요구사항을 한 장에 정리하라!
효율적인 제안 도구
제안팀의 전략내용을 전체 통제하고 주요사항을 구분짓는 것에는 전체 구성을 요약하여 한눈에 볼 수 있도록 관리하는 것이 좋다. 다양한 요구사항과 미팅을 통해 얻은 정보를 정리하여 이해하는 데는 시간이 필요하다. 많은 정보를 하나로 조합하고 정리하여 업무 정리를 하는 것이 효과적이다. 이를 위해서는 요약 정리하는 것이 중요하다. 요약은 요약 전략서를 통해 앞에서 중요도를 논의했다. 그런데 제안요청서도 요약을 하면 어떨까? 제안요청서를 요약한다는 것은 불필요해 보일 수도 있다. 그런데 60Page이상의 자료를 1 pege로 요약정리하고 한눈에 볼 수 있도록 구성한다면 업무에 효율성을 높일 수 있다.
한 장의 마인드맵의 이해
내가 제안하는 효과적인 방법은 마인드맵을 이용하는 것이다. 예상은 했겠지만, 제안요청서(RFP)를 요약하면 매우 놀라운 결과를 얻는다. 60page의 내용이 중요한 항목이 많지 않다는 것을 느낄 수 있다. 제안요청서(RFP)는 기본 틀이 있기 때문에 제안에 참여하는 서류와 기타 행정업무는 거의 똑같다고 할 수 있다. 다른 부분은 사업범위가 다를 뿐이다. 마인드맵으로 구성을 하면 실제 요약해야 될 내용이 획기적으로 줄어든다. 마인드맵을 이용하면 중복도 피하고 전체 윤곽을 한 번에 이해할 수 있다. 요약의 기술은 어떤 업무라도 효과적으로 관리할 수 있는 중요한 도구다. 그런데 마인드맵도 보다 효과적인 방법이 있다. 그것은 마인드맵을 우측 정렬로 사용하면 훨씬 더 정리가 된다. 보통 마인드맵은 하나의 원을 중심으로 좌우, 상하로 뻗어 나간다. 그런데 우측으로만 뻗어 나가도록 트리구조를 나열하고 우측 위에서부터 목차 순서대로 정리되어 가면 보다 더 명확하게 전체 구성을 이해할 수 있다.
맥키지식 문제 해결능력 MECE의 이해
MECE는 맥킨지가 개발한 문제 해결 기법이다. MECE는 “Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive”의 약자로, “Mutually Exclusive는 서로 중복되지 않도록 정리한다.”는 의미이고, “Collectively Exhaustive는 찾아낸 것들을 합쳐 누락 업이 전체를 수용해야 한다.”는 의미이다.
정보의 대전제를 찾는 것은 요약 기술에 있다. 정보의 요약을 통해 핵심을 파악하고 빠진 것이 없는지 검토하게 된다. 빠진 것이 없는지? 중복 없이, 추가 혹은 삭제되어야 상황이 없이 완벽한 구성을 만드는 기법을 MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive의 약자, 상호 배제와 전체 포괄)라고 한다. "항목들이 상호 배타적이면서 모였을 때는 완전히 전체를 이루는 것을 의미한다. 이를테면 '겹치지 않으면서 빠짐없이 나눈 것'이라 할 수 있다."라고 위키백과에 설명되어 있다.
개념은 이렇다. 우리가 흔히 ‘가위. 바위. 보’를 하게 된다. 가위는 보를 이기고, 보는 주먹을 이기고, 주먹은 가위를 이긴다. 전체 누락 없이 균등하게 정의된다. 어떤가? 더 추가하거나, 빠진 것이 있는가? 이렇게 전체를 채워 완성된 구성을 만드는 것이다. 이것이 MECE의 개념이다. 이 방법을 통해 누락된 부분은 채워가고 중복된 부분은 다시 정리해서 관리한다.
<MECE 개념 - 묵찌빠>
이렇게 모든 사실에 중복과 누락 없이 정리되어야 한다. 그렇게 해야 전략의 핵심 내용을 정리할 수 있다. 만약 ‘가위 바위 보’에서 가위가 없다면 이 게임의 룰이 성립이 될까? 아예 가위바위보라는 사실 조차 존재하지 않았을 것이다. ‘일목요연하다’의 뜻은 이런 내용과 동일하다. 일목요연하다란 뜻은 “한 번 보고 대번에 알 수 있을 만큼 분명하고 뚜렷하다.”는 뜻으로 중복되지 않고 혼란이 없이 명확하다는 뜻이다. ‘MECE’는 이런 점에서 매우 강력한 정보 분류 방법이고 한눈에 전체를 명확히 이해할 수 있도록 도와준다. 많은 정보를 분류하고 단순화시켜 혼란을 방지할 때 요약정보의 통찰력을 제공할 수 있다.
[참고] 문제 해결을 위한 MECE 적용절차
중심 제목에 문제의 핵심을 기록
어떤 것이 문제의 핵심 요소인지 여러 가지 분류기준으로 분해하여 기록
분해된 핵심요소를 다시 하위 핵심 요소로 분해
분해된 핵심 요소가 중복과 누락 없이 전체를 포함하고 있는지 확인
분해된 요소 중 실행 가능한 요소를 찾아내어 실행 가능한 것을 찾는다.
실행 가능한 요소를 분해할 수 없을 때까지 반복해서 분해
MECE로 파악한 내용을 즉각 실행 가능한 대책을 제시
이상적인 해결책이 아닌 현 상태에서 할 수 있는 최선의 실행 가능한 해결책을 제시
최선의 선택이라고 판단하여 제시한 대책이 유효하지 않을 경우 선택하지 않은 방법 중 최선의 방법을 다시 제시하고 실행
