재택근무 커뮤니케이션 어떻게 하고 있나요?
1. 재택 근무와 커뮤니케이션 방식의 변화
2. 메신저의 한계를 극복한 원페이지 협업툴
3. 원페이지 협업툴 별 특징
4. 우리 기업에 적합한 협업툴 선택을 위한 방법
1. 재택 근무와 커뮤니케이션 방식의 변화
재택 근무는 단순히 일하는 공간의 변화 뿐만아니라 일하는 방식의 변화를 수반합니다. 코로나19로 인해 많은 기업들이 재택근무에 돌입하면서 사내 메신저를 협업툴로 선택했는데요. 메신저는 대화를 작성하고 보내기만 되는 등 학습비용이 가장 낮은 서비스라는 것이 그 주된 이유였습니다. 하지만 실제 재택근무를 진행하고 있는 기업들은 공통적으로 메신저만으로는 협업에 한계가 있다고 토로하고 있습니다. 메신저로 상사가 언제 호출할 줄 모르는 실무진들은 항상 긴장 상태로 메신저 앞에 대기하고 있습니다. 줌과 같은 화상회의 솔루션으로 화상회의 빈도도 늘어나다보니 해외에서는 줌 피로(Zoom fatigue)라는 신조어도 생겨났습니다. 생산성 분야의 베스트셀러 작가로 유명한 미국의 칼 뉴포트(Carl Newport) 교수는 그의 저서 '딥워크(Deep Work)'에서 모든 업무를 메신저로 해결하는 것은 매우 비효율적이고 생산성을 떨어뜨린다고 지적하고 있습니다. 이에 올 8월 다시 코로나19가 확산되면서 재택근무에 재돌입한 기업들은 기존에 체험한 메신저의 한계를 극복할 수 있는 대안으로 원페이지 협업툴에 주목하고 있는데요.
그러나, 이는 곧 비대면 업무의 피로감을 증대시키는 원인이 됩니다. 모든 업무 관리를 커뮤니케이션으로 해결하는 것은 매우 비효율적이기 때문입니다. 관리자도 실무자도 정작 해야 할 업무에 집중하지 못하고 근태와 현황만 보고하다 하루 일과를 마무리하는 경우가 많아지기 때문인데요. 이를 위해서는 비대면에 맞춰진 업무 관리 방법이 마련되어야 합니다.
2. 메신저의 한계를 극복한 '원페이지 협업툴'
이로 인해, 다양한 비대면 솔루션이 주목 받게 되었습니다. 그 중에서도 '원페이지 협업툴'이 여러 관점에서 업무 관리의 중요한 수단이 되고 있습니다. 원페이지 협업툴은 말 그대로 한 페이지 내에서 협업을 가능하게 하는 툴인데요. 기본적으로 업무 내역을 모두 문서화할 수 있는게 가장 큰 특징입니다. 또한 워크플로우에서 발생하는 모든 내용을 한 페이지 내 정리할 수 있는 기능도 장점입니다. 한 페이지 안에서 할 일, 일정, 의사결정, 파일 공유, 담당자 지정, 그리고 커뮤니케이션까지 가능하죠.
이러한 특징을 가진 '원페이지 협업툴'은 원격 근무가 활발한 실리콘 밸리에서 이미 업무 효율성을 인정 받고 보편화 된 툴입니다. 대표적으로 노션, 드롭박스 페이퍼, 슬라이트, 콜라비 등이 있습니다. 이 외에도 다양한 원페이지 협업툴이 있습니다. 모두 같은 원페이지 협업툴로 분류되지만 기능 측면에서 각기 차별점이 분명하게 있는데요. 하나씩 살펴보겠습니다.
3. 원페이지 협업툴 별 특징
노션은 협업 보다는 개인 생산성 툴로 자리매김하고 있는 툴입니다. 애초 커뮤니티를 중심으로 입소문을 통해 활성화된 툴이기 때문에 기업 내 활용보다 개인을 위한 활용 측면이 강조되어 왔기 때문인데요. 주로 개인 포트폴리오 정리, 자료 아카이빙, 별도 홈페이지 제작을 대신한 노션 페이지 제작이 많이 되고 있습니다. 또한, 다수의 인원이 협업하기에는 기능의 복잡함이 있어 이용 활성화가 어렵다는 한계도 개인 생산성 툴로 자리잡은 이유 중 하나죠.
콜라비는 아시아 유일의 원페이지 협업툴로 알려졌지만 최근에는 사내 메신저인 콜라비 메신저도 출시했습니다. 협업툴 콜라비는 협업 시 원페이지 협업툴과 함께 실시간 커뮤니케이션 역시 중요하다는 점에서 주목하여 원페이지 협업툴 계열 서비스 중 유일하게 기업용 메신저를 제공하고 있습니다. 콜라비 메신저는 자칫 휘발되고 잊혀지기 쉬운 대화나 파일을 클릭만으로 원페이지 문서로 전환하는 기능을 제공합니다. 특히 유일하게 구축형, 프라이빗 클라우드를 제공한다는 점에서 보안에 대한 민감도가 높은 국내 기업들에게 어필하고 있습니다.
드롭박스 페이퍼의 가장 큰 장점은 기존에 이용하던 드롭박스 계정이 연동되어 파일을 불러오거나 클라우드에 곧바로 문서를 저장할 수 있는 점입니다. 언뜻 보기엔 워드 프로그램처럼 보이지만 콜라비처럼 동시 편집이 가능하고 페이지 안에서 댓글을 주고 받는 등 커뮤니케이션을 빠르게 문서화할 수 있습니다. 노션처럼 한국어를 지원하고 있다는 점도 장점입니다.
슬라이트는 심플한 UI/UX가 가장 큰 특징입니다. 협업에 필요한 기능만 최소화한 슬라이트는 몇 가지 용어만 익히면 쉽게 이용할 수 있습니다. 아직 한국어 지원이 되지 않는 점이 아쉽지만 단순한 기능과 디자인으로 쉽게 이용할 수 있는 장점이 있습니다. 문장별 주석 형태의 댓글을 이용해 세부적으로 커뮤니케이션 할 수 있는 점도 장점입니다.
4. 우리 기업에 적합한 협업툴 선택을 위한 방법
대표적으로 4가지 원페이지 협업툴만 비교해봐도 차별점이 분명하게 있는데요. 이 외에도 업무 트렌드로 협업툴이 떠오르면서 원페이지 협업툴이 아닌 다양한 툴의 선택지도 많아졌습니다. 기업용 메신저, 프로젝트 관리 툴 등 이름도 다양합니다. 이 때 기업 입장에서 가장 중요한 것은 현재 우리 기업의 문제점을 파악하고 이용하고자 하는 툴이 어떤 부분을 해결해줄 수 있는지에 대해 아는 것입니다. 그 중에서도 메신저에 의존하는 커뮤니케이션의 한계를 느꼈다면 원페이지 협업툴이 가장 적합한 대안이 될 수 있습니다. 기본적으로 원페이지 협업툴이 가진 특징은 업무 관리와 공유를 한 번에 해결할 수 있기 때문입니다. 나아가 각기 지닌 차별화된 포인트를 이용해 기업에 새로운 효과를 불러일으킬 수 있을 것입니다.
