일잘러의 메일함 세팅하기

일잘러 101

입사 첫날이라면 어떤 일부터 하게 될까 궁금해하는 취준생 독자도 있을 것이다. 필자의 경험과 필자가 맞이한 수많은 동료들의 Day 1의 중요 Task는 바로 메일 세팅이다. 회사마다 조금 다를 수는 있겠지만 첫날은 인사하고 교육받고 메일 세팅하는 것이 보통이다. 그만큼 첫날부터 무언가를 진행하기에는 무리가 따르는 부분도 있지만, 그만큼 메일이 중요하다는 것을 보여주는 방증이 아닐까 싶다. 따라서 메일함 관리는 이전과는 달라야 한다.

가장 효율적이지 못한 메일 관리체계는 받은 편지함에 그대로 놔두는 것

개인적으로 생각하기에 가장 효율적이지 못한 메일 관리체계는 받은 편지함에 그대로 놔두는 것이다. 받은 편지함에는 광고성 메일과 나와는 직접적이지 않은 참조 메일 등이 모두 모여있다. 광고성 메일을 지우지 않아서 항상 메일함에 읽지 않은 메일이 수백 개씩 쌓아 놓고 지내는 동료가 있는데 그 친구는 과연 업무가 효율적인가에 대해서는 회의적일 수밖에 없다.

기본적인 스킬은 저장 폴더를 만들고 받은 메일함에서 읽은 메일은 옮기는 것이다. 아웃룩이던 지메일이건 폴더 생성 기능은 모두 제공하고 있고, 아마 많은 독자도 이미 사용하고 있으리라 생각된다. 필자도 처음에는 폴더를 팀별로 나누고 대표이사나 임원 메일은 사람별로 보관을 했다. 그렇게 한 이유는 나중에 메일 찾아봐야 하는 일이 많기 때문에 검색을 용이하게 하기 위해서였다. 하지만 저장 폴더가 많아지면 많아질수록 메일을 정리하는데 너무 많은 시간을 할애하게 되어 업무의 효율성을 저하시켰다. 가장 효율적이라고 생각되는 폴더 구조는 ‘내부’와 ‘외부’로 구분하는 것이다. 검색의 용이성을 가져가면서도 매일 메일 분류하느라 시간 낭비할 필요가 없다. 우리는 보통 하루에 8시간 근무를 한다. 하지만 집중해서 근무하는 시간은 몇 시간이나 될까 생각해보면 그리 길지 않을 것이다. 따라서 동일한 8시간을 동료들보다 효율적으로 사용하는 것이 기본적인 일잘러들의 스킬이다.

심플하지만 유용한 메일폴더 관리

메일함 정리는 모든 직장인의 기본 업무이다

저장 폴더를 생성했다면 이렇게 해보자. 아침에 출근하면 메일함을 연다. 받은 메일함을 본다. 쓸데없는 메일은 그 자리에서 지운다. 내가 참조만 하면 되는 메일이라면 바로 읽고 저장 폴더로 옮기자. 그렇게 하면 나와 관련이 있거나 내가 회신하거나 수행해야 하는 업무와 관련된 메일만 남는다. 그것이 당신의 To-do 리스트가 될 것이다. 그리고 이제 업무를 시작하자. 회신하거나 수행을 완료했다면 관련 메일도 저장 폴더로 옮기자. 그렇게 하다 보면 받은 편지함에 아무것도 없게 된다. 그렇게 되면 메일이 올 때마다 확인하고 위의 프로세스를 반복하면 된다. 이는 기본 출근 루틴이 되어 있는 것이 좋다. 아침에 컴퓨터를 켜고 커피 한잔 타서 자리에 앉아서 하면 10분 내로 정리가 될 것이다. 그리고 자연스럽게도 그날의 우선순위도 정해질 것이다. 기억하자. 메일은 모든 직장 업무의 기본이다.