던 특정업무에 들이는 소요시간과 실제 소요시간에는 갭이 발생한다
두 번째. 내 업무중 어떤 특정 업무의 비중이 높은지 알게 된다
막상 소요시간을 체크하고 살펴보면 '내가 상세페이지 하나를 기획을 하는데 1.5시간이면 되지' 라고 생각했었는데 실질적으로는 2.5시간이 걸리고, 나는 보통 기획일을 많이 하는 것 같아 라고 생각했지만, 실질적으로 오퍼레이션 일이 더 많다는 것을 발견하기도 합니다.
이러니, 계획이 늘 실패할 수 밖에... 이러니 계속 야근을 할 수 밖에..
여기서 주의할 점은 처음 몇 주에서 1달동안은 '계획을 아예 하지 않는 것'입니다.
"내가 지금 계획할 수 있는 수준인가?"에 대해 생각해봤을 때 아직은 아니라면, (계속 계획이 실패해 왔다면) 현재 내 생산성 수준에 대해 먼저 아는 것이 중요하기 때문입니다.
생산성 관리
STEP02. 주간별 업무 Portion과 생산성 체크
이렇게 하루 하루 소요시간을 체크하다보면,
주 단위의 업무 Portion을 알게 됩니다.
주가 쌓이면 한 달의 업무 Portion을 알게되죠.
'아 난 이 업무에 22시간이나 썼네.'
'난 이 업무를 많이 하는 줄 알았는데 실질적으로 가끔 하는 업무였구나.'
더불어 1달이 누적되면 업무별 내용들이 거의 다 트랙킹이 되어, 내가 업무별로 얼마나 시간을 하게 되는지, 업무별 생산성이 데이터화 됩니다. 예를 들어 디자이너 입장에서는
썸네일 제작 - 0.5시간
마케팅 소재 10개 - 2시간
사이트 제작 - 2시간
기획서 이해 - 1시간
Creative 리서치 - 2시간
....
처럼, 업무를 나래비 세우고, 업무별로 자기가 들이는 시간을 명확하게 이해하게 되는 것이죠.
정리하면, 업무 시간은 한달 동안은 소요시간만 체크합니다. 그렇게 되면 결국엔 우리는 내 특정 업무별 생산성을 목록화 할 수 있게 됩니다. 드디어 객관적으로 내 생산성을 알게 되고, 이제는 계획을 할 수 있는 수준에 이른 것이죠.
생산성 관리
STEP03. 계획하기*공유하기
1) 소요시간을 바탕으로 계획하기
자 이제, 한 달이 지났습니다. 이제는 계획을 할 때입니다. 이제는 트랙킹한 업무별 소요시간을 바탕으로 계획을 하게 됩니다. 오전 - 오후 - 저녁으로 나누어 오전(3시간), 오후(5시간) 동안 할 수 있는 업무를 리스트업하고 계획합니다.
그런데 이게 다일까요 ?
2) Buffer를 고려하고 계획하기
계획을 할 때에도 주의사항이 있습니다. 우리는 보통 오전 3시간(09-12시), 점심 (12-1시), 오후 5시간(1-6시)의 업무시간을 가집니다. 그럼 이제 계획을 할 때 8시간을 가용시간으로 보고, 업무를 계획하면 될까요 ?
이렇게 하면 내가 계획한대로 스케쥴을 소화할 수 있을까요 ?
정답은 'NO!'.
8시간을 내 가용시간으로 보고 계획하게 되면 분명 실패하게 될 겁니다.
우리의 업무 시간을 떠올려 보세요. 늘 업무를 할 때면 변수가 존재합니다. 일하는 중에 나를 찾는 상사, 일하는 중에 걸려오는 클라이언트 전화, 일하는 중에 동료로 부터 업무 요청 등등 내 계획과 다른 변수들이 일상에 존재하죠.
결국 내가 오전에 가용시간 3시간에 맞춰 업무량을 계획한다면, 변수들로 인해 나의 업무 계획은 결국 틀어지게 될 확률이 높습니다. 그래서 늘 오전 1시간, 오후 1시간 정도는 Buffer로 두는게 좋습니다.
제 개인적인 생각에 Buffer를 계산하는 가장 정확한 방법은 소요시간 체크 기간 중에 내가 생각지 못한 업무의 변수를 트랙킹해서 Buffer가 대략적으로 하루에 얼마나 필요한지 체크해보는 것도 방법입니다. 통화량이 많은 영업직군의 사람에겐 필요한 Buffer가 오전 1시간, 오후 1시간이 아니라 3시간 이상이 되어야 할 수도 있으니까요.
생산성 관리
STEP04. 조직차원에서의 생산성 관리
개인 차원에서 생산성을 증대하고 싶다면, 1,2까지만 해도 충분합니다. 그런데 이 글을 보는 대표나 의사결정자, 리더라면 우리 팀의 우리 기업의 생산성을 증대하고 싶으실 거에요. 조직차원에서는 어떻게 이 생산성을 동기화하고, 계획해야 할까요 ?
이를 위해 우리는 팀원들 모두가 계획을 공유할 수 있도록 해야 합니다. (물론 모든 구성원들이 업무 별 소요시간을 알게되는 수준 이후에 계획을 진행해야 합니다)
예를 들어 카톡으로 오전/오후에 할일과 소요시간을 리스팅하는 거죠.
관리자의 역할
조직 차원에서의 생산성 관리에서는 관리자의 역할이 굉장히 중요합니다.
애자일 수업에서 마스터님은 중간관리자는 사실 실무를 하지 않고, 이 역할만 집중해서 해야한다고까지 이야기합니다. 초기기업이나 스타트업에서는 리더도 실무를 해야하는 상황이지만, 관리자라면 생산성 관리가 조직의 습관이자 시스템이 될 때까지 신경써야 합니다.
매일, 1회/3일, 1주일에 1회 등 주기를 정하고, 관리자는 동료들의 생산성 관리를 리뷰해줘야 합니다.
[ 관리자가 생산성 리뷰시 해야할 리스트 ]
1) 게획과 소요시간의 갭은 왜 발생한건지
2) 이 업무의 생산성을 높이기 위해서는 어떻게 하면 좋을지 함께 고민하기
3) 전체적인 생산성을 높이기 위해 무엇을 공부하면 좋을지 제안
4) 생산성 향상을 위해 관리자로서 도와줄 것은 없는지
여기서 관리자가 주의해야할 것은 근태의 관리를 위해 생산성 관리를 하는 것은 아니라는 점입니다.
'이거는 왜 이렇게 밖에 못해?'가 아니라, 동료들 개개인의 생산성 향상을 위해 진정성있게 접근해야 합니다.
더불어 스스로 고민하고, 스스로 발전할 수 있게 도와주는게 또 다른 핵심입니다.
어차피 개인의 생산성이 올라간다면, 개개인의 만족도 뿐만 아니라, 기업의 생산성이 높아지고, 기업의 매출은 자연스레 올라가게 될 테니까.
조직차원의 생산성관리
기대효과
생산성 관리를 잘하게 되면 무엇이 좋아질까요 ?
개개인과 리더, 회사가 모두 매출을 위한 선순환 고리를 그리게 됩니다.
1 직원의 업무만족도와 행복
직원으로, 회사원으로서의 행복이 존재한다고 생각하시나요 ?
저는 그렇다고 생각합니다. '일이라는 것은 절대 행복할 수 없어'가 아니라, 일을 통해 또 다른 행복을 맛볼 수 있다고 생각합니다.
직장에서의 행복이란 '성취감', '자기계발', '성장경험' 등이고, 그 행복을 위해서는 일하는 사람 개개인은 노력해야 합니다. 그리고 리더와 회사 또한 그 개개인이 충분히 직장에서의 행복을 느낄 수 있도록 환경을 만들어 주는 노력을 해야 합니다.
'생산성'은 개개인의 행복과 직결됩니다.
생산성을 관리하면, 직원 스스로에 대한 만족도가 향상합니다.
완벽한 '자기 통제력', 그리고 이를 통한 '생산성 향상'은 곧 자기 역량 향상을 의미합니다.
이를 통해 우리는 성취감, 성장 등을 경험하게 되는 것이죠.
2 회사의 행복
개인의 생산성 관리는 회사의 입장에서도 성장을 견인하는 역할을 합니다.
1) 완전한 투명성
회사의 입장에서는 모든 구성원들이 생산성관리가 습관이 될 때 '완전한 투명성'을 확보할 수 있습니다. 누가 얼마나 일을 잘하고, 누구의 역량이 얼마나 좋고를 굳이 설명하거나 드러낼 필요가 없게 됩니다.
생산성 관리가 없는 상황에서는,
때로는 회사내 일잘러가 '내가 너무 열심히 일해도 아무도 몰라주는 느낌'을 받을 때가 있습니다. 그렇다고 내가 이만큼 열심히 하고 잘한다는 것을 표현하기도 낯부끄럽습니다.
그리고 이러한 맹점 때문에 한편으로 '프라라이더'가 생기기도 합니다. 내가 일을 안해도 티가 별로 안나는 것이죠. 이렇게 구성원들간의 갭이 발생하게 되면 사내정치가 생기고, 갈등이 생기고, 퇴사욕구가 치솟습니다.
그런데 생산성 관리는 완전한 투명성을 담보하기 때문에,
사내정치가 있을 수 없고, 서로가 서로에게 자극을 주고, 열심히 골을 향해 달려게 만듭니다.
2) 생산성 향상, 그리고 매출의 향상
그리고 생산성이 향상되게 되면, 당연히 가장 중요한 '매출'의 향상을 경험할 수 있습니다.
돈이 되는 업무의 비중을 높여 우선순위를 정할 수 있게 되고, 각 업무별 생산성을 향상시키는 과정이기 때문입니다. 그럼 인건비가 줄고, 매출은 향상할 수 밖에 없습니다.
회사입장에서 전사적으로 생산성을 도입해야 하는 이유입니다.
3) 채용의 기준
리더입장에서 생산성관리가 좋은 이유는 '채용의 기준'을 잡을 수 있기 때문이기도 합니다.
특정 직군별 업무의 생산성을 알고 있다면, 채용 과정에서 이 기준을 적용하여, 새로운 동료를 충원할 수도 있는 셈이죠.
그래서 '생산성'은 회사의 행복과도 직결됩니다.
해당 내용은 애자일 모임 1회차에서만 다룬 내용을 공유한 내용이기에, 생산성을 회사내에 적용하는 과정은 사실 더 디텔이하고 깊습니다. 혹시 생산성에 대해 관심이 생기고, 더 잘하고 싶다면 애자일 모임을 참고하세요
비즈니스 토론클럽
Time to growup
인사이터ㅣ27기 ; 애자일 모임 ㅣ토론클럽후기
인사이터는 '성장'하고 싶은 직장인, 창업가들이 모여 3개월 시즌 동안 함께 비즈니스 토론과 네트워킹을 하는 비즈니스 토론클럽입니다.
직장생활의 테두리에 있는 것이 만족스럽지 않은 열정을 가지신 분들이라면, 성장을 갈구하는 분들이라면, 창업가로서 고민하고 있는 부분이 있거나 영감을 얻고자 하는 분이라면 인사이터와 함께 해요.
